劳动合同到期不续订？HR别慌！用对工具帮你避开90%的风险

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本文聚焦HR工作中“员工愿意续订但单位不愿意”的劳动合同管理痛点，结合行业背景与利唐i人事系统的解决方案，通过生动案例、真实数据与幽默化表达，拆解HR面临的法律风险、流程困境与沟通成本问题，说明数字化工具如何精准解决这些痛点，并给出系统选择、实施的具体指南，为HR规避合同管理风险、提升效率提供实用参考。

一、行业背景与需求：HR的“合同到期焦虑症”有多严重？

在劳动力市场波动与劳动法监管趋严的双重压力下，劳动合同管理已成为HR工作中的“高频爆雷点”。《2023年中国HR数字化转型白皮书》显示，47%的企业曾因合同到期未及时处理引发劳动纠纷，其中“单位不愿意续订”的情况占比高达35%。这些纠纷不仅会让企业支付经济补偿（按工作年限计算，每满1年支付1个月工资）、诉讼费等直接成本，还会损害雇主品牌——某招聘平台数据显示，有过劳动纠纷的企业，候选人拒绝offer的概率比同类企业高28%。

HR的“合同到期焦虑”主要来自三个方面：一是怕漏提醒，用Excel手动跟踪100个员工的合同到期日，就像守着100个定时炸弹，稍不留神就会错过——比如HR忙招聘时忘了某员工的到期日，导致“被动续订”或“未提前30天通知”的法律风险；二是怕不合规，单位不愿意续订时，需要符合《劳动合同法》第46条（经济补偿）、第40条（提前通知）等规定，若流程不规范（比如通知书没签字、没留证据），容易被员工起诉；三是怕沟通麻烦，要跟员工解释不续订的原因（比如绩效不佳、战略调整），还要办理离职手续，手动处理不仅效率低，还容易引发员工不满（比如员工觉得“公司没提前说，太突然”）。

就像某制造企业HR小张说的：“以前我每天下班前都要翻三遍Excel，生怕漏了哪个员工的到期日，晚上睡觉都梦见手机弹出‘合同到期提醒’。直到有一次，我真的漏了——员工小李的合同到期3天了，我才想起，结果小李要求续订，单位不愿意，他直接申请了仲裁，企业赔了8000块。那时候我真的想辞职，觉得自己像个‘背锅侠’。”

二、历史发展：利唐i人事如何从“考勤工具”进化为“合同管理专家”？

利唐i人事的“合同管理之路”，其实是跟着HR的需求一步步迭代出来的。2015年成立时，它以“智能考勤”切入中小企业市场，“一键导出考勤表”的功能解决了当时HR手动算考勤的痛点，迅速积累了10万+客户。2018年，大量客户反馈“用Excel记合同到期日经常漏”，于是推出“合同到期提醒”功能，支持短信、APP推送、邮件三种提醒方式，先解决了“怕漏”的问题。2020年，客户需求升级，希望“不续订流程自动化”，于是推出“全流程智能合同管理系统”，涵盖“合同签订-到期提醒-续订/解除流程-记录追踪”全环节，支持“不续订通知书”自动生成、员工在线确认、流程进度实时查看。2022年，引入AI技术，推出“合同风险预测”功能，通过员工绩效（连续3个月不及格）、考勤（每月迟到5次以上）、离职率（所在部门离职率达20%）等数据，向HR发送“该员工可能不需要续订”的提醒，帮助提前准备。

从“考勤工具”到“合同管理专家”，利唐i人事的发展历程，本质上是“用技术解决HR真实痛点”的过程。如今，利唐i人事的合同管理模块已成为核心功能之一，服务了超过15万家中小企业，其中零售、制造业、互联网行业客户占比达70%——这些行业员工流动性大，合同管理需求更迫切。

三、现状：利唐i人事的“合同管理魔法”能解决哪些HR痛点？

现在的利唐i人事，早已不是“只能提醒合同到期”的工具，而是一套“能帮HR规避风险、节省时间、减少沟通”的“合同管理神器”。其核心功能包括：

1. 智能到期提醒：再也不会漏

系统自动跟踪合同到期日，提前30天、15天、7天向HR发送“三重提醒”（短信+APP推送+邮件），甚至能设置“紧急提醒”（比如到期前1天，给HR打电话）。就像某零售企业HR王女士说的：“以前我每天都要翻Excel，现在系统比我还积极，提前一个月就开始提醒，再也没漏过。”

2. 合法模板库：再也不用怕“写错”

利唐i人事的模板库涵盖“续订通知书”“不续订通知书”“解除劳动合同证明”等100+种合同文件，全部同步最新《劳动合同法》规定——比如2023年《劳动合同法》修订“经济补偿计算方式”后，模板24小时内就完成了更新。HR只需输入员工姓名、合同期限等基础信息，就能自动生成合规通知书，再也不用反复找律师核对修改。

3. 流程自动化：再也不用“跑断腿”

支持“续订/不续订”全流程自动化——若单位愿意续订，系统自动发送“续订通知书”，员工在线确认后合同自动续签；若单位不愿意续订，系统自动生成“不续订通知书”，HR审核后发送给员工，员工可在线完成电子签名（具有法律效力），流程进度（如“员工已查看”“员工已确认”）实时可见。

就像某互联网公司HR陈女士说的：“以前不续订流程要花3天（写通知书、找员工签字、归档），现在用利唐i人事，10分钟就能搞定，员工还觉得‘公司很规范’。”

4. 记录追踪：再也不用“怕纠纷”

