人力资源管理系统如何助力企业规避劳动合同风险？从第三次续签争议说起

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劳动合同续签是企业人力资源管理中的常见场景，也是法律风险的高发点。近期一起“第三次劳动合同续签争议”引发广泛关注：员工连续签订两次固定期限合同后，企业要求续签一年期固定合同，员工主张应签无固定期限合同，双方就经济补偿问题产生分歧。本文结合《劳动合同法》相关规定，分析争议双方的合法诉求，并探讨企业如何通过人力资源管理系统（含考勤管理、云端功能）规范合同流程、留存关键证据、规避法律风险，实现企业与员工的权益平衡。

一、第三次劳动合同续签争议：法律边界在哪里？

在企业用工实践中，“第三次劳动合同续签”往往涉及无固定期限劳动合同的法定强制情形，也是劳资双方争议的核心点。以下结合具体案例，拆解法律逻辑：

（一）案例回顾：争议的核心矛盾

某科技公司员工李某于2018年入职，先后签订两次固定期限劳动合同（每次2年），2022年第二次合同到期前，公司HR通知李某“续签1年期固定合同”，李某提出“根据法律规定，连续两次固定期限合同后应签无固定期限合同”，要求公司变更合同期限。公司以“业务调整需要灵活性”为由拒绝，并称“若不同意续签1年，只能离职，公司支付N的经济补偿”。李某则主张“公司违法，应签无固定期限合同；若被迫离职，需支付2N的经济补偿”。

（二）法律依据：无固定期限合同的“强制签订”条件

根据《中华人民共和国劳动合同法》（以下简称《劳动合同法》）第14条第2款第（三）项规定：“连续订立二次固定期限劳动合同，且劳动者没有本法第三十九条和第四十条第一项、第二项规定的情形，续订劳动合同的，劳动者提出或者同意续订、订立劳动合同的，除劳动者提出订立固定期限劳动合同外，应当订立无固定期限劳动合同。”

结合上述规定，李某的诉求合法：

1. 李某已连续签订两次固定期限合同，且无《劳动合同法》第39条（严重违纪等）、第40条第1、2项（医疗期满不能从事原工作、不能胜任工作）规定的情形；

2. 李某同意续订劳动合同，但未提出订立固定期限合同，因此公司应当与其订立无固定期限劳动合同；

3. 若公司拒绝签订无固定期限合同，根据《劳动合同法》第82条第2款：“用人单位违反本法规定不与劳动者订立无固定期限劳动合同的，自应当订立无固定期限劳动合同之日起向劳动者每月支付二倍的工资。” 李某可主张“二倍工资赔偿”（而非“2N经济补偿”，经济补偿通常为N或N+1，二倍工资是独立的赔偿项）。

公司的做法违法：

公司在符合法定情形下拒绝签订无固定期限合同，属于违反《劳动合同法》的行为，需承担相应法律责任。若李某因公司拒绝签订无固定期限合同而离职，公司需支付经济补偿（N），同时支付二倍工资（从应当订立无固定期限合同之日起计算）。

二、人力资源管理系统：从“事后救火”到“事前防控”的关键工具

上述案例中，公司的风险源于“合同期限跟踪不及时”“法律条款理解不到位”。人力资源管理系统（HRMS）作为企业数字化管理的核心工具，可通过标准化流程、自动化提醒、数字化存储，帮助企业规避此类风险。

（一）合同管理模块：自动识别“无固定期限合同”触发条件

企业劳动合同纠纷中，“遗漏无固定期限合同签订”是常见痛点。人力资源管理系统的合同管理模块可通过以下功能解决这一问题：

1. 合同期限自动预警：系统存储员工的合同历史记录（包括签订次数、期限、到期时间），当员工符合“连续两次固定期限合同”条件时，系统自动向HR发送预警（如“员工张三已签订2次固定期限合同，下次续签需优先考虑无固定期限合同”），避免HR因工作繁忙遗漏关键信息。
2. 法律条款智能嵌入：系统中的合同模板预设《劳动合同法》相关条款，如无固定期限合同的法定情形、经济补偿计算方式等，确保合同内容符合法律规定。例如，当HR选择“续签合同”时，系统会提示“若员工已签2次固定期限合同，需勾选‘无固定期限’选项（除非员工主动要求固定期限）”，避免HR因法律知识不足导致合同违规。
3. 合同流程数字化留存：系统记录合同签订的全流程（包括沟通记录、员工签字、审批节点），若发生争议，可随时调取电子证据（如员工确认“同意续订固定期限合同”的聊天记录、电子签名），避免“口头约定”引发的举证困难。

