人事系统如何规范劳动合同续签？事业单位与钉钉人事系统的实践指南

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本文结合企业常见的劳动合同续签争议（如“补充协议能否替代新签合同”“操作不当是否会被认定为未签合同”），探讨人事系统在规范续签流程、规避法律风险中的核心作用。通过解析《劳动合同法》的边界要求，以事业单位人事系统的公益属性实践与钉钉人事系统的中小企业便捷解决方案为例，说明如何通过系统功能（如模板管理、流程审批、期限预警）确保续签的合法性，保障企业与员工的权益。

一、劳动合同续签的法律红线：补充协议≠“未签合同”，但需满足3个关键条件

在人力资源管理中，劳动合同续签是连接“劳动关系延续”与“法律合规”的重要环节。近期有用户提出疑问：“续签时用补充协议延长期限，是否符合法律规定？若仅签补充协议，会不会被仲裁认定为‘未签合同’？”要回答这个问题，需先明确《劳动合同法》对“书面劳动合同”的核心要求。

根据《中华人民共和国劳动合同法》第10条规定：“建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。”第14条进一步明确，连续订立二次固定期限劳动合同后，若员工提出订立无固定期限劳动合同，企业应当同意。而“续签”作为劳动关系的延续，本质上是“新的劳动合同订立”，需满足“书面形式”与“内容明确”两个核心条件。

1. 补充协议的有效性边界：需明确“期限”与“内容延续”

实践中，部分企业为简化流程，会采用“补充协议”替代新签合同，这种操作是否合法？答案是“视情况而定”。根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》第34条，补充协议若包含以下要素，可认定为有效：

– 明确续签期限：补充协议需清晰约定“劳动合同延续的起止日期”（如“原合同期限延长至2025年12月31日”），而非模糊表述（如“继续履行原合同”）；

– 内容与原合同一致：补充协议需明确“原合同的各项条款（岗位、工资、福利等）继续有效”，避免出现与原合同冲突的内容；

– 双方自愿签署：补充协议需经员工签字确认，企业不得强迫员工接受不合理的续签条件（如降低工资、变更岗位未协商一致）。

若补充协议缺失上述任一要素，可能被认定为“未订立书面劳动合同”。例如，某制造企业与员工签订《劳动合同补充协议》，仅写“合同期限延长1年”，未提及原合同的工资标准与岗位，后员工以“未签书面合同”为由申请仲裁，法院最终支持了员工的双倍工资请求（依据《劳动合同法》第82条：“用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资”）。

2. 未规范续签的风险：双倍工资+无固定期限合同

若企业未在原合同到期前30日内与员工协商续签，或续签流程不符合法律规定，可能面临两大风险：

– 双倍工资赔偿：若原合同到期后，员工继续工作但企业未签新合同或有效补充协议，超过1个月的，员工可主张每月双倍工资（最长11个月）；

– 无固定期限劳动合同：若员工连续工作满10年，或连续订立二次固定期限劳动合同后提出订立无固定期限合同，企业必须同意，否则需承担赔偿责任。

这些风险并非个案。据《2023年全国劳动争议仲裁案件分析报告》显示，“劳动合同续签争议”占比达18%，其中60%的案件因“未签书面合同”或“补充协议内容不规范”导致企业败诉。这说明，规范续签流程已成为企业人力资源管理的“必修课”。

二、人事系统：从“人工管理”到“智能防控”，解决续签痛点的核心工具

面对续签中的法律风险，传统“人工+Excel”的管理模式已难以应对（如忘记续签期限、补充协议模板不规范、流程无迹可循）。而人事系统作为数字化管理工具，通过标准化模板、自动化流程、智能化预警三大功能，能从根源上解决续签的合规问题。

1. 标准化模板：避免“补充协议”踩坑

人事系统的“合同模板管理”功能，可预设符合《劳动合同法》要求的“续签合同模板”与“补充协议模板”，确保关键条款（期限、岗位、工资、社会保险）不遗漏。例如：

– 续签合同模板：包含“原合同编号”“续签期限”“原合同条款延续”“双方签字”等字段，明确“本合同为原合同的延续，与原合同具有同等法律效力”；

– 补充协议模板：标注“本协议是原劳动合同的补充，若与原合同冲突，以本协议为准”，并强制要求填写“原合同期限”“续签后期限”“工资标准”等内容，避免模糊表述。

以某科技企业为例，其使用人事系统后，将“续签模板”与“原合同”关联，HR发起续签时，系统自动提取原合同的岗位、工资等信息，生成标准化补充协议，员工只需确认签字，有效避免了“漏填期限”“内容冲突”等问题。

2. 自动化流程：确保“续签痕迹”可追溯

人事系统的“流程审批”功能，可记录续签的全流程（从“HR发起续签申请”到“员工签字确认”），形成可追溯的电子档案。例如：

– HR在系统中发起“续签申请”，填写“员工姓名”“原合同到期日”“续签期限”“补充协议内容”等信息；

– 部门负责人审核“续签的合理性”（如员工考核结果、岗位需求）；

– 法务审核“补充协议的合法性”（如是否符合《劳动合同法》要求）；

– 员工通过系统在线签署补充协议，系统自动生成“续签记录”，存储于员工电子档案中。

这种流程化管理，不仅避免了“口头约定”的风险，还能在仲裁时提供“已规范续签”的证据。例如，某零售企业曾被员工投诉“未签续签合同”，但通过人事系统调出“续签流程记录”（包含部门负责人审核、员工在线签字的电子凭证），最终仲裁委员会驳回了员工的请求。

