人事系统如何规避劳动合同风险？从固定期限合同续签案例看数字化工具的价值

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本文结合一起真实劳动合同纠纷案例——员工连续两次签订固定期限合同后，第三次被企业签至退休日期，因违纪被开除后主张未签无固定期限合同的双倍工资，最终企业凭员工签字的续签申请表胜诉——探讨企业在劳动合同续签中的合规痛点，以及人事系统、人才库管理系统、人事大数据系统如何通过流程规范、证据留存、数据预判等功能，帮助企业规避合同风险、保障合规性。文章从案例引出痛点，再分述数字化工具对流程自动化、员工数据整合、风险预判的解决路径，最终说明数字化工具是企业应对劳动纠纷的核心支撑。

一、固定期限劳动合同续签的合规痛点：企业常踩的“隐形雷区”

在劳动密集型或人员流动大的企业，劳动合同续签是HR日常工作的重要内容，却也是合规风险的高发区。首先是流程遗漏：HR因工作繁忙忘记提前提醒员工续签，导致合同过期后未及时处理，引发“未签劳动合同”的双倍工资纠纷；其次是证据缺失：员工同意续签固定期限合同但未留存书面证据，后续反咬企业“未协商”，要求支付无固定期限合同的双倍工资；还有合规判断失误：对《劳动合同法》中“无固定期限合同”的条件理解不清（如连续两次固定期限合同后，员工是否有权选择签固定期限），导致流程违规。

本文开头的案例正是典型：企业在员工连续两次固定期限合同后，第三次与其签订至退休日期的固定期限合同，后续因员工严重违纪开除。员工主张“企业未与其签订无固定期限合同”，要求双倍工资。但企业拿出了“续签申请表”——员工签字确认“从2018年至退休日期”的期限，最终胜诉。这个案例的关键在于：企业保留了员工同意签固定期限合同的证据，而这正是很多企业容易忽略的“保命符”。

若没有这份证据呢？假设企业用纸质流程，申请表丢失或未让员工签字，后果可能是败诉，支付巨额赔偿。这说明，续签流程的规范性和证据留存的完整性，是企业规避合同风险的核心。

二、人事系统：从“被动救火”到“主动合规”的流程变革

传统HR管理中，续签流程依赖人工提醒、纸质签字，容易出现遗漏或证据丢失。而人事系统通过“流程自动化、合规校验、证据留存”三大功能，彻底解决了这些问题。

1. 流程自动化：杜绝“忘记续签”的低级错误

人事系统的核心价值之一，是将“人治”转化为“系统治”。例如，系统可以根据员工的合同到期日，提前30-60天发送续签提醒（通过邮件、短信或系统通知），覆盖HR、部门负责人及员工本人，提醒内容明确：“您的合同将于XX月XX日到期，请于XX日前确认续签意愿”。

以案例中的场景为例，若企业使用人事系统，续签流程会更规范：系统提前45天提醒HR“员工张三的合同将于2018年6月30日到期，请启动续签流程”；HR在系统中发起“续签审批”，选择“固定期限”或“无固定期限”选项时，系统会自动校验张三已连续两次签订固定期限合同，符合无固定期限合同的条件，并弹出提示“请确认员工是否愿意签订无固定期限合同，或员工主动要求签订固定期限”；HR联系员工后，员工表示“愿意签至退休日期”，HR在系统中录入“续签期限：2018年7月1日至2025年12月31日（退休日）”，并发起员工确认流程；员工登录系统查看续签条款（包括期限、薪资、岗位），点击“确认”并完成电子签名；系统自动生成“续签申请表”存储在员工档案中，同时发送通知给HR和员工“续签流程已完成”。

通过这套流程，企业彻底避免了“忘记续签”的问题，且每一步操作都有系统记录，流程可追溯。

2. 合规校验：避免“理解错误”的合规风险

《劳动合同法》第十四条规定：“连续订立两次固定期限劳动合同，且劳动者没有本法第三十九条和第四十条第一项、第二项规定的情形，续订劳动合同的，劳动者提出或者同意续订、订立劳动合同的，除劳动者提出订立固定期限劳动合同外，应当订立无固定期限劳动合同。”这条规定的核心是：员工有选择签固定期限合同的权利，但企业需证明“是员工主动要求”。

人事系统的“合规校验”功能正好解决了这一点：当员工符合无固定期限合同条件时，系统会自动弹出“合规提示”，要求HR必须确认“员工是否主动要求签固定期限”；若员工选择签固定期限，系统会强制要求员工在“续签申请表”中勾选“本人主动要求签订固定期限劳动合同”并完成电子签名；这些信息会同步至员工档案，形成“证据链”——包括前两次合同期限、本次续签的期限选择、员工确认记录。

案例中，正是这份“员工签字的续签申请表”，证明了企业已履行合规义务，员工是自愿选择签至退休日期的固定期限合同，从而驳回了员工的诉求。

3. 证据留存：解决“口说无凭”的纠纷难题

劳动纠纷中，“证据”是胜诉的关键。传统纸质流程中，证据容易丢失（如申请表被误放、员工否认签字），而人事系统的“电子证据留存”功能可以彻底解决这个问题：所有流程操作（如续签提醒、审批记录、员工确认）都存储在系统服务器中，不可篡改；电子签名符合《电子签名法》的要求，具备法律效力；员工档案中的“合同记录”会整合所有合同信息（包括签订日期、期限、续签记录），HR可快速调取。

