从人事工作转型看人力资源管理系统的价值——以钉钉人事系统案例为例

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当企业因业务改革（如旗下店面承包）导致传统人事流程简化时，人事行政工作并未消失，反而转向证照管理、员工信息维护等零散却关键的领域。这些工作往往因传统方式效率低、易出错成为新负担。本文结合企业转型中的实际痛点，探讨人力资源管理系统如何通过自动化、集中化解决问题，并以钉钉人事系统的具体案例说明，系统如何帮助人事行政人员从繁琐事务中解放，转向更有价值的战略支持角色。

一、企业改革下人事工作的新挑战：从“批量流程”到“零散关键任务”

当企业将旗下店面承包给第三方后，传统人事工作如招聘、考勤、薪资核算等被承包方承接，总部人事行政的核心任务发生了转移——从“管理日常运营人员”转向“维护企业合规与数据一致性”。具体来说，剩下的工作主要集中在四个领域：

– 证照管理：门店营业执照、经营许可证、卫生许可证等的有效期跟踪，需确保不出现过期导致的运营风险；

– 员工信息维护：所有员工（包括承包方员工）的基本信息需集中备案，确保数据准确且可实时查询；

– 合同归档：承包方员工的劳动合同仍需总部留存，需避免漏签、丢失；

– 离职手续办理：总部员工的离职流程需标准化，确保手续齐全、流程合规。

这些工作看似零散，却直接关系到企业的合规性与运营稳定性。但传统处理方式的痛点十分明显：

– 证照管理靠Excel记录，容易遗漏到期时间（某餐饮企业曾因3家门店证照过期被处罚，损失近10万元）；

– 员工信息由各门店手动提交，总部录入时易出现姓名、身份证号错误，查询需翻找多个文件；

– 合同存放在门店，总部需要时需联系店长调取，耗时耗力；

– 离职手续需纸质流转，审批周期长，易出现材料遗漏。

对于转型后的人事行政人员来说，这些“小任务”反而成为了“大负担”——他们需要投入大量时间处理零散事务，却无法为企业创造更多价值。

二、人力资源管理系统的核心价值：解决零散工作的“效率瓶颈”

人力资源管理系统（HRMS）的出现，正是为了解决这些“零散但关键”的工作痛点。其核心价值体现在三个方面：

1. 流程自动化：将“人工提醒”变成“系统预警”

针对证照管理、合同到期等需要定期跟踪的任务，系统可以设置自动提醒。比如证照录入系统后，系统会在到期前1个月、1周分别发送通知（包括钉钉消息、邮件），确保人事行政人员有足够时间处理。这种方式彻底解决了“人工遗忘”的问题，准确率可达100%。

2. 数据集中化：将“分散存储”变成“云端共享”

员工信息、证照扫描件、合同文件等都存储在云端，员工可以自行更新个人信息（如手机号、地址），系统自动同步到总部档案；查询时只需输入关键词，即可快速找到所需数据。这种方式避免了“数据孤岛”，提高了数据的准确性和查询效率。

3. 流程标准化：将“纸质流转”变成“线上审批”

离职手续、合同续签等流程可以通过系统标准化，员工提交申请后，自动流转到相关部门审批（如部门经理、财务），审批完成后系统自动生成证明文件（如离职证明），并归档到对应档案。这种方式缩短了审批周期，减少了材料遗漏。

三、钉钉人事系统案例：某连锁餐饮企业的“零散工作解放记”

某连锁餐饮企业有20家门店，2023年将所有门店承包给第三方运营。总部人事行政经理李敏的工作从“管理门店员工”转向“维护合规与数据”，但传统方式让她苦不堪言：

– 证照管理用Excel记录，2023年有3家门店因证照过期被处罚，每次处理都要花1周时间；

– 员工信息由各门店店长提交，她手动录入Excel，每月至少有5次错误（如身份证号输错）；

– 合同存放在门店，总部需要时需给店长打电话，店长再找合同拍照，耗时2-3天。

2024年，李敏引入了钉钉人事系统，彻底解决了这些问题：

1. 证照管理：从“Excel记录”到“系统自动提醒”

