人事系统使用教程：从基础操作到战略汇报，HR必备的EHR与考勤系统实战指南

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本篇文章结合HR实际工作场景（如全国招聘管理、临时参加战略会议），系统讲解人事系统（包括EHR系统与考勤系统）的使用教程——从员工信息登记、招聘流程跟踪、考勤统计等基础操作，到数据整合、可视化汇报等进阶技巧，帮助HR高效完成日常事务，并掌握用系统数据应对战略会议的能力。文中融入真实工作案例与数据支持，为HR提供可落地的实战指南，解决“不会用系统”“用不好系统”的核心痛点。

一、人事系统的核心价值：为什么HR必须掌握EHR与考勤系统？

对于HR来说，人事系统不是简单的“工具”，而是连接日常事务与战略决策的“桥梁”。尤其是对于负责全国招聘及基础事务的主管而言，EHR系统与考勤系统的价值更显突出：

（1）EHR系统：解决全国招聘的“数据分散”痛点

作为全国招聘主管，你需要跟踪北京、上海、广州等多个地区的招聘进度、渠道成本、候选人质量等数据。如果用Excel手动汇总，不仅耗时（比如每周需要花1天时间整理数据），还容易出错（比如地区数据漏填）。而EHR系统的“招聘管理”模块能自动整合这些数据——通过“地区”“渠道”“岗位”等维度筛选，你可以实时查看“各地区招聘完成率”“校园招聘成本占比”“研发岗位面试周期”等指标。根据《2023年中国HR科技发展报告》，使用EHR系统的企业招聘效率提升了35%，数据准确性提高了28%。

（2）考勤系统：从“基础事务”到“战略支持”的转变

你负责的基础事务（如考勤异常处理、打卡数据核对）看似琐碎，实则是企业战略决策的重要依据。比如，考勤系统中的“迟到率”数据能反映员工的工作状态，“部门出勤趋势”能关联业务绩效（比如销售部门迟到率上升10%，绩效下降8%）。75%的高管表示，考勤数据是他们制定“员工 productivity 提升计划”的关键参考。

（3）总结：人事系统是HR的“数据助手”

无论是日常的招聘跟踪、考勤统计，还是战略会议中的汇报，人事系统都能帮你“把数据变成信息”，让你从“做事务”转向“做决策”。

二、人事系统基础操作教程：从入职登记到考勤统计的全流程

基础操作是使用人事系统的“地基”，以下是针对你负责的“全国招聘”与“基础事务”设计的操作指南：

（一）EHR系统：搞定全国招聘与员工信息管理

EHR系统的核心是“员工全生命周期管理”，对于全国招聘主管而言，“招聘管理”与“员工信息”模块是日常工作的重点：

1. 员工入职登记：关联招聘流程，确保数据一致

   当新员工入职时，进入EHR系统的“员工信息管理”模块，点击“新增员工”，填写姓名、身份证号、入职日期、所属部门、岗位等基础信息（注意：“所属部门”与“岗位”字段是后续招聘成本分摊、考勤排班的关键）。填写完成后，务必关联“招聘管理”模块中的“offer审批”记录——点击“关联招聘流程”，选择该员工的面试批次、offer金额、招聘渠道（如校园招聘、社会招聘）。这样，系统会自动将招聘过程中的“面试次数”“渠道成本”等数据同步到员工信息中，避免后续重复录入。

2. 全国招聘数据查看：用“维度筛选”替代手动汇总

   要了解全国各地区的招聘进度，进入EHR系统的“招聘 dashboard”，选择“地区”维度（如东部、中部、西部），系统会自动生成各地区的“招聘完成率”“到岗时间”“渠道占比”等指标。比如，你可以快速看到“东部地区完成85%（目标90%），西部地区完成65%（目标70%）”，并导出“地区招聘进度表”（Excel格式），用于日常向HRD汇报。

3. 招聘成本分析：找到“高性价比”渠道

   进入“招聘成本”模块，选择“渠道”维度，查看各渠道的“人均招聘成本”（如校园招聘500元/人，社会招聘1000元/人，内部推荐300元/人）。结合“到岗率”指标（如内部推荐到岗率90%，社会招聘到岗率70%），你可以得出“内部推荐是高性价比渠道”的结论，从而调整后续招聘策略（比如增加内部推荐的奖励金额）。

（二）考勤系统：解决基础事务中的“考勤痛点”

基础事务中的考勤工作（如打卡记录核对、异常处理、报表生成）往往耗时耗力，考勤系统的“自动化”功能能帮你节省80%的人工时间：

1. 打卡数据同步：告别手动录入

   如果企业使用指纹打卡或手机打卡（如钉钉、企业微信），考勤系统会自动同步打卡数据（通常每小时同步一次）。你只需进入“打卡记录”模块，查看“昨日打卡情况”，系统会自动标记“迟到”“早退”“未打卡”等异常（如“张三昨日9:30打卡，迟到30分钟”）。

2. 异常处理：让系统“提醒”员工，你只需要“审核”