例如，若案例中的企业没有使用人事系统，而是用纸质申请表，万一申请表丢失，企业将无法证明“员工同意签固定期限合同”，可能面临巨额赔偿。而人事系统的“证据留存”功能，让企业在纠纷中占据主动地位。

二、人才库管理系统：员工全生命周期的“风险防控中枢”

人才库管理系统作为人事系统的核心模块，并非简单的“员工信息存储库”，而是“风险防控中枢”，其价值在于整合员工全生命周期数据，实现“数据联动”。

1. 员工信息整合：形成“完整证据链”

它会整合员工从入职到离职的所有数据：基本信息（姓名、身份证号、入职日期、岗位）、合同信息（历次劳动合同的签订日期、期限、续签记录）、奖惩信息（违纪记录、警告通知、处理结果及奖励记录）、培训及绩效考核等其他信息。

在案例中，当员工主张“未签无固定期限合同”时，HR可以通过人才库系统快速调取：前两次合同的期限（证明“连续两次固定期限”）、本次续签的申请表（证明“员工主动要求签固定期限”）、违纪记录（证明“员工因严重违反规章制度被开除”）。这些数据形成了完整的“证据链”，证明企业的行为完全合规，员工的诉求没有法律依据。

2. 历史数据追溯：避免“重复犯错”的风险

人才库管理系统的“历史数据追溯”功能，可以帮助企业发现“高风险员工”：例如，若某员工曾在续签时选择签固定期限合同，后来又主张“未签无固定期限”，系统会提醒HR：“该员工有过类似纠纷记录，需重点关注”；若某部门的员工频繁出现“续签后主张无固定期限合同”的情况，系统会提醒HR：“该部门的续签流程可能存在问题，需优化”。

通过历史数据追溯，企业可以提前识别风险，调整管理策略，避免“重复犯错”。

三、人事大数据系统：从“事后救火”到“事前预判”的风险防控升级

人事大数据系统作为人事系统的“大脑”，通过对企业内部人事数据的挖掘和分析，实现“风险预判与预警”。

1. 风险预判：识别“高风险”员工

人事大数据系统可以通过“数据挖掘”识别“高风险”员工特征：例如，统计“主张无固定期限合同的员工”的特征——如入职年限较长、连续两次签订固定期限合同、有过违纪记录；若某员工符合这些特征，系统会提醒HR：“该员工属于‘高风险’群体，需重点关注其续签情况”；系统还可以分析“员工选择签固定期限合同的趋势”：如是否有更多员工愿意签固定期限，或者是否存在“异常”（如某部门的员工突然大量选择签固定期限）。

在案例中，若企业使用人事大数据系统，可能会提前发现该员工“选择签至退休日期”的情况是否符合大多数员工的选择，或者是否存在“异常”，从而提前做好应对准备。

2. 法规变化预警：避免“政策滞后”的风险

劳动法规是动态变化的，例如，2021年《劳动合同法》修订时，对“无固定期限合同”的条件进行了调整。人事大数据系统的“法规变化预警”功能，可以帮助企业及时更新流程：系统会定期扫描国家及地方的劳动法规变化，当涉及“劳动合同”的条款发生调整时，系统会提醒HR：“法规已更新，请调整续签流程”；系统会自动更新“合规校验”规则，确保企业流程符合最新法规要求。

3. 趋势分析：优化“续签策略”

人事大数据系统的“趋势分析”功能，可以帮助企业优化“续签策略”：例如，分析“员工选择签固定期限合同的原因”——如“希望灵活调整工作”“担心无固定期限合同会影响晋升”；根据这些原因，企业可以调整“续签政策”：如为签固定期限合同的员工提供“弹性工作时间”“额外培训机会”，提高员工的满意度。

通过趋势分析，企业可以主动调整管理策略，减少纠纷的发生。

结语

在劳动法规日益完善、员工维权意识不断提高的背景下，企业面临的劳动合同风险越来越多。人事系统、人才库管理系统、人事大数据系统作为数字化工具，通过流程自动化、证据留存、合规校验、数据预判等功能，帮助企业从“事后救火”转向“事前防控”，彻底解决劳动合同续签中的合规痛点。

本文中的案例充分说明：数字化工具不是“奢侈品”，而是企业应对劳动纠纷的“必需品”。未来，随着数字化转型的加速，人事系统将成为企业人力资源管理的核心工具，为企业的合规运营和长期发展提供有力支持。

对于企业而言，选择一套适合自己的人事系统，不仅可以规避合同风险，还能提高HR工作效率，提升员工体验，实现“双赢”。

总结与建议

公司优势在于提供全面的人事系统解决方案，包括招聘、考勤、绩效管理等模块，支持定制化开发以满足不同企业需求。建议企业在选择人事系统时，首先明确自身需求，然后对比不同供应商的功能、价格和服务，选择最适合的系统。同时，建议企业在实施过程中，充分培训员工，确保系统能够顺利运行。