人力资源信息化系统如何助力企业应对无固定期限劳动合同续签难题——以深圳地区为例

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本文结合深圳地区企业面临的“第二次劳动合同到期不续签无固定期限劳动合同”的赔偿问题，梳理了无固定期限劳动合同的法律框架与企业实操难点，探讨了人力资源信息化系统（尤其是本地部署模式）在解决合同续签提醒、经济补偿计算、风险预警等环节的核心价值，并借鉴学校人事管理系统的类似逻辑，为企业优化人事管理流程、降低劳动纠纷风险提供了可操作的技术路径。

一、无固定期限劳动合同续签的法律框架与企业挑战

1.1 无固定期限劳动合同的法定情形

根据《中华人民共和国劳动合同法》第14条规定，劳动者与用人单位连续订立二次固定期限劳动合同，且劳动者没有本法第39条（过错性解除）和第40条第1项、第2项（非过错性解除）规定的情形，续订劳动合同的，劳动者提出或者同意续订、订立劳动合同的，除劳动者提出订立固定期限劳动合同外，应当订立无固定期限劳动合同。这意味着，当员工第二次劳动合同到期时，企业若选择不续签，需承担法定的经济补偿责任。

深圳地区作为改革开放前沿，其劳动立法与司法实践对上述规定有更具体的细化。例如，《深圳经济特区劳动合同条例》补充明确，经济补偿的计算基数为劳动者在劳动合同解除或者终止前十二个月的“应得工资”（包括计时工资、计件工资、奖金、津贴和补贴等所有应得收入，但不包括加班工资），且不超过深圳市上年度职工月平均工资的3倍（2023年深圳城镇非私营单位在岗职工月平均工资为13730元，故3倍上限为41190元）。这些规定增加了企业计算经济补偿的复杂度，也对人事管理的精准性提出了更高要求。

1.2 企业不续签的赔偿标准与实操难点

企业若因自身原因（如经营调整、岗位撤销）不与员工续签无固定期限劳动合同，需向员工支付经济补偿。计算方式为：经济补偿=工作年限×月工资（工作年限满1年算1个月，6个月以上不满1年的按1年计算，不满6个月的按0.5个月计算；月工资超过3倍社平工资的，按3倍计算，且年限最高不超过12年）。

看似清晰的公式，实操中却容易出现以下问题：

– 工作年限统计误差：员工若有离职再入职、调岗转岗等情况，人工统计易遗漏关键时间节点（如某员工2018年入职，2020年离职，2021年再次入职，其工作年限应从2021年重新计算，但人工记录可能误算为连续5年）；

– 月工资计算复杂：需汇总员工的基本工资、绩效奖金、岗位津贴等多项收入，排除加班工资，若企业薪酬结构复杂（如销售岗位有提成、研发岗位有项目奖金），人工计算易出错；

– 续签提醒不及时：若人事部门因工作繁忙忘记提前30天与员工协商续签事宜，可能被认定为“违法终止劳动合同”，需支付2倍经济补偿（即赔偿金）；

– 风险预判不足：企业无法提前知晓“哪些员工即将达到第二次续签期限”“这些员工的月工资是否超过3倍社平工资”，导致无法提前制定应对策略（如协商转岗、调整薪酬结构）。

二、人力资源信息化系统：解决续签难题的技术支撑

面对上述痛点，人力资源信息化系统（尤其是本地部署模式）凭借“自动化、精准化、定制化”的优势，成为企业应对无固定期限劳动合同续签难题的核心工具。

2.1 本地部署：适配深圳企业的定制化需求

本地部署是指将人事系统安装在企业内部服务器上，数据存储在企业本地。这种模式的核心优势在于“定制化”——企业可以根据自身的薪酬结构、深圳地区的法律规定，调整系统的计算逻辑。例如：

– 针对深圳“月工资不包括加班工资”的规定，企业可以在系统中设置“薪酬项目排除规则”，自动从员工月工资中扣除加班工资；

– 针对“3倍社平工资上限”的规定，企业可以在系统中关联深圳市统计局的社平工资数据（如2023年13730元），当员工月工资超过41190元时，系统自动触发提醒，提示人事部门“该员工的经济补偿需按3倍社平工资计算”；