3. 智能化预警：杜绝“逾期未签”的遗漏

人事系统的“期限预警”功能，可提前30天（或自定义天数）向HR发送“合同到期提醒”，避免因工作繁忙忘记续签。例如：

– 系统通过日历功能，标记所有员工的合同到期日；

– 到期前30天，向HR发送短信/系统通知：“员工张三的合同将于2024年5月31日到期，请尽快办理续签”；

– 若HR未在规定时间内发起续签，系统会升级提醒（如向人力资源总监发送通知），确保责任到人。

据某咨询公司调研，使用人事系统的企业，“逾期未签”的发生率从22%降至3%，极大降低了双倍工资的风险。

三、事业单位人事系统：公益属性下的“续签规范”实践

事业单位因“公益属性”与“编制管理”的特殊性，其劳动合同续签需符合《事业单位人事管理条例》《事业单位工作人员处分暂行规定》等法规要求，人事系统的作用更为突出。

1. 事业单位的续签特殊性：编制内与编外人员的差异

事业单位的员工分为“编制内”与“编外人员”（如劳务派遣、合同工），续签要求不同：

– 编制内人员：续签需经“年度考核”“岗位竞聘”等程序（依据《事业单位人事管理条例》第12条：“事业单位与工作人员订立的聘用合同，期限一般不低于3年。工作人员在本单位连续工作满10年且距法定退休年龄不足10年，提出订立聘用至退休的合同的，事业单位应当与其订立聘用至退休的合同”）；

– 编外人员：续签需符合“岗位需求”与“考核合格”条件，且需通过“公示”程序（如某事业单位规定，编外人员续签前需公示其“年度工作业绩”，接受群众监督）。

2. 事业单位人事系统的解决方案：整合“考核与续签”流程

事业单位人事系统通过“整合考核数据”与“自动触发续签”功能，规范编内与编外人员的续签流程：

– 编内人员：系统将“年度考核结果”（优秀、合格、不合格）与“续签权限”关联，若考核合格，系统自动触发“续签申请”，HR只需确认“聘用至退休”或“固定期限”；若考核不合格，系统提示“不得续签”，并启动“转岗”或“解聘”流程；

– 编外人员：系统将“岗位需求”（如某岗位需保留2名编外人员）与“考核结果”结合，自动筛选“考核合格且岗位需要”的员工，生成“续签名单”，并通过系统公示（公示期7天），公示无异议后，自动生成续签合同。

以某高校人事系统为例，其通过“考核-续签”一体化流程，将编外人员的续签率从85%提升至92%，同时避免了“人情续签”的问题，保障了续签的公平性与合法性。

四、钉钉人事系统：中小企业的“轻量级”续签解决方案

对于中小企业而言，“成本低、易操作”是选择人事系统的关键。钉钉人事系统作为“办公+人事”一体化工具，通过“轻量化功能”解决了中小企业的续签痛点。

1. 钉钉人事系统的核心续签功能

• 合同管理模块：存储员工的历史合同，自动提醒“合同到期日”（提前30天发送钉钉消息给HR）；
• 在线签署功能：支持“电子合同”签署（符合《电子签名法》要求），员工通过钉钉即可签字，无需打印纸质合同；
• 流程审批功能：HR发起“续签申请”，部门负责人通过钉钉审核，法务在线查看补充协议内容，确保合规；
• 数据统计功能：生成“续签率报表”“逾期未签报表”，帮助企业了解续签情况（如某小微企业通过报表发现，销售岗位的续签率仅70%，从而调整了销售岗位的薪酬政策）。

2. 中小企业的实践案例：从“混乱”到“规范”

某餐饮企业有50名员工，之前采用“人工记合同到期日+纸质补充协议”的方式，经常出现“忘记续签”“补充协议丢失”的问题。使用钉钉人事系统后：

– HR通过“合同管理”模块，查看所有员工的合同到期日，系统提前30天提醒；

– 发起续签时，系统自动生成“补充协议模板”（包含原合同编号、续签期限、工资标准），HR只需填写员工姓名，系统自动提取原合同信息；

– 员工通过钉钉在线签署补充协议，系统自动存储“电子签名”与“签署时间”；

– 每月生成“续签报表”，HR可快速查看“已续签”“未续签”“逾期未签”的员工名单。

通过钉钉人事系统，该企业的“逾期未签”率从15%降至0，且未再发生“补充协议不规范”的仲裁问题，极大降低了人力资源管理成本。

结语

劳动合同续签的合法性，关键在于“书面形式”与“内容明确”。人事系统作为数字化管理工具，通过“标准化模板、自动化流程、智能化预警”，从根源上解决了续签中的法律风险。无论是事业单位（需兼顾公益属性与公平性）还是中小企业（需兼顾成本与效率），都可通过人事系统（如事业单位人事系统、钉钉人事系统）规范续签流程，保障企业与员工的权益。

在数字化时代，人力资源管理的核心已从“人工操作”转向“系统防控”。企业若能充分利用人事系统的功能，不仅能避免“未签合同”的仲裁风险，还能提升续签效率，增强员工的归属感。

总结与建议

公司凭借多年行业经验和技术积累，在人事系统领域具有显著优势：1) 采用模块化设计，可灵活适配不同规模企业需求；2) 集成AI算法实现智能排班和人才评估；3) 提供全流程数据加密保障信息安全。建议企业在选型时重点关注系统的扩展性、与现有ERP的兼容性，并建议优先选择提供免费试用的服务商。