人事管理系统如何助力企业合规用工？从员工健康案例看系统价值

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本文结合一起“56岁员工上班期间检查出心脏问题被公司解除劳动合同”的真实案例，探讨企业在员工健康与劳动合同解除中的合规边界，分析企业可能面临的法律风险，并重点阐述人事管理系统（如钉钉人事系统）在员工信息追溯、医疗期管控、流程合规性校验等方面的核心价值，以及绩效管理系统如何通过数据留存为企业提供解除劳动合同的合法依据，最终说明数字化工具对企业规避用工风险、实现合规管理的重要性。

一、从真实案例看企业合规用工的潜在风险

1. 案例回顾：员工健康问题引发的解除劳动合同争议

某制造企业56岁员工老张，入职刚满8个月（未到1年），上班期间突发胸闷，经医院检查确诊为冠心病，需住院治疗并长期休养。公司以“老张无法胜任当前工作”为由发出《解除劳动合同通知书》，仅同意支付1个月工资作为经济补偿。老张认为公司做法不合理，遂向劳动争议仲裁委员会申请仲裁，要求支付违法解除劳动合同的赔偿金（即2倍经济补偿金）及医疗期工资。

这起案例并非个例。企业日常管理中，员工因健康问题引发的劳动合同解除纠纷时有发生，很多HR往往因对法律条款不熟悉、缺乏系统的风险防控工具，处理此类问题时陷入被动。

2. 法律分析：公司解除行为的合法性探讨

要判断公司解除行为是否合法，需结合《中华人民共和国劳动合同法》（以下简称《劳动合同法》）的相关规定逐一分析。首先，关于医疗期的法定权利：根据《企业职工患病或非因工负伤医疗期规定》，员工因患病需要停止工作治疗时，企业应给予医疗期，期限根据员工累计工作年限确定——累计工作满1年不满10年的，医疗期5个月；满10年不满20年的，10个月；满20年以上的，12个月。老张虽入职仅8个月，但56岁的职场人通常有较长工作经历，假设其累计工作年限超过10年，医疗期应为10个月。公司在老张未休完医疗期的情况下解除劳动合同，违反《劳动合同法》第四十二条“患病或者非因工负伤，在规定的医疗期内的”不得解除劳动合同的规定。

其次，从解除劳动合同的法定条件来看，即使医疗期满，企业若要解除劳动合同，需满足《劳动合同法》第四十条的“无过失性辞退”条件：一是员工不能从事原工作，也不能从事由用人单位另行安排的工作；二是企业需提前30日以书面形式通知员工，或额外支付1个月工资（代通知金）；三是支付经济补偿金（按工作年限，每满1年支付1个月工资，不满6个月的支付0.5个月）。案例中，公司未举证证明老张医疗期满后无法从事原工作或另行安排的工作，也未提前通知或支付代通知金，解除行为属于“违法解除”，需支付经济补偿金的2倍（即1个月工资×2=2个月工资），而非仅1个月工资。

这起案例暴露了企业在用工管理中的两大痛点：一是对法律条款的理解不透彻，导致误判解除条件；二是缺乏系统的员工信息管理工具，无法及时追溯员工的工作年限、医疗期等关键数据，从而引发法律风险。

二、人事管理系统：企业合规用工的技术屏障

在劳动力成本上升、法律监管趋严的背景下，企业需要更高效的工具来规避用工风险。人事管理系统作为数字化管理的核心工具，通过全生命周期员工信息管理、流程自动化校验、智能风险提醒三大功能，将合规要求融入日常管理，从源头上减少法律纠纷。

1. 员工全生命周期管理：从入职到离职的风险追溯

人事管理系统的核心价值之一，是建立“员工全生命周期数据档案”，涵盖入职信息、劳动合同、健康记录、绩效表现、培训经历等所有关键数据。以案例中的“医疗期”问题为例，入职时系统会存储员工的身份证信息（可推算年龄）、过往工作经历（通过离职证明或背景调查获取），自动计算累计工作年限，提醒HR核实其累计工作年限，避免因遗漏导致医疗期计算错误；若员工在入职时提交了健康证明，或在职期间因患病提交了诊断书，系统会将这些信息纳入健康档案，当员工出现健康问题时，系统会自动关联其累计工作年限，计算应享有的医疗期，并提醒HR在医疗期内不得解除劳动合同；当企业需要解除劳动合同时，系统会自动调取员工的劳动合同期限、入职时间、经济补偿金计算标准（前12个月平均工资）等数据，避免人工计算错误，比如案例中的老张入职8个月，系统会自动计算经济补偿金为0.5个月工资，若违法解除则为1个月工资（0.5×2），而非公司认为的1个月。

