人力资源管理系统助力企业解决劳动合同续签难题：江苏地区案例与在线人事系统使用教程

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本篇文章结合江苏地区企业常见的劳动合同续签程序问题（如固定期限劳动合同到期不续签是否需提前30日通知），剖析企业在续签流程中面临的时效性把控、文书标准化、证据留存等痛点，阐述人力资源管理系统如何通过智能预警、标准化流程模板、电子证据留存等功能破解这些难题，并提供详细的在线人事系统使用教程，帮助企业规范续签流程，降低法律风险，提升人力资源管理效率。

一、企业劳动合同续签的常见痛点——以江苏地区案例为例

在企业人力资源管理中，劳动合同续签是一项看似常规却暗藏风险的工作。尤其对于连续签订两次固定期限劳动合同的员工，到期不续签的程序要求更为严格。以江苏某制造企业为例：员工张某与企业连续签订了两次三年固定期限劳动合同，第二次合同将于2024年12月31日到期。企业因经营调整计划不再续签，但HR因工作繁忙，忘记提前30日以书面形式通知张某。张某得知后，以企业未履行提前通知义务为由申请仲裁，要求支付经济补偿及未提前通知的赔偿金。最终，仲裁委员会支持了张某的请求，企业不仅支付了经济补偿，还额外承担了未提前通知的赔偿金，共计5万余元。

这个案例暴露了企业在劳动合同续签流程中的三大核心痛点：

1. 时效性把控难：易错过法定通知期限

根据《江苏省劳动合同条例》第十八条规定，用人单位应当在劳动合同期满前三十日，以书面形式通知劳动者是否续订劳动合同。但很多企业的HR同时负责招聘、薪酬、绩效等多个模块，日常工作繁忙，容易忘记合同到期时间。即使记得，也可能因流程繁琐（如翻找纸质档案、确认员工联系方式）而延误通知，导致错过法定期限，引发法律纠纷。

2. 文书标准化不足：易引发格式或内容错误

即使企业记得提前通知，通知函的内容也可能存在不规范之处。比如，有的通知函未明确说明不续签的原因，有的未提及经济补偿的标准，这些都可能成为员工申请仲裁的理由。此外，手写或Word文档生成的通知函容易出现格式错误（如未注明企业名称、联系方式），影响法律效力。更关键的是，若通知函未涵盖法定必备条款（如到期时间、经济补偿），可能被认定为“未履行通知义务”，企业需承担不利后果。

3. 证据留存困难：无法证明“已通知”

企业发送通知函后，若员工否认收到，企业需要提供证据证明已履行义务。传统方式中，纸质通知函通过快递发送，不仅效率低（需1-3天），而且难以留存完整证据链（如快递底单易丢失，无法证明员工已签收）。若通过口头通知，更是无法提供任何证据，一旦发生纠纷，企业将处于“举证不能”的不利地位。上述案例中，企业因无法证明“已提前通知”，最终承担了额外赔偿。

二、人力资源管理系统如何破解续签流程难题？

针对上述痛点，人力资源管理系统（尤其是在线人事系统）通过技术手段，为企业提供了一套标准化、智能化的解决方案，有效降低了劳动合同续签的法律风险，提升了管理效率。

1. 智能预警机制：彻底解决“忘记通知”的问题

在线人事系统的核心功能之一是“合同到期预警”。企业可以根据自身需求（如江苏地区需提前30日通知），设置预警时间（如提前30日、60日），系统会自动监控所有员工的合同到期时间。当接近预警时间时，系统会通过短信、邮件或系统消息提醒HR（如“员工张某的合同将于2024年12月31日到期，请于11月30日前发送通知函”）。此外，系统还支持多层预警（如提前30日提醒HR，提前15日提醒部门负责人），确保责任到人。例如，某江苏企业使用在线人事系统后，合同到期预警的准确率达到100%，从未出现过“忘记通知”的情况。

2. 标准化流程模板：确保通知函合法合规

在线人事系统内置了符合各地法律法规的通知函模板（如江苏地区的《劳动合同到期不续签通知函》），模板中包含了法定必备条款（如合同到期时间、不续签原因、经济补偿标准、办理离职手续的时间）。HR只需填入员工姓名、合同期限等具体信息，系统会自动生成规范的通知函。此外，系统还支持自定义模板（如添加企业LOGO、调整格式），但会自动校验模板的合法性（如是否包含“提前30日通知”的条款），避免出现格式或内容错误。例如，某企业通过系统生成的通知函，包含了“本通知函发送之日起30日内，双方办理离职手续”的条款，符合《江苏省劳动合同条例》的要求，有效规避了法律风险。

3. 电子证据留存：构建完整的证据链

在线人事系统支持电子通知函的生成和发送。HR生成通知函后，可以通过系统直接发送给员工（支持邮件、短信或系统内消息），系统会留存发送记录（如发送时间、接收邮箱、短信记录）。员工收到通知后，可以在系统内确认收到（如点击“确认”按钮），系统会留存确认记录（如确认时间、IP地址）。这些电子证据（发送记录、确认记录）具有法律效力（根据《电子签名法》），能够有效证明企业已履行通知义务。例如，上述案例中，若企业使用在线人事系统发送通知函，系统会留存“2024年11月30日发送邮件至张某邮箱”的记录，以及“张某于2024年12月1日点击确认收到”的记录，这些证据足以证明企业已履行提前通知义务，避免纠纷。