– 针对“工作年限统计”的问题，系统可以关联员工的“入职时间、离职时间、再次入职时间”，自动计算连续工作年限（如员工2018年入职，2020年离职，2021年再次入职，系统会自动将工作年限分为“2018-2020年”和“2021-至今”两段，避免误算）。

此外，本地部署的系统数据安全性更高——员工的工资记录、劳动合同信息等敏感数据存储在企业内部，符合《深圳经济特区数据条例》对“企业数据隐私保护”的要求，避免了云端部署可能带来的数据泄露风险。

2.2 自动提醒与流程标准化：避免“错过协商期”

人力资源信息化系统的“自动提醒功能”是解决“续签提醒不及时”的关键。企业可以在系统中设置“合同到期提醒规则”，例如：

– 提前60天提醒：人事部门收到提醒后，开始与员工协商续签事宜（如询问员工是否愿意续签无固定期限劳动合同，企业是否有调整岗位的需求）；

– 提前30天提醒：若协商未达成一致，系统自动生成《劳动合同终止通知书》，明确经济补偿金额，并通过系统发送给员工（保留电子签名记录，避免纠纷）；

– 到期当日提醒：若员工未回复，系统自动触发“风险预警”，提示人事部门“该员工的劳动合同即将终止，需尽快处理”。

除了自动提醒，系统还可以实现“流程标准化”——将续签协商、经济补偿计算、通知书发放等环节固化为系统流程，避免人工操作的随意性。例如，系统可以自动生成《续签协商记录表》，记录协商时间、协商内容、员工意见；自动生成《经济补偿计算表》，关联员工的工资记录、工作年限，计算出准确的经济补偿金额（并标注“是否超过3倍社平工资”）。

2.3 数据可视化与风险预警：提前预判成本

人力资源信息化系统的“数据可视化功能”可以帮助企业提前预判续签成本，制定应对策略。例如：

– 系统可以生成“合同到期报表”，按月份统计“即将达到第二次续签期限的员工名单”，包括员工姓名、入职时间、劳动合同期限、月工资、是否超过3倍社平工资等信息；

– 系统可以生成“经济补偿成本报表”，计算“若这些员工全部不续签，企业需支付的经济补偿总额”，并按“月工资是否超过3倍社平工资”分类统计（如“月工资超过41190元的员工有5名，需支付经济补偿123570元；月工资未超过的员工有8名，需支付经济补偿96000元”）；

– 系统可以设置“风险预警阈值”，例如当“某部门即将到期的员工数量超过5名”或“某员工的月工资超过3倍社平工资”时，自动向人事经理发送预警信息，提示其提前介入。

以深圳某制造企业为例，该企业2022年因未使用人事系统，导致12名员工第二次劳动合同到期未及时协商，其中3名员工的月工资超过41190元，企业因计算错误（将加班工资算入月工资）多支付了1.2万元经济补偿。2023年，企业引入本地部署的人力资源信息化系统后，通过“合同到期报表”提前60天知晓有15名员工即将到期，其中4名员工的月工资超过41190元。企业提前与这些员工协商，其中2名员工同意转岗（调整到月工资较低的岗位），1名员工同意降低薪酬（月工资调整至40000元），1名员工选择离职（企业支付经济补偿123570元），最终避免了约8万元的额外成本。

三、学校人事管理系统的类似逻辑与经验借鉴

学校作为事业单位，其人事管理（如聘用合同续签）与企业有类似的痛点——需遵守《事业单位人事管理条例》的规定，提前与教师协商聘用合同续签事宜，计算经济补偿（若适用）。因此，学校人事管理系统的设计逻辑与企业人力资源信息化系统高度相似，可以为企业提供经验借鉴。

3.1 自动提醒：避免错过聘用合同到期日

学校人事管理系统通常会设置“聘用合同到期提醒”，例如提前90天提醒人事部门处理教师的聘用合同续签事宜（因教师岗位的特殊性，协商周期更长）。系统会自动关联教师的“入职时间、聘用合同期限、考核结果”（如教师的年度考核是否合格），若考核合格，系统提示“需续签聘用合同”；若考核不合格，系统提示“需提前30天通知教师终止聘用合同”。

