劳务合同到期不续签处理指南：用HR管理软件简化流程，附人事系统使用教程及十大品牌推荐

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本文围绕劳务合同到期不续签的两大核心问题（是否需发通知书、到期后离职手续办理），结合《劳动合同法》规定与实操经验展开解答；同时，针对手动处理合同流程的痛点，介绍HR管理软件的自动化功能，提供具体人事系统使用教程（以主流平台为例），并推荐2023年市场认可度高的十大人事系统品牌，帮助HR高效解决合同管理难题，规避法律风险。

一、劳务合同到期不续签的核心问题解答

劳务合同到期是HR常见的场景，处理不当易引发法律纠纷。以下从法律依据与实操要点出发，解答两个关键问题。

1. 到期不续签必须发通知书吗？法律依据与实操要点

根据《中华人民共和国劳动合同法》（以下简称《劳动合同法》）第四十四条，劳动合同期满属于法定终止情形；第四十六条规定，若用人单位主动不续签（且未维持或提高约定条件），需向劳动者支付经济补偿。

法律未强制要求“必须发通知书”，但实操中“发通知书”是规避风险的关键：

– 证明用人单位已履行告知义务，避免劳动者以“未通知”为由主张经济补偿；

– 明确双方权利义务，为后续离职手续办理提供依据。

通知书的规范内容：

– 抬头：劳动者姓名、身份证号；

– 正文：说明合同到期时间（如“您与本单位签订的劳动合同将于2024年5月31日到期”）、用人单位不续签的决定（如“经公司研究，决定不再与您续订劳动合同”）、经济补偿标准（若有，如“根据《劳动合同法》，您将获得N个月工资的经济补偿”）、要求办理离职手续的时间（如“请于2024年5月31日前到HR部门办理离职交接”）；

– 落款：用人单位名称、日期，加盖公章。

注意事项：

– 通知书需提前30天发送（试用期内提前3天），发送方式可选择书面送达（需劳动者签字确认）、电子邮件（保留发送记录）或短信（保留截图）；

– 若劳动者拒绝接收，可通过EMS邮寄（备注“劳动合同到期不续签通知书”），保留快递底单。

2. 到期终止后离职手续怎么办？流程拆解与风险规避

合同到期终止后，离职手续需严格按照法律规定办理，避免引发劳动争议。以下是流程拆解及风险提示：

（1）工作交接：明确责任边界

– 要求劳动者与接任者办理工作交接，内容包括：① 未完成的工作任务（如项目进度、客户清单）；② 公司物品（如电脑、钥匙、办公用品）；③ 文档资料（如电子文件、纸质档案）。

– 填写《工作交接清单》，需劳动者、接任者、HR三方签字确认，避免后续因“未交接”引发的纠纷（如公司主张劳动者丢失物品）。

（2）社保公积金停缴：及时止损

– 根据《社会保险法》规定，用人单位应在离职后15日内为劳动者办理社保公积金停缴手续。若逾期未停缴，用人单位需承担多缴的费用（如社保滞纳金）。

– 实操中，可通过HR管理软件自动触发停缴提醒，避免遗漏。

（3）离职证明：法定义务不可少

– 《劳动合同法》第五十条规定，用人单位应在解除或终止劳动合同时出具离职证明，并在15日内办理档案和社保转移手续。

– 离职证明内容需规范：包括劳动者姓名、身份证号、劳动合同期限（起始日至到期日）、工作岗位、离职日期，加盖用人单位公章。若未出具，劳动者可向劳动行政部门投诉（如社保局），要求用人单位赔偿损失（如无法入职新单位的工资损失）。