   对于异常打卡，系统会自动发送提醒给员工（如“你昨日未打卡，请于今日12点前提交请假申请”）。员工提交请假申请后，你进入“异常处理”模块，查看申请理由（如“发烧去医院”），点击“通过”或“驳回”——系统会自动更新该员工的考勤记录（如“请假1天，出勤天数减1”）。

3. 考勤报表生成：一键导出，支持薪酬计算

   每月月底，进入“考勤报表”模块，选择“月度考勤”，系统会自动生成员工的“出勤天数”“迟到次数”“请假天数”“加班小时数”等数据。你可以导出Excel表格（包含员工姓名、部门、上述指标），发送给薪酬部门——虽然你不涉及薪酬，但这是薪酬计算的基础数据（比如迟到1次扣200元，请假1天扣当日工资）。

三、进阶技巧：用人事系统整合数据，为战略会议做准备

当你临时被安排参加年度战略管理会议时，高管们关心的不是“你做了多少事”，而是“你的工作如何支持企业战略”。这时候，人事系统中的“数据整合”能力就是你的“核心竞争力”——通过整合EHR与考勤系统的数据，你可以生成有价值的“ insights”，回答高管的问题。

（一）提取“战略相关”数据：找对“维度”是关键

高管们的战略问题通常围绕“目标完成”“成本控制”“绩效关联”三个方向，以下是需要从系统中提取的数据及对应的“维度”：

（二）整合数据：让“1+1>2”

单独的招聘数据或考勤数据只能反映局部情况，整合起来才能看到“全貌”。比如，你可以将EHR系统中的“招聘完成率”与考勤系统中的“新员工出勤率”关联，发现“招聘完成率高的地区，新员工出勤率也高”（如东部地区招聘完成率85%，新员工出勤率95%；西部地区招聘完成率65%，新员工出勤率85%）。这说明“招聘质量”（如候选人与岗位的匹配度）影响了“员工稳定性”，你可以据此向高管建议：“西部地区需要提高招聘质量，比如增加‘岗位胜任力测试’，筛选更符合岗位要求的候选人。”

（三）可视化汇报：用“图表”代替“文字”

高管们没有时间看冗长的文字报告，可视化图表能让他们“一眼看懂”你的结论。以下是针对不同问题的“图表类型”及“操作步骤”：

1. 招聘进度汇报：用“柱状图”展示“地区差异”
2. 操作步骤：打开EHR系统的“招聘 dashboard”，选择“地区”维度，生成“各地区招聘完成率柱状图”（如东部地区85%、中部地区70%、西部地区65%）；在图表上标注“年度目标（80%）”，让高管一眼看出“东部地区达标，西部地区未达标”。

3. 补充说明：“西部地区进度较慢的原因是‘当地人才供给不足’，我们已经调整策略——增加‘校园招聘’投入（比如与西部高校合作开设‘订单班’），预计第四季度能追上进度。”

4. 出勤与绩效关联：用“折线图”展示“趋势”

   • 操作步骤：打开考勤系统的“出勤分析”模块，提取“销售部门月度迟到率”（如1月5%、2月6%、3月8%、4月10%）；打开EHR系统的“绩效模块”，提取“销售部门月度绩效”（如1月110%、2月105%、3月100%、4月95%）；用系统自带的“BI工具”（如Power BI集成）生成“迟到率与绩效趋势折线图”（迟到率上升，绩效下降）。

5. 补充说明：“销售部门的迟到率与绩效呈‘负相关’——迟到率每上升1个百分点，绩效下降0.5个百分点。我们已经与销售部门经理沟通，制定了‘弹性工作制’（如早上9:00-9:30均可打卡），预计下个月能看到效果。”

6. 招聘成本控制：用“饼图”展示“成本占比”

   • 操作步骤：打开EHR系统的“招聘成本”模块，选择“渠道”维度，生成“各渠道成本占比饼图”（如校园招聘30%、社会招聘45%、内部推荐25%）；在图表上标注“预算（社会招聘不超过40%）”，让高管看到“社会招聘成本超支5%”。
   • 补充说明：“社会招聘成本超支的原因是‘今年候选人薪资要求提高了20%’，我们已经采取了‘增加内部推荐奖励’的措施（从500元提高到1000元），预计第四季度能将社会招聘成本占比降到40%以内。”

四、实战案例：用人事系统应对战略会议中的“高管提问”

假设你在战略会议上遇到以下三个问题，看看如何用人事系统的数据“精准回答”：

问题1：“张主管，全国招聘进度已经到第三季度了，是否符合年度战略目标？”（高管关心“目标完成”）

回答逻辑：先讲“全国整体情况”，再讲“地区差异”，最后讲“改进措施”。

操作步骤：

1. 打开EHR系统的“招聘 dashboard”，选择“年度目标”维度，查看“全国招聘完成率”（如目前完成75%，年度目标1000人，已招聘750人）；

2. 选择“地区”维度，展示“各地区完成率”（如东部85%、中部70%、西部65%）；

3. 补充“改进措施”：“从数据来看，全国完成率符合预期（季度目标25%，目前完成25%），但西部地区进度较慢——主要原因是‘当地人才供给不足’（如西部某省的‘互联网人才’占比仅为东部的1/3）。我们已经调整了策略：增加‘校园招聘’投入（与西部3所高校合作），预计第四季度能将西部地区完成率提升至70%（目标）。”