案例延伸：若上述科技公司使用了人力资源管理系统，当李某第二次合同到期前30天，系统会自动提醒HR：“李某已连续签订2次固定期限合同，根据《劳动合同法》第14条，需协商签订无固定期限合同。” HR收到提醒后，可提前与李某沟通，告知其权利，若李某同意签订固定期限合同，需留存书面确认；若李某要求无固定期限，公司需依法签订，避免后续争议。

（二）考勤管理系统：经济补偿计算的“证据基石”

在劳动合同争议中，考勤记录是计算经济补偿、加班费的关键证据。根据《劳动合同法》第47条，经济补偿的基数是“劳动者在劳动合同解除或者终止前十二个月的平均工资”，包括计时工资、计件工资、奖金、津贴等。若员工主张加班费，考勤记录可证明其工作时间是否符合法律规定。

考勤管理系统的核心价值在于：

1. 实时数据记录：系统通过指纹、人脸识别、手机定位等方式，实时记录员工的上下班时间、加班情况，避免“手工考勤”的随意性（如漏记、篡改）。

2. 多维度数据统计：系统可自动生成“月考勤报表”“年度加班汇总”，清晰展示员工的工作时间、加班费发放情况，为经济补偿计算提供准确依据。

3. 云端存储安全：考勤数据存储在云端服务器（如阿里云、腾讯云），具有防篡改、可追溯的特点，即使企业搬迁或电脑损坏，数据也不会丢失。若发生争议，企业可通过系统导出考勤记录，作为举证的有力工具。

案例延伸：若李某主张“公司未支付加班费，要求将加班费计入经济补偿基数”，公司可通过考勤管理系统调取李某的打卡记录，证明其“每日工作8小时，每周休息2天”，没有加班事实，从而驳回李某的诉求，减少经济补偿金额。

（三）云端HR系统：远程协作与风险管控的“加速器”

随着企业规模化、远程化趋势加剧，云端HR系统成为企业管理的重要工具。其优势在于：

1. 数据实时同步：总部与分公司的HR可通过云端系统实时查看员工的合同信息、考勤记录，避免“信息差”导致的流程延误（如分公司HR忘记提醒总部员工的合同续签）。

2. 远程流程审批：即使员工在异地办公，HR也可通过云端系统发起合同续签审批（如“员工李四在上海分公司，需续签无固定期限合同”），总部领导在线审批后，员工可通过手机签署电子合同，缩短流程时间。

3. 跨部门协同：云端系统连接HR、财务、业务部门，当员工合同续签时，财务部门可同步查看员工的工资结构（如奖金、津贴），业务部门可提供员工的绩效评价（如是否符合“不能胜任工作”的情形），帮助HR做出更准确的决策。

数据支撑：根据《2023年中国人力资源数字化转型报告》，使用云端HR系统的企业，劳动合同争议发生率较未使用企业低40%，主要原因是“流程标准化”“证据留存完善”“法律风险预警及时”。

三、人力资源管理系统的“价值升级”：从“风险规避”到“员工体验提升”

人力资源管理系统的作用不仅是“规避风险”，更能提升员工体验，增强员工对企业的信任。

1. 透明化管理：员工可通过系统查看自己的合同期限、考勤记录、工资明细，了解“无固定期限合同”的法定权利，避免因“信息不对称”引发的误解（如李某认为“公司故意不签无固定期限合同”）。
2. 个性化服务：系统根据员工的需求提供个性化支持，如“员工王五想了解无固定期限合同的好处”，可通过系统查询“无固定期限合同的稳定性、经济补偿计算方式”等信息，减少员工对HR的依赖。
3. 反馈机制完善：系统设置“员工意见箱”，员工可在线反馈合同签订中的问题（如“HR未及时提醒合同续签”），HR可及时处理，提升员工满意度。

四、结语：数字化工具是企业合规的“底层逻辑”

在劳动合同管理中，法律风险往往隐藏在“细节”之中——一次遗漏的提醒、一份违规的合同、一句口头的约定，都可能引发重大争议。人力资源管理系统（包括考勤管理、云端功能）通过“自动化、标准化、数字化”的方式，将法律规定嵌入流程，将风险防控前移，帮助企业从“事后救火”转向“事前防控”。

对于企业而言，数字化工具不是“额外成本”，而是“风险投资”——它能降低法律纠纷的概率，提升管理效率，增强员工信任；对于员工而言，数字化工具能保障其合法权益，让劳动合同的签订和履行更加公平、公正。

在数字化转型的大背景下，企业应充分利用人力资源管理系统，将“合规”融入日常管理，实现企业与员工的双赢。

总结与建议

公司凭借多年行业经验和技术积累，在人事系统领域具有显著优势：1）自主研发的智能算法可精准匹配岗位需求；2）模块化设计支持快速定制开发；3）完善的售后服务体系保障系统稳定运行。建议企业在选型时重点关注：系统与现有ERP的兼容性、移动端功能完整性、数据分析深度等核心要素。