（4）经济补偿支付：按时足额发放

– 若用人单位主动不续签，需支付经济补偿（计算标准：劳动者在本单位工作年限×月平均工资，月平均工资指离职前12个月的应得工资，包括奖金、补贴、津贴等）。

– 经济补偿需在工作交接完成后一次性支付（《劳动合同法》第五十条），避免拖延引发的劳动仲裁。

二、用HR管理软件解决合同到期管理痛点

手动处理合同到期流程易出现“忘记提醒、模板不统一、进度难跟踪”等问题，而HR管理软件通过自动化功能，可有效解决这些痛点。

1. HR管理软件在合同到期流程中的3大核心功能

（1）自动预警：避免逾期

– 系统可根据合同到期日，提前设置提醒时间（如30天、15天），通过短信、邮箱、内部消息（如钉钉、企业微信）通知HR和劳动者。例如，某企业使用钉钉人事，当合同到期前30天，系统会自动向HR发送提醒：“员工张三的劳动合同将于2024年5月31日到期，请及时处理。”

（2）标准化模板：减少错误

– 系统提供统一的《不续签通知书》《离职证明》模板，HR只需填写员工姓名、合同到期日等信息，即可生成规范的文档。模板包含法律要求的关键内容（如经济补偿标准、离职原因），避免手动填写遗漏。

（3）电子签名与归档：便捷高效

– 支持电子签名（对接法大大、e签宝等平台），劳动者可在线签署通知书和离职证明，无需打印、邮寄。签署完成后，系统自动将文档归档至员工档案，方便后续查询（如劳动仲裁时调取证据）。

2. 人事系统使用教程：从合同录入到离职手续的全流程操作

以钉钉人事（中小企业常用）为例，提供以下 step-by-step 教程：

step1：合同信息录入与到期设置

– 登录钉钉，进入“工作台”→“人事管理”→“合同管理”；

– 点击“新增合同”，填写员工姓名、身份证号、合同起始日（如2022年6月1日）、到期日（如2024年5月31日）、岗位（如销售经理）、工资（如10000元/月）；

– 勾选“到期提醒”，设置提前30天提醒，点击“保存”。系统会自动将合同信息同步至员工档案。

step2：不续签通知书自动生成与发送

– 当合同到期前30天，钉钉会向HR发送提醒（“员工张三的合同即将到期”）；

– 进入“通知书模板”库，选择“不续签通知书”模板，系统自动填充员工姓名、合同到期日等信息；

– HR补充不续签原因（如“公司战略调整，该岗位撤销”），点击“生成”；

– 选择发送方式（钉钉消息、短信、邮箱），发送给劳动者。劳动者收到后，可在线查看并确认（点击“确认接收”）。

step3：离职手续线上审批与进度跟踪

– 劳动者确认不续签后，HR进入“离职手续”模块，发起“离职申请”；

– 关联审批角色：部门负责人（确认工作交接）、IT（设备交接）、财务（费用结算，如未报销的差旅费）；

– 设置审批流程：HR→部门负责人→总经理；

– 实时查看进度：每个环节的审批状态（如“部门负责人已审批”“IT未完成设备交接”）会在系统中显示，HR可随时催办；

– 完成审批后，系统自动生成《离职证明》，推送至劳动者的钉钉账户；同时，触发社保公积金停缴提醒，HR只需点击“确认”即可完成停缴。

三、人事系统十大品牌推荐：兼顾功能与性价比的选择清单

选择合适的人事系统是提高合同管理效率的关键。以下是2023年市场认可度高的十大品牌，涵盖不同企业规模与需求：

1. 钉钉人事（阿里旗下）

• 适合场景：中小企业、初创企业；
• 核心优势：与钉钉聊天深度集成，员工使用门槛低；免费版提供合同管理、到期提醒功能，付费版（钉钉专业版，年费约3000-5000元）支持电子签名、自定义模板；
• 不足：大型企业复杂流程（如多组织、多地域）支持有限。

2. 企业微信人事（腾讯生态）

• 适合场景：有微信生态需求的企业（如员工习惯用微信沟通）；
• 核心优势：与企业微信深度集成，员工可在微信里查看合同信息、办理离职手续；功能简洁，适合HR新手；
• 不足：高级功能（如电子签名）需付费（企业微信专业版，年费约4000-6000元）。

