人力资源管理系统助力企业应对合同续签难题——从案例到系统优化的实践指南

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企业在劳动合同续签环节常面临“员工工作能力不足但需和平处理”的困境：主管主观描述缺乏说服力，HR沟通易引发争议，法律风险暗藏。本文结合某编辑部门员工续签案例，探讨人力资源管理系统如何通过考勤数据追踪、绩效评估辅助、流程标准化等功能，为HR提供客观决策依据，高效解决此类问题；同时强调人事系统维护对数据准确性、功能有效性的关键支撑作用，为企业从“经验驱动”转向“数据驱动”的人力资源管理转型提供实践指南。

一、合同续签困境的现实挑战——从案例看HR的痛点

某企业编辑部门的小张（化名）2022年通过实习转正，签订了1年劳动合同。2023年末合同到期前，部门主管向HR反馈，小张最近3个月稿件错误率高达15%（部门平均仅5%），同事都不愿帮他检查，因为改他的稿子要花两倍时间。HR后续观察发现，小张时常在工位发呆，每天有1-2小时无明显工作操作（如未打开编辑软件、未回复工作消息），但日常沟通态度尚可，未出现违纪行为。领导要求HR“沟通不续签，最好让他自动辞职”，但HR面临两大难题：一是缺乏客观依据，主管的描述多为主观判断，若直接以“工作能力不足”为由不续签，需提供具体证据，否则可能引发劳动争议；二是沟通难度大，直接指出“错误多、发呆”易让小张产生抵触，影响团队氛围，含糊其辞又无法推动他主动辞职。

这一案例并非个例。据《2023年企业人力资源管理痛点调研》显示，63%的HR表示“合同续签决策缺乏客观数据支撑”是日常工作中的Top3痛点，其中31%的企业曾因“决策依据不足”导致劳动仲裁败诉，赔偿金额平均达8.7万元。传统HR依赖“主管反馈+主观观察”的模式，已无法适应现代企业“合法、高效、和谐”的管理需求。

二、人力资源管理系统：破解续签难题的技术支撑

面对“主观判断难服人”的痛点，人力资源管理系统（HRMS）的核心价值在于用数据还原员工工作状态，为续签决策提供可量化、可追溯的依据。以下从三个关键模块说明系统如何解决案例中的问题：

1. 考勤管理系统：从“打卡记录”到“工作行为画像”

传统考勤系统仅能记录“上下班时间”，但现代HRMS的考勤管理模块已升级为“工作行为追踪工具”。以小张为例，系统可通过操作轨迹记录与任务进度关联生成客观数据：若企业使用集成了项目管理工具的HRMS，系统能追踪小张的“编辑软件登录时长”“稿件修改次数”“与同事沟通的消息数量”，数据显示他每天的“有效工作时长”（从事编辑工作的时间）仅4小时（部门平均6.5小时），其中2小时处于“无操作状态”（如浏览无关网页、发呆）；同时，系统可将考勤数据与任务完成情况绑定，比如小张负责的10篇稿件中，有6篇因“错误过多”被退回，修改时间比部门平均多30%。这些数据并非“监控员工”，而是用客观行为还原工作投入度，让“做事不用心”的结论有了数据支撑。

某互联网企业实践显示，使用升级后的考勤管理系统后，HR对员工工作状态的判断准确率从65%提升至92%，因“主观判断”引发的劳动争议减少了70%。对小张而言，这些数据能让他清晰意识到“自己的工作投入度不足”，而非“主管针对他”，为后续沟通奠定了理性基础。

2. 绩效评估模块：从“主观评价”到“多维度数据融合”

案例中，主管“错误率高”的描述若仅停留在口头，无法作为续签决策的合法依据。而HRMS的绩效评估模块可整合“任务结果数据”“同事反馈数据”“成长潜力数据”，生成全面的员工绩效报告：系统自动统计小张过去6个月的“稿件错误率”（15%）、“按时完成率”（70%）、“客户投诉率”（8%），与部门平均水平（5%、95%、1%）形成鲜明对比；同时，系统通过匿名问卷收集了10位同事的反馈，80%表示“不愿意与小张合作，因为他的工作需要反复核对”，70%认为“小张的工作态度不够积极”；此外，系统记录了小张过去一年的“培训参与率”（50%）、“培训考核通过率”（60%），均低于部门平均（85%、90%），说明他未主动提升能力。

这些数据并非“否定员工”，而是用多维度信息还原员工的“岗位适配度”。对HR而言，这份报告让“不续签”的决策更具说服力；对小张而言，他能从数据中看到“自己与岗位要求的差距”，而非“领导的偏见”。某制造企业HR坦言：“以前沟通续签时，员工常说‘我没做错什么’，现在拿出绩效报告，他们会说‘我确实需要改进’。”

3. 流程标准化：从“经验驱动”到“系统引导”