问题2：“张主管，最近销售部门的绩效有所下降，是否与员工出勤情况有关？”（高管关心“数据关联”）

回答逻辑：先展示“迟到率与绩效的趋势”，再讲“关联结论”，最后讲“解决措施”。

操作步骤：

1. 打开考勤系统的“出勤分析”模块，选择“部门”维度（销售部门），提取“月度迟到率”（如3月8%、4月10%、5月12%）；

2. 打开EHR系统的“绩效模块”，选择“部门”维度（销售部门），提取“月度绩效”（如3月105%、4月100%、5月95%）；

3. 用系统自带的“BI工具”生成“折线图”（迟到率上升，绩效下降）；

4. 补充“解决措施”：“从数据来看，销售部门的‘迟到率’与‘绩效’呈负相关（迟到率每上升2个百分点，绩效下降5个百分点）。我们已经与销售部门经理沟通，制定了‘弹性工作制’（如早上9:00-9:30均可打卡），并增加‘迟到罚款’（迟到1次扣200元），预计6月份能看到效果。”

问题3：“张主管，今年的招聘成本有没有超预算？我们的战略是‘控制成本，提高效率’。”（高管关心“成本控制”）

回答逻辑：先展示“成本占比”，再讲“超支原因”，最后讲“优化措施”。

操作步骤：

1. 打开EHR系统的“招聘成本”模块，选择“渠道”维度，生成“各渠道成本占比饼图”（如校园招聘30%、社会招聘45%、内部推荐25%）；

2. 标注“预算”（社会招聘不超过40%）；

3. 补充“超支原因”与“优化措施”：“今年社会招聘成本占比超支5%（45% vs 40%），主要原因是‘候选人薪资要求提高’（如互联网岗位的‘起薪’比去年高15%）。我们已经采取了‘优化渠道’的措施：增加‘内部推荐’奖励（从500元提高到1000元），目前内部推荐的‘到岗率’已经从20%上升到25%（目标30%），预计第四季度能将社会招聘成本占比降到40%以内（预算）。”

五、常见问题解决：人事系统使用中的“避坑指南”

在使用人事系统的过程中，难免会遇到一些问题，以下是针对你可能遇到的“痛点”设计的解决方法：

（1）问题：EHR与考勤系统的数据“不同步”（如员工的“部门”在EHR中改了，但考勤系统中没改）

解决方法：

– 检查两个系统的“数据同步”设置：进入EHR系统的“系统设置”模块，查看“员工信息同步”选项，确保“部门”字段是“自动同步”的（如EHR中修改部门后，考勤系统会在1小时内自动更新）；

– 如果没有设置，联系IT部门：发送邮件给IT部门（主题：“请求开启EHR与考勤系统的‘部门’字段自动同步”），说明原因（如“需要参加战略会议，确保数据一致”）。

（2）问题：需要查看“全国招聘数据”，但系统默认只有“地区权限”（如你是全国主管，但系统只给了你“北京地区”的权限）

解决方法：

– 进入系统的“权限管理”模块：点击“申请权限”，选择“全国地区”维度，填写“申请理由”（如“需要参加战略会议，查看全国招聘数据”）；

– 提交审批：将申请发送给HRD（你的上级），说明“战略会议需要”——审批通过后，你就能查看“全国招聘数据”了。

（3）问题：生成的“考勤报表”有错误（如员工的“出勤天数”多算了1天）

解决方法：

– 排查“筛选条件”：检查报表的“时间范围”（如是否选择了正确的月份，比如应该选5月，但选了4月）；

– 排查“字段设置”：检查“出勤天数”的计算逻辑（如系统是否将“请假天数”算入“出勤天数”——如果是，需要调整设置：进入“系统设置”模块，将“出勤天数”的计算逻辑改为“实际打卡天数-请假天数”）；

– 联系客服：如果以上方法都没用，发送邮件给系统客服（主题：“考勤报表错误”），附上报表截图（标注错误的员工姓名、出勤天数），让他们帮忙排查。

结语

人事系统不是“工具”，而是HR的“数据助手”。掌握其使用教程，不仅能提高日常工作效率（比如减少80%的考勤核对时间），还能在战略会议中“用数据说话”，成为高管信赖的“HR战略伙伴”。

对于你而言，作为负责全国招聘及基础事务的主管，重点要掌握以下三点：

1. 基础操作：搞定员工信息登记、招聘进度跟踪、考勤报表生成；

2. 进阶技巧：学会用“维度”提取战略数据，用“图表”展示结论；

3. 问题解决：掌握数据同步、权限申请、报表错误的解决方法。

希望这

总结与建议

公司人事系统解决方案具有模块化设计、云端部署和智能分析三大核心优势，能够有效提升企业人力资源管理效率。建议企业在选型时重点关注系统的可扩展性，优先考虑支持移动办公和数据分析功能的解决方案，同时建议分阶段实施，先完成核心人事模块上线再逐步扩展其他功能。