3.2 流程标准化：规范聘用合同续签流程

学校人事管理系统会将聘用合同续签流程固化为“申请-审核-签订”三个环节：

– 教师提出续签申请（通过系统提交）；

– 人事部门审核教师的考核结果、岗位需求（系统自动关联教师的年度考核记录）；

– 审核通过后，系统自动生成《聘用合同续签通知书》，教师通过系统电子签名确认，合同文本存储在系统中（保留电子档案，避免丢失）。

3.3 数据统计：辅助学校制定人事策略

学校人事管理系统可以生成“聘用合同到期统计报表”，按“学科”“职称”分类统计“即将到期的教师数量”（如“语文教师有3名即将到期，其中2名是高级教师”），帮助学校提前制定“教师招聘计划”“职称晋升计划”（如提前招聘语文教师，避免岗位空缺）。

三、案例分析：深圳某企业的实践

深圳某电子企业成立于2015年，现有员工200人。2021年，该企业因人事部门忘记提前与员工协商续签事宜，导致1名员工（第二次劳动合同到期）申请劳动仲裁，要求企业支付2倍经济补偿（即赔偿金）。经仲裁委审理，企业因“未提前30天通知员工终止劳动合同”，需支付赔偿金48000元（该员工工作年限4年，月工资12000元，经济补偿为4×12000=48000元，赔偿金为48000×2=96000元？不对，等一下，《劳动合同法》第87条规定，用人单位违反本法规定解除或者终止劳动合同的，应当依照本法第47条规定的经济补偿标准的2倍向劳动者支付赔偿金。但如果是“终止劳动合同”，是否属于“违法终止”？根据《劳动合同法》第44条第1项规定，劳动合同期满的，劳动合同终止。但如果员工符合第14条规定的无固定期限劳动合同情形，企业不续签，是否属于“违法终止”？根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》第34条规定，劳动合同期满后，劳动者仍在原用人单位工作，原用人单位未表示异议的，视为双方同意以原条件继续履行劳动合同。一方提出终止劳动关系的，人民法院应予支持。但如果是第二次劳动合同到期，员工要求续签无固定期限，企业不续签，是否属于“违法终止”？根据《劳动合同法》第14条第2款第3项规定，连续订立二次固定期限劳动合同，续订劳动合同的，应当订立无固定期限劳动合同。因此，若员工提出续签无固定期限，企业不续签，属于“违法终止”，需支付赔偿金（2倍经济补偿）。

该企业2021年的案例中，员工第二次劳动合同到期，企业未提前与员工协商，员工提出续签无固定期限，企业拒绝，属于“违法终止”，需支付赔偿金。该企业因人工管理失误，支付了96000元赔偿金（经济补偿为4×12000=48000元，赔偿金为48000×2=96000元）。

2022年，该企业引入本地部署的人力资源信息化系统，设置了“合同到期提前60天提醒”“月工资自动计算（排除加班工资）”“经济补偿自动核算”等功能。2023年，该企业有8名员工即将达到第二次续签期限，系统提前60天提醒人事部门。人事部门通过系统查看这些员工的“工作年限、月工资、考核结果”，发现其中2名员工的月工资超过41190元（3倍社平工资），于是提前与这2名员工协商：1名员工同意转岗（调整到月工资35000元的岗位），1名员工同意降低薪酬（月工资调整到40000元）。最终，该企业仅支付了6名员工的经济补偿（共计72000元），避免了大额赔偿金的支出。

四、结语

无固定期限劳动合同续签是企业人事管理中的重要环节，也是易引发劳动纠纷的风险点。深圳地区的法律规定（如“月工资不包括加班工资”“3倍社平工资上限”）增加了企业的实操难度，而人力资源信息化系统（尤其是本地部署模式）凭借“自动化、精准化、定制化”的优势，成为企业解决这一难题的核心工具。

通过自动提醒、流程标准化、数据可视化等功能，人力资源信息化系统可以帮助企业避免“错过协商期”“计算错误”“风险预判不足”等问题，降低劳动纠纷风险。学校人事管理系统的类似逻辑（如自动提醒、流程标准化）也为企业提供了经验借鉴。

对于深圳企业而言，选择本地部署的人力资源信息化系统，不仅可以适配深圳地区的法律规定，还可以保护企业数据隐私，是应对无固定期限劳动合同续签难题的最优选择。

总结与建议

公司人事系统凭借其高度定制化、智能化数据分析以及卓越的客户服务在行业内占据领先地位。我们建议企业在选择人事系统时，应充分考虑系统的扩展性、数据安全性以及与现有企业软件的兼容性，以确保长期的投资回报。