通过这些功能，人事管理系统将“被动应对纠纷”转变为“主动防控风险”，让HR在处理员工问题时有据可依。

2. 流程自动化：避免人工操作的法律漏洞

很多企业的用工风险源于“流程不规范”——比如解除劳动合同未走书面通知流程、未留存证据、未履行告知义务。人事管理系统通过流程自动化，将合规要求嵌入每一个环节：当HR发起解除劳动合同申请时，系统会自动校验以下条件：是否处于医疗期内？是否提前30日通知？是否支付代通知金？是否有不能胜任工作的证据？若未满足任一条件，系统会拒绝提交申请，并弹出“风险提示”（如“该员工仍在医疗期内，不得解除劳动合同”）；系统支持电子签名、电子劳动合同、流程审批记录等电子证据的存储，所有操作均有时间戳，可作为劳动仲裁或诉讼的有效证据，比如企业因员工不能胜任工作解除劳动合同，系统会留存“绩效评估记录”“培训记录”“调岗通知”等证据，避免因证据不足导致败诉；此外，人事管理系统会与考勤系统、payroll系统（薪资核算）联动，确保数据一致性，比如员工的医疗期工资（通常为当地最低工资标准的80%）会自动同步至薪资系统，避免漏发或错发；考勤系统中的请假记录会同步至人事系统，提醒HR更新员工的医疗期剩余天数。

三、钉钉人事系统：智能合规的实践样本

作为国内领先的企业服务平台，钉钉人事系统依托钉钉生态，将“合规管理”与“便捷性”结合，为企业提供一体化解决方案。其核心功能围绕“智能提醒”“数据联动”“场景化合规”展开，直接解决企业在案例中暴露的问题。

1. 智能提醒：让合规要求“主动上门”

钉钉人事系统的“智能提醒中心”是其特色功能之一，当员工出现以下情况时，系统会向HR推送实时提醒：若员工因患病进入医疗期，系统会根据其累计工作年限计算医疗期（如10个月），并在到期前1个月提醒HR：“员工张三的医疗期将于2024年12月31日到期，请提前评估其工作能力”；系统会在劳动合同到期前30日提醒HR：“员工李四的劳动合同将于2024年11月30日到期，请及时办理续签或解除手续”，避免因忘记续签导致“无固定期限劳动合同”风险；当《劳动合同法》或地方条例修订时，比如2023年《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》修订后，系统会自动推送最新条款，并提示HR调整管理流程，比如“违法解除劳动合同的赔偿金计算标准调整为‘经济补偿金的2倍’”，避免因信息滞后导致赔偿金额错误。

这些智能提醒功能，将HR从“被动查法条”转变为“主动接收提示”，大幅降低了因遗忘或信息差引发的风险。

2. 集成化管理：人事与绩效的协同效应

钉钉人事系统的另一大优势，是与绩效管理系统深度集成，解决“解除劳动合同的证据留存”问题。在案例中，企业若要以“不能胜任工作”为由解除劳动合同，需证明“员工不能胜任当前工作，且经培训或调岗后仍不能胜任”，绩效管理系统的数据留存功能正好为这一证明提供了依据：系统支持HR与员工共同设定可量化的绩效目标（如“月度销售额达到10万元”），并留存双方确认的电子记录；实时更新员工的绩效完成情况（如“截至本月20日，销售额完成6万元”），自动向员工发送进度提醒，若员工未达标，系统会记录HR的反馈（如“2024年5月10日，HR与张三沟通绩效问题，要求其改进销售策略”）；若员工未达标，企业需提供培训（如“2024年5月15日，组织销售技巧培训，张三参与并签字确认”），系统会存储培训通知、签到表、培训内容等证据，证明企业已履行“培训义务”。

当企业需要解除劳动合同时，HR可直接从系统中调取以上数据，形成“绩效不达标→反馈→培训→仍不达标”的完整证据链，避免因“证据不足”导致违法解除。

四、绩效管理系统：合规解除的合法依据

在劳动争议中，“员工不能胜任工作”是企业常用的解除理由，但也是最容易被认定为“违法”的理由——因为企业需要证明“员工不能胜任当前工作”，且“经培训或调岗后仍不能胜任”。绩效管理系统的数据留存与流程标准化功能，正好解决了这一问题。