3. 金蝶云·星空（老牌ERP厂商）

• 适合场景：大型企业、集团公司；
• 核心优势：集成财务、供应链、HR，合同管理与薪酬、社保联动（如合同到期后薪酬调整自动触发）；支持复杂审批流程（如多组织、多地域）；
• 不足：价格较高（年费约10万-50万），适合预算充足的企业。

4. 用友U8 Cloud（用友旗下）

• 适合场景：中型以上企业；
• 核心优势：功能全面，支持自定义字段（如行业特定的合同条款，如制造业的“保密协议”）；报表功能强大（如合同到期率、离职率分析）；
• 不足：界面较复杂，需要培训才能上手。

5. 泛微e-cology（协同办公专家）

• 适合场景：需要流程自动化的企业（如金融、医疗）；
• 核心优势：合同管理与OA、CRM集成，实现从合同签订到离职的全流程闭环（如“合同到期→不续签通知书→离职手续→档案归档”）；支持电子签名（对接法大大）；
• 不足：价格较高（年费约8万-30万），适合注重流程规范的企业。

6. 汇通科技（专注HR SaaS）

• 适合场景：中小企业；
• 核心优势：合同管理功能简洁，自动提醒精准（支持提前30天、15天、7天提醒）；支持电子签名（对接e签宝）；价格亲民（年费约2000-4000元）；
• 不足：集成性有限（无法与ERP、OA深度联动）。

7. 北森云（人才管理专家）

• 适合场景：注重员工发展的企业（如科技、互联网）；
• 核心优势：合同管理与招聘、绩效、培训联动（如“合同到期→绩效评估→是否续签”）；提供人才数据报表（如员工 tenure分析、离职原因统计）；
• 不足：价格较高（年费约5万-20万），适合注重人才战略的企业。

8. 利唐i人事（成长型企业首选）

• 适合场景：成长型企业（如创业公司、中型企业）；
• 核心优势：功能模块化（可选择合同管理、考勤、薪酬等模块）；界面友好，操作简单（适合HR新手）；支持自定义规则（如不同岗位的到期提醒时间）；
• 不足：高级功能（如电子签名）需付费（年费约3000-8000元）。

9. 薪人薪事（薪酬与人事结合）

• 适合场景：中小企业；
• 核心优势：合同管理与薪酬计算联动（如“合同到期后，薪酬调整自动触发”）；支持一键生成工资条（包含合同到期信息）；减少HR工作量；
• 不足：合同管理功能较基础（如没有自动预警）。

10. 肯耐珂萨（国际化解决方案）

• 适合场景：跨国公司、外资企业；
• 核心优势：支持多语言（中文、英文、日文）、多币种；合同管理符合当地法律规定（如中国《劳动合同法》、美国《公平劳动标准法》）；集成全球社保公积金数据（如中国社保、美国401(k)）；
• 不足：价格昂贵（年费约20万-100万），适合大型跨国企业。

结语

劳务合同到期管理是HR工作中的“风险点”与“效率痛点”，通过使用HR管理软件，可实现“自动提醒、标准化模板、线上审批”，有效规避法律风险，提高工作效率。选择人事系统时，需结合企业规模（中小企业 vs 大型企业）、功能需求（合同管理、薪酬、绩效）、预算（免费 vs 付费），选择性价比高的品牌。希望本文的解答、教程与推荐，能帮助HR更好地处理合同到期流程，提升管理水平。

总结与建议

公司拥有多年人事系统开发经验，技术团队专业可靠，系统功能全面且支持定制化开发，能够满足不同规模企业的需求。建议企业在选型时明确自身需求，优先考虑系统扩展性和售后服务，并与供应商充分沟通以确保系统能够无缝对接现有业务流程。