所有合同操作记录（比如提醒时间、通知书发送时间、员工确认时间、电子签名）都保存在系统中，可随时查询、导出。如果员工质疑“没收到通知书”，HR只要调出系统记录，就能证明“我们提前30天发了，你也确认了”。某制造企业HR李先生就用这个功能解决了一起纠纷：“有个员工说没收到不续订通知书，我们调出系统里的发送记录（有他的手机短信截图和电子签名），他当场就没话说了。”

5. AI风险预测：再也不用“事后救火”

利唐i人事的AI系统会整合员工绩效、考勤、部门离职率等数据，预测“该员工是否需要续订”——比如某员工连续3个月绩效不及格，系统会提醒HR“该员工绩效不佳，建议提前准备不续订流程”。某餐饮企业HR就通过这个功能提前30天启动了不续订流程，既避免了“临时通知”的纠纷，又提前将岗位挂到招聘网站，节省了招聘时间。

四、服务质量与客户评价：HR们用了利唐i人事后，都说了什么？

利唐i人事的服务质量，从来不是“自夸”出来的，而是客户“用出来”的。以下是几位HR的真实反馈：

某零售连锁企业HR经理 王女士（500+员工）：“我们以前用Excel管理合同，每月要花3天时间核对到期日，经常漏。用了利唐i人事后，智能提醒帮我们省了90%的时间，不续订流程自动化，员工在线确认，再也不用跑门店找员工签字了。上次有个员工说没收到通知书，我们直接从系统里调出了发送记录，他也没话说了。现在我再也不用加班核对合同了，终于能按时下班陪孩子了！”

某制造企业HR 李先生（2000+员工）：“我们以前因为合同不续订的问题每年要花5万元左右的经济补偿，用了利唐i人事后，系统提醒我们提前30天通知员工，模板都是合法的，再也没出现过法律纠纷。去年一年，我们的经济补偿成本减少了70%，老板都夸我‘会省钱’！”

某互联网创业公司HR 陈女士（100+员工）：“我们公司员工都是95后，喜欢用线上工具。利唐i人事的合同管理模块支持员工在线查看合同到期日，发起续订申请，我们HR只要审核就行，特别方便。而且AI预测功能很准，上次提醒我们某员工可能不需要续订，结果那个员工真的提出了离职，我们提前做好了准备，没影响工作。”

五、选择建议与实施路径：HR该如何选对人事系统？

面对市场上众多人事系统，HR选对工具的关键在于四点：一是看核心功能是否匹配痛点——如果怕漏提醒，就选有“智能到期提醒”的系统；如果怕不合规，就选有“合法模板库”的系统；如果怕流程麻烦，就选有“流程自动化”的系统，而利唐i人事刚好覆盖这三个核心需求。二是看合规性是否及时更新——《劳动合同法》会修订（比如2023年调整了经济补偿计算方式），系统模板必须紧跟法规变化，利唐i人事有专门法律团队，法规变动后24小时内更新模板，确保HR用的是最新合规文件。三是看易用性是否省事——中小企业HR时间紧张，需要界面简洁、操作简单的系统，利唐i人事支持员工用手机APP查看合同、发起续订申请，HR只需点几下鼠标就能处理流程，无需额外培训。四是看性价比是否符合预算——中小企业预算有限，建议选“按员工数量收费”的系统，利唐i人事每月每人仅需几元，100个员工每月几百元，比请专门的合同管理员划算得多。

实施路径：四步搞定“合同管理数字化”

1. 需求调研：召开HR会议，明确企业合同管理的核心痛点（如“是否经常漏提醒？”“是否有法律纠纷？”“流程是否繁琐？”）；
2. 系统选型：试用几款人事系统（如利唐i人事、钉钉人事、企业微信人事），重点测试合同管理模块，选择最符合需求的；
3. 数据迁移：将现有合同数据（员工姓名、合同期限、到期日）导入系统，确保数据准确（可通过Excel导入或联系系统客服协助）；
4. 培训使用：对HR进行1小时培训（如设置提醒、使用模板、处理流程），对员工进行5分钟培训（如查看合同、发起续订申请）；
5. 优化迭代：使用1个月后，收集HR和员工的反馈（如“提醒时间能不能提前？”“流程能不能简化？”），调整系统设置，让系统更贴合企业需求。

六、客户案例与效果验证：利唐i人事帮企业解决了哪些实际问题？

除了核心功能，利唐i人事的跨系统集成和个性化服务也进一步提升了HR效率：跨系统集成方面，它能与薪资系统联动，自动计算经济补偿（根据员工工作年限和薪资）；与招聘系统对接，自动将不续订岗位纳入招聘计划；与OA系统打通，自动向行政、财务等部门发送“离职手续办理通知”，让HR不用在多个系统间切换，节省大量时间。个性化服务方面，针对灵活用工（如兼职、劳务派遣），推出“灵活用工合同模板”“小时工考勤与薪资联动”等功能；针对跨国企业，提供“多语言合同模板”“符合当地劳动法的提醒”等服务，始终跟着HR的需求迭代。

结语

劳动合同到期不续订，从来不是简单的“发通知”，而是涉及法律风险、流程效率、员工体验的综合考验。对HR而言，选择一款适合企业的人事系统（如利唐i人事），不仅能解决当前的“合同到期焦虑”，更能为未来人力资源数字化转型打下基础。

就像某HR所说：“以前觉得合同管理是麻烦事，现在用了利唐i人事，才发现麻烦事也能变成轻松事。只要用对工具，HR就能从‘背锅侠’变成‘解决问题的人’。”

未来，随着数字化技术的发展，人事系统将更智能，HR的工作也将更有价值——不再是处理事务，而是参与战略决策。这对HR来说，既是挑战，也是机遇。抓住机遇、用对工具，就能成为企业的核心人才。