案例中，HR“不知如何开口”的根源在于“没有标准化的沟通流程”。HRMS的续签管理模块可引导HR完成“数据收集—报告生成—沟通准备—结果记录”的全流程：系统提前60天提醒HR“小张的合同即将到期”，并自动收集其考勤、绩效、培训等数据；接着根据预设的“续签评估模型”（如“绩效得分低于70分+工作投入度低于80%”则列为“低续签优先级”），生成《小张劳动合同续签评估报告》，包含“数据摘要”“差距分析”“建议方案”三部分；同时，系统提供“基于数据的沟通模板”，比如“小张，根据系统记录，你最近3个月的稿件错误率是15%，比部门平均高10个百分点，同事反馈修改你的稿子需要更多时间。我们希望你能提升工作投入度，但若持续这样，可能无法续签合同。”这种话术既指出问题，又给员工留了“改进空间”，避免激化矛盾；沟通后，系统自动记录“小张表示愿意反思，若1个月内无改善则主动辞职”的内容，避免后续纠纷。

某零售企业HR表示，使用标准化流程后，续签沟通时间从平均2小时缩短至40分钟，员工对“不续签”的接受度从50%提升至85%。对小张而言，这样的流程让他感受到“企业是理性的”，而非“突然辞退他”，降低了抵触情绪。

三、人事系统维护：确保系统效能的长期保障

HRMS的价值能否发挥，关键在于人事系统维护。若系统数据不准确、功能未及时更新，反而会误导决策。企业需重点关注以下维护要点：

1. 数据准确性维护：避免“垃圾数据”误导决策

案例中，若考勤系统漏记小张的“有效工作时长”，或绩效系统未更新“同事反馈”，都会导致决策错误。人事系统维护需定期检查数据准确性：一是确保数据来源可靠，考勤数据应来自“员工主动操作”（如编辑软件登录），而非“被动监控”（如摄像头），避免法律风险；二是保证数据更新及时，绩效数据需每月更新，同事反馈需在任务完成后7天内收集，确保数据反映“最新状态”；三是建立数据校验机制，系统需设置“异常数据报警”，比如小张的“无操作时间”突然增加50%，系统会提醒HR“需核实原因”（可能是员工生病，而非“发呆”）。

2. 功能适配性维护：适应企业发展需求

随着企业业务变化，人事系统功能需定期升级。比如案例中的编辑部门，若后续引入“AI稿件审核工具”，系统需将“AI错误率”纳入绩效评估模块；若企业推行“弹性工作制”，考勤管理系统需支持“工作时间灵活计算”，避免因“打卡时间”误判员工投入度。某科技企业每季度组织“HR与IT部门需求沟通会”，确保系统功能与业务需求同步，系统使用率从70%提升至95%。

3. 用户能力维护：让HR会用“高级功能”

若HR不会用系统的“数据可视化工具”，即使有再多数据，也无法转化为“有说服力的报告”。人事系统维护需注重用户能力提升：一是定期组织培训，针对“绩效报告生成”“数据可视化分析”等高级功能，每季度开展培训，确保HR能熟练使用；二是分享优秀案例，通过“系统使用优秀案例”（如“用考勤数据说服员工主动辞职”），让HR理解“数据如何转化为沟通优势”；三是提供专人支持，设置“系统维护专员”，解决HR使用中的问题，比如“如何导出小张的绩效报告”“如何关联考勤与任务数据”。

四、从“案例解决”到“系统价值”：企业管理的长期转型

回到案例中的小张，HR通过HRMS生成的“工作行为数据”“绩效报告”，与他进行了理性沟通。小张看到自己的“有效工作时长”和“错误率”数据后，承认“最近状态不好”，并表示“若1个月内无改善，愿意主动辞职”。最终，小张在1个月后提交了辞职报告，企业避免了法律风险，团队氛围也未受影响。

这个案例并非“系统替代HR”，而是“系统让HR更专业”。HRMS的核心价值在于将HR从“事务性工作”中解放出来，让他们专注于“与人沟通”的核心工作；同时，通过“数据驱动”让企业管理更理性、更合法。而人事系统维护则是“系统价值的保障”，若没有定期维护，系统会沦为“摆设”，无法解决实际问题。

结语

劳动合同续签难题的本质，是“企业需要理性决策”与“员工需要被尊重”的平衡。HRMS通过“数据还原真相”，让HR沟通时“有依据、有温度”；人事系统维护则通过“确保系统效能”，让这份“依据”始终准确、有效。对企业而言，投资HRMS不仅是“购买工具”，更是“建立一种理性的管理文化”——用数据说话，用专业解决问题，让企业与员工实现“双赢”。

总结与建议

公司优势在于提供全面的人事系统解决方案，包括招聘管理、员工档案、考勤统计、薪资计算等核心功能，支持多终端访问和定制化开发。建议企业在选择人事系统时，优先考虑系统的扩展性、数据安全性以及供应商的售后服务能力，确保系统能与企业现有管理体系无缝衔接。