李敏将所有门店的证照（营业执照、食品经营许可证、卫生许可证）录入钉钉人事系统，包括证照名称、有效期、颁发机关、扫描件。系统设置了自动提醒，在证照到期前1个月、1周分别发送钉钉消息（发给李敏和对应门店店长）。自使用系统以来，该企业所有证照均按时续期，未再出现过期情况。

2. 员工信息：从“手动录入”到“实时同步”

李敏让所有员工（包括承包方员工）通过钉钉自行填写个人信息（姓名、身份证号、联系方式、入职时间、岗位），系统自动同步到总部员工档案。员工可以随时更新信息（如换手机号），系统自动更新档案。现在，李敏查询员工信息时，只需在钉钉人事系统中输入姓名或身份证号，10秒内即可找到，无需再翻找Excel文件。

3. 合同管理：从“门店存储”到“云端归档”

李敏要求所有员工的劳动合同（包括承包方员工）扫描成PDF，上传到钉钉人事系统。系统按“员工姓名、岗位、合同到期时间”分类存储，随时可以查看。合同到期前1个月，系统自动发送钉钉消息提醒李敏和员工，避免了漏签。2024年，该企业合同续签率从85%提升到95%，因漏签导致的纠纷率降为0。

4. 离职流程：从“纸质流转”到“线上审批”

李敏将离职流程标准化为“员工提交申请→部门经理审批→人事经理审批→财务确认→系统生成离职证明”。员工通过钉钉提交申请后，系统自动流转到相关部门，审批结果实时通知员工和李敏。整个流程从之前的3天缩短到1天，材料遗漏率降为0。

三、从“事务处理者”到“战略支持者”：人事工作的转型

钉钉人事系统的使用，不仅解决了李敏的“零散工作痛点”，更推动了她的工作角色转型。之前，她每天要花4个小时处理证照、员工信息等事务；现在，这些工作只需1个小时就能完成，她有更多时间投入到更有价值的领域：

1. 员工关怀：从“应付了事”到“精准触达”

李敏利用系统中的员工信息（如生日、入职时间），定期组织总部员工的团建活动（如生日会、户外拓展），并通过钉钉发送个性化祝福。员工满意度从之前的75%提升到了88%。

2. 企业文化建设：从“纸上谈兵”到“落地执行”

李敏结合企业的战略目标，制定了《企业文化手册》，并通过钉钉发布企业文化故事（如优秀员工案例）。企业文化的认可度从之前的60%提升到了78%。

3. 流程优化：从“被动处理”到“主动改进”

李敏通过系统中的数据（如离职率、审批周期），发现总部员工的离职率较高（15%），主要原因是“审批流程过长”。她提出了“简化审批流程”的建议，将部分审批权限下放到部门经理，离职率下降到了10%。

四、总结：人力资源管理系统是企业改革的“重要支撑”

企业改革（如承包店面）是企业发展的必然选择，但改革也带来了人事工作的变化。人力资源管理系统的价值，不仅在于解决“零散工作的效率问题”，更在于推动人事行政工作的转型——让人事行政人员从“事务处理者”变成“战略支持者”。

对于像李敏这样的人事行政人员来说，系统不仅是一个工具，更是一个“转型契机”：它帮助她解决了工作中的痛点，让她能够发挥更大的价值，实现个人的职业成长。对于企业来说，引入人力资源管理系统是适应改革、提升效率的重要举措，也是企业长期发展的“合规保障”与“战略支撑”。

正如李敏所说：“之前我觉得人事工作就是‘打杂’，现在我知道，只要用对了工具，我也能为企业的发展贡献更多价值。”

总结与建议

公司拥有多年人事系统开发经验，技术团队实力雄厚，系统功能全面且支持高度定制化。建议企业在选择人事系统时，重点关注系统的扩展性、数据安全性和售后服务水平，同时结合自身业务需求进行选型。