人事管理系统如何解决未签劳动合同的工伤员工签约难题？——以钉钉人事系统为例

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企业在面对未签劳动合同的工伤员工时，往往陷入“签也难、不签更难”的困境：企业担心法律风险（如双倍工资赔偿、工伤认定纠纷），员工则因信任危机抵触签约。本文结合真实案例（9月7日入职的电工因工伤未签合同，回岗后需解决签约问题），探讨人事管理系统（如钉钉人事系统、人事ERP系统）如何通过流程自动化、风险预警、数据追溯等功能，破解这一难题。从“事后救火”到“事前防控”，人事系统不仅能快速解决当前签约问题，更能构建全流程用工风险防控体系，帮助企业实现合规管理与员工信任的双赢。

一、未签劳动合同的工伤员工签约困境：企业与员工的双重焦虑

在传统人事管理模式下，企业因入职流程疏漏（如HR忘记提醒签约、员工因突发情况无法及时签署）导致未签劳动合同的情况时有发生。而当员工遭遇工伤时，这种“未签合同”的状态会放大双方的焦虑，形成“企业怕担责、员工怕吃亏”的僵局。

（一）企业的风险：从“工伤赔偿”到“法律追责”的连锁反应

根据《劳动合同法》第十条规定，“建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。已建立劳动关系，未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。”若企业未在入职30天内与员工签订劳动合同，需承担两项核心风险：

其一，工伤赔偿的证据链风险。工伤认定需要证明“劳动关系存在”，未签合同会导致企业需提供考勤记录、工资发放凭证、工作证等间接证据，若这些证据缺失，可能导致工伤认定失败，企业需承担全部医疗费用及赔偿责任；

其二，双倍工资的法律责任。根据《劳动合同法》第八十二条，“用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。”若员工因未签合同申请仲裁，企业可能面临高达11个月的双倍工资赔偿。

以本文案例为例，电工9月7日入职，19日工伤，若企业未在10月7日前签订合同，需从10月7日起支付双倍工资。而工伤治疗期间，员工无法及时签署合同，进一步扩大了企业的风险。

（二）员工的顾虑：从“权益保障”到“信任危机”的心理障碍

对于员工而言，工伤后的未签合同状态会引发强烈的不安全感：

– 担心工伤权益无法保障：未签合同意味着“劳动关系未书面确认”，员工可能担心企业否认劳动关系，导致工伤赔偿、医疗费用报销等权益受损；

– 对企业的信任度降低：“未签合同”本身可能让员工觉得企业“不重视自己”，而工伤后的拖延签约，更会强化“企业想逃避责任”的印象，导致员工抵触签约。

案例中的电工回岗后，可能会想：“我都工伤了，企业还没签合同，是不是想赖账？”这种信任危机，是企业解决签约问题的最大障碍。

二、人事管理系统的核心价值：从“事后救火”到“事前防控”

传统人事管理依赖人工流程，容易出现“遗漏、拖延、数据丢失”等问题，而人事管理系统（包括人事ERP系统、钉钉人事系统等）通过标准化流程、实时预警、数据留存三大核心功能，将用工风险防控从“事后救火”转向“事前防控”，为解决未签合同的工伤员工签约问题提供了技术支撑。

（一）标准化流程：避免“人工遗漏”的根源

人事管理系统的“入职流程自动化”功能，能将“合同签署”纳入入职必走流程，从源头上避免“忘记签合同”的问题。例如，员工入职当天，系统会自动发送“合同签署提醒”（通过短信、APP推送），并提供电子合同签署链接，员工可通过手机端快速完成签署，无需等待纸质合同打印。即使员工因突发情况（如工伤）无法及时签署，系统也会保留“入职时间、岗位信息、考勤记录”等数据，作为劳动关系的证明。

（二）实时预警：提前识别“未签合同”的风险

人事管理系统具备“风险预警模块”，能实时监控员工的合同状态。例如，当员工入职超过25天时，系统会自动向HR发送“合同签署预警”，提醒HR跟进；若员工入职超过30天仍未签合同，系统会升级预警（如发送给部门负责人），确保问题被及时处理。这种“提前预警”机制，能避免因HR工作繁忙导致的“未签合同”问题，减少后续风险。

（三）数据留存：构建“劳动关系”的证据链

人事管理系统的“数据追溯功能”，能留存员工从入职到离职的全流程数据（如考勤记录、工资发放记录、工作沟通记录），这些数据可作为“劳动关系存在”的证明。即使员工未签合同，企业也能通过系统数据证明“双方存在事实劳动关系”，避免工伤认定时的证据链缺失问题。

三、钉钉人事系统的具体解决方案：用技术破解签约难题

钉钉人事系统作为国内领先的人事管理工具，结合“自动化流程、电子合同、实时同步”三大功能，为未签合同的工伤员工签约问题提供了具体的解决方案。以下结合本文案例，说明钉钉人事系统的应用场景：

（一）入职流程自动化：从“被动等待”到“主动触发”