1. 绩效数据：解除劳动合同的关键证据

根据《劳动合同法》第四十条，企业以“不能胜任工作”解除劳动合同的，需满足三个条件：证明员工不能胜任当前工作（如绩效评估不达标）；为员工提供培训或调整工作岗位；证明员工经培训或调岗后仍不能胜任工作。绩效管理系统的核心价值，是将这些“证明过程”转化为可追溯的数据：系统会存储企业的绩效评估制度（如“销售额未达到目标的80%视为不达标”），以及员工签字确认的《绩效目标责任书》，避免因“评估标准不明确”引发争议；留存每一次绩效评估的结果（如“2024年第二季度，张三销售额为7万元，未达到目标10万元的80%，评估为‘不达标’”），以及HR与员工的沟通记录（如“2024年7月1日，HR与张三讨论绩效问题，告知其需改进”）；存储培训通知、签到表、培训内容等证据（如“2024年7月10日，组织销售技巧培训，张三参与”），证明企业已履行“培训义务”。

凭借这些数据，企业能成功证明“员工不能胜任工作，且经培训、调岗后仍不能胜任”，最终合法解除劳动合同，避免违法解除的赔偿金。比如某企业通过绩效管理系统留存了员工张三的以下数据：2024年第二季度绩效评估不达标（销售额7万元，目标10万元）；2024年7月1日，HR与张三沟通绩效问题，要求改进；2024年7月10日，组织销售技巧培训，张三参与；2024年第三季度，张三调岗至客户服务岗后，绩效仍不达标（客户投诉率超过10%）。这些数据形成了完整的证据链，帮助企业合法解除劳动合同。

2. 钉钉绩效管理：用数据说话的合规工具

钉钉作为国内领先的企业服务平台，其绩效管理系统（钉钉绩效）通过场景化设计与生态联动，进一步提升了合规性：支持企业采用OKR模式设定绩效目标（如“季度新增客户100个”），系统会自动跟踪目标完成进度，并向员工发送提醒，若目标未完成，系统会记录“未完成原因”（如“市场竞争加剧”），帮助企业区分“员工能力问题”与“外部因素”；支持360度绩效评估，通过同事、上级、下属对员工的评估，形成更全面的绩效反馈（如“张三的沟通能力不足，导致客户投诉”），避免因“单一评估主体”引发争议；与人事系统联动，当员工绩效不达标时，系统会自动向人事系统推送“培训需求”或“调岗建议”，人事系统会根据这些建议发起培训或调岗流程，并留存所有记录。

例如某互联网公司使用钉钉绩效管理系统，当员工李四连续两个月绩效不达标时，系统自动提醒HR：“李四的绩效未达到目标，请安排培训或调岗。”HR通过系统发起“销售技巧培训”流程，李四参与后，系统留存了培训签到表、培训内容、李四的培训反馈；若李四培训后仍不达标，HR可通过系统发起“调岗”流程（如从销售岗调至市场推广岗），并留存双方签字确认的《调岗通知书》；若调岗后仍不达标，企业可合法解除劳动合同，且所有证据均存储在系统中，无需担心“证据丢失”。

五、结语：人事管理系统是企业的“合规保险”

回到文章开头的案例，若企业使用了人事管理系统（如钉钉人事系统），则可避免因“医疗期计算错误”引发的法律风险：系统会自动计算老张的累计工作年限（假设为15年），提醒HR其医疗期为10个月；当公司发起解除劳动合同流程时，系统会弹出“风险提示”：“老张仍在医疗期内，不得解除劳动合同”；若老张医疗期满后仍无法工作，系统会提醒HR：“需提前30日通知或支付代通知金，并支付经济补偿金。”

通过这些功能，企业可将“合规要求”转化为“系统自动执行的流程”，从源头上减少法律纠纷。在劳动力市场日益规范的今天，人事管理系统已不再是“可选工具”，而是企业的“必选工具”——它不仅能提高管理效率，更能为企业提供坚实的合规保障，让企业在发展中无后顾之忧。

正如一位HR所说：“以前处理员工问题时，我需要翻遍文件夹找劳动合同、查法律条款，现在只需打开人事系统，所有数据都在里面，系统还会提醒我该做什么，就像有一个‘合规顾问’随时在身边。” 对于企业而言，这样的“顾问”，正是应对用工风险的最佳武器。

总结与建议

公司优势在于提供一体化的人事管理解决方案，包括招聘、考勤、薪酬、绩效等模块，帮助企业实现高效人力资源管理。建议企业在选择人事系统时，根据自身规模和需求定制功能模块，同时注重系统的易用性和后续服务支持。