4. 数据集中管理：提升流程效率

在线人事系统将员工的合同信息（如合同期限、签订日期、到期时间）集中存储在数据库中，HR可以通过关键词（如员工姓名、部门）一键查询合同信息，无需翻找纸质档案。此外，系统还支持合同状态的实时更新（如“到期终止”“续签”），HR可以随时查看合同的处理进度（如“已发送通知函，等待员工确认”），提升流程的透明度和效率。例如，某企业使用在线人事系统后，查询合同信息的时间从“30分钟/人”缩短至“1分钟/人”，流程效率提升了97%。

三、在线人事系统使用教程：从合同预警到流程闭环

注意事项：合同信息的录入要准确，尤其是合同期限和签订日期，这是系统智能预警的基础。若录入错误（如将“2024年12月31日”录入为“2025年12月31日”），会导致预警时间错误，影响流程的正常进行。

3. 接收智能预警：及时处理合同到期问题

操作步骤：

（1）当合同到期前30日，系统会通过短信、邮件或系统消息提醒HR（如“员工张某的合同将于2024年12月31日到期，请于11月30日前发送通知函”）；

（2）HR收到提醒后，点击提醒消息，进入“合同管理”模块，查看员工的详细合同信息（如合同期限、签订日期）；

（3）确认需要处理后，进入“续签流程”模块，选择“不续签”。

注意事项：HR应定期查看系统消息（如每天上午9点），确保及时接收预警提醒。若因特殊情况无法处理，应委托同事代为处理（系统支持权限设置，可授权同事处理）。

4. 生成并发送通知函：确保合法合规

操作步骤：

（1）在“续签流程”模块中，选择“不续签”后，系统会自动生成《劳动合同到期不续签通知函》（基于之前设置的模板）；

（2）确认通知函内容无误（如员工姓名、合同到期时间、经济补偿标准）；

（3）选择发送方式（如邮件、短信），输入员工的联系方式（如员工的公司邮箱、手机号）；

（4）点击“发送”，系统会留存发送记录（如发送时间、接收邮箱、短信记录）；

（5）系统会向HR发送“发送成功”的提醒（如短信：“您发送给张某的《劳动合同到期不续签通知函》已成功发送，请注意查收反馈”）。

注意事项：发送通知函后，HR应及时关注员工的反馈（如是否收到通知）。若员工未收到，应重新发送（系统会留存重新发送的记录），避免因“未送达”引发纠纷。

5. 反馈确认与结果归档：完成流程闭环

操作步骤：

（1）员工收到通知函后，可以通过系统内的链接（如邮件中的“确认收到”按钮）确认收到；

（2）系统会留存员工的确认记录（如确认时间、IP地址、设备信息）；

（3）HR查看员工的确认记录后，进入“合同管理”模块，更新合同状态为“到期终止”；

（4）系统会自动将通知函、发送记录、确认记录归档（存储在员工的合同档案中），便于后续查询（如仲裁时，可快速导出证据）。

注意事项：若员工拒绝确认收到，HR可以通过系统的“催促”功能（如再次发送短信、邮件）提醒员工。若员工仍拒绝，系统会留存催促记录（如“2024年12月5日，再次发送通知函给张某，未收到确认”），这些记录可以作为证据，证明企业已履行通知义务。

6. 后续流程处理：经济补偿与离职手续

操作步骤：

（1）根据《劳动合同法》的规定，企业不续签固定期限劳动合同的，应向员工支付经济补偿（经济补偿按员工在本单位工作的年限，每满一年支付一个月工资的标准向员工支付）；

（2）进入“薪酬管理”模块，系统会自动计算员工的经济补偿金额（基于员工的工作年限、月工资）；

（3）确认计算结果无误后，通过系统向员工发放经济补偿（如银行转账），系统会留存发放记录（如转账时间、金额、银行流水）；

（4）进入“离职管理”模块，办理员工的离职手续（如交接工作、退还公司财产），系统会留存离职手续的记录（如交接清单、退还记录、离职证明）。

注意事项：经济补偿的计算应符合法律法规的规定（如月工资的计算标准为“员工过去12个月的平均工资”，包括奖金、津贴等）。系统会自动校验计算结果的合法性（如是否超过当地上年度职工月平均工资的3倍），避免出现错误。

四、总结：人力资源管理系统是企业应对续签难题的“利器”

通过上述教程可以看出，在线人事系统通过智能预警、标准化流程、电子证据留存等功能，有效解决了企业在劳动合同续签流程中的痛点（如忘记提前通知、文书不规范、证据不足）。对于江苏地区的企业来说，系统的设置（如30日预警、标准通知函模板）符合《江苏省劳动合同条例》的规定，能够帮助企业规范流程，降低法律风险。

此外，在线人事系统的使用不仅提升了流程效率（如自动生成通知函、一键发送），还降低了人力成本（如减少HR翻找档案、手动计算的时间）。例如，某江苏企业使用在线人事系统后，劳动合同续签流程的时间从“5天/人”缩短至“1天/人”，人力成本降低了80%。

最后需要强调的是，系统的使用需要结合企业的实际情况（如所在地区的法律法规、企业的管理制度）。企业应根据自身需求调整系统的设置（如预警时间、通知模板），确保系统的功能与企业的需求匹配。同时，企业应定期对系统的使用情况进行评估（如流程效率、风险防控效果），不断优化系统的设置，提升管理效率。

总之，人力资源管理系统是企业应对劳动合同续签难题的“利器”，能够帮助企业规范流程、降低风险、提升效率，是现代企业人力资源管理的必备工具。

总结与建议

公司拥有多年人事系统开发经验，技术团队专业稳定，系统功能全面且支持定制化开发，能够满足不同规模企业的需求。建议企业在选择人事系统时，优先考虑系统的扩展性和售后服务，确保系统能随着企业发展而升级，同时选择有良好口碑的服务商以获得长期稳定的技术支持。