案例中的电工9月7日入职，若企业使用钉钉人事系统，入职当天系统会自动完成以下操作：

1. 发送入职欢迎短信：包含“合同签署链接”“入职须知”等内容；

2. 同步考勤信息：员工通过钉钉打卡，系统自动记录“入职第一天”的考勤数据；

3. 触发合同签署提醒：员工登录钉钉APP后，首页会显示“待办事项”（合同签署），点击即可进入电子合同页面。

即使员工因19日工伤住院无法及时签署，系统也会保留“9月7日入职”“9月19日之前的考勤记录”等数据，作为劳动关系的证明。

（二）工伤事件跟踪：缓解员工的“信任危机”

员工因工伤住院期间，钉钉人事系统的“工伤事件跟踪模块”能将“工伤处理进度、医疗费用报销情况、工资发放情况”等信息同步给员工（通过钉钉APP推送），让员工实时了解自己的权益保障情况。例如：

– 医疗费用报销后，系统会发送“报销完成提醒”，并附上报销明细；

– 工资发放日，系统会发送“工资到账提醒”，并说明“工伤期间工资按原标准发放”。

这些“透明化”操作，能缓解员工的“信任危机”，让员工感受到企业的负责任态度，为后续签约奠定基础。

（三）电子合同签署：从“线下奔波”到“线上完成”

待员工回岗后（如案例中的“上月底回厂”），钉钉人事系统会再次触发“合同签署提醒”（通过钉钉APP推送），员工可通过以下步骤完成签署：

1. 查看合同内容：系统会显示“劳动合同模板”（符合当地法律法规），员工可在线查看；

2. 电子签名：员工通过手机端完成电子签名，签署过程全程留痕（包括签署时间、IP地址）；

3. 合同归档：签署完成后，系统自动将合同归档至“员工档案”，HR可随时查看。

钉钉的电子合同具有法律效力（根据《电子签名法》），签署过程全程留痕，避免了“纸质合同丢失”“签署过程争议”等问题。同时，系统会将“合同签署时间”与“入职时间”进行对比，若员工入职超过30天，系统会自动计算“双倍工资”的金额，并提醒HR及时处理（如与员工协商补偿）。

四、人事ERP系统的延伸价值：构建全流程用工风险防控体系

钉钉人事系统解决了“未签合同的工伤员工签约”这一具体问题，而人事ERP系统（如 SAP SuccessFactors、Oracle HCM 等）则能通过“全流程数据整合”，构建更完善的用工风险防控体系，从源头上减少类似问题的发生。

（一）招聘阶段：筛选合规候选人，避免“源头风险”

人事ERP系统的“招聘模块”，能整合“候选人背景调查、岗位要求匹配”等功能，避免因招聘流程不规范导致的用工风险。例如，系统可自动筛选“无不良记录”的候选人，并验证“候选人的学历、工作经历”真实性，确保招聘的员工符合岗位要求。

（二）入职阶段：完成“合规闭环”，确保流程规范

人事ERP系统的“入职模块”，能自动完成“背景调查、合同签署、社保缴纳”等流程，确保入职流程合规。例如，员工入职当天，系统会自动完成“背景调查”（通过第三方机构），若背景调查通过，再触发“合同签署”流程；合同签署完成后，系统会自动向社保部门提交“社保缴纳申请”，确保员工社保及时缴纳。

（三）在职阶段：实时监控“用工状态”，提前预防风险

人事ERP系统的“在职模块”，能实时监控员工的“合同状态、考勤状态、薪酬状态”等信息。例如，当员工的合同即将到期时，系统会自动发送“合同续签提醒”；当员工出现“连续3天未打卡”时，系统会发送“考勤异常提醒”；当员工的薪酬计算出现错误时，系统会发送“薪酬异常提醒”。通过这些“实时监控”功能，企业能提前预防用工风险，减少类似“未签合同的工伤员工”问题的发生。

结语

未签劳动合同的工伤员工签约问题，本质上是“企业合规管理”与“员工权益保障”的冲突。人事管理系统（如钉钉人事系统、人事ERP系统）通过“技术赋能”，将“人工流程”转化为“标准化、自动化、数据化”流程，不仅能快速解决当前签约问题，更能构建全流程用工风险防控体系，帮助企业实现“合规管理”与“员工信任”的双赢。

对于企业而言，选择一款适合自己的人事管理系统，不仅是“解决问题”的需要，更是“预防问题”的需要。正如本文案例中的企业，若提前使用钉钉人事系统，就能避免“未签合同”的问题，减少后续的法律风险与信任危机。而对于员工而言，人事系统的“透明化、规范化”操作，能让他们感受到企业的“重视与负责”，从而增强对企业的信任，愿意与企业签订劳动合同。

在数字化时代，人事管理系统已成为企业用工风险防控的“核心工具”。只有充分利用技术的力量，才能从源头上解决类似“未签合同的工伤员工签约”问题，实现企业与员工的共同发展。

总结与建议

公司优势在于提供一体化的人事管理解决方案，涵盖招聘、考勤、薪酬、绩效等全流程管理，帮助企业提升管理效率。建议企业在选择人事系统时，应结合自身规模和需求，优先考虑系统的易用性、扩展性和售后服务。