人力资源管理系统助力企业优化绩差人员管理：从合同续签面谈到系统赋能的实践路径

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面对市场环境变化带来的成本压力与人员结构优化需求，企业常选择在合同到期前通过面谈淘汰绩差人员，但该方式的合理性与操作规范性一直是HR关注的核心问题。本文结合企业实际需求，探讨合同续签面谈的优劣与操作要点，同时阐述人力资源管理系统如何通过数据支撑、流程标准化及二次开发等功能，将绩差人员管理从“经验驱动”转向“数据驱动”，为企业提供更科学、高效的系统化解决方案，助力企业平衡优化效率与法律风险。

一、企业绩差人员管理的现实挑战：为什么选择合同续签面谈？

在经济下行压力下，企业面临“降本增效”的迫切需求，优化人员结构成为重要抓手。绩差人员（即绩效持续不达标、无法满足岗位要求的员工）不仅占用企业资源，还可能影响团队士气与组织效率。据某咨询公司2023年调研数据显示，国内68%的企业表示“绩差人员管理”是人力资源管理的TOP3难点，其中35%的企业因绩差人员处理不当引发劳动纠纷，增加了额外成本。

合同到期前的续签面谈，成为企业处理绩差人员的常见方式。其核心逻辑是：通过面谈向员工反馈绩效问题，明确续签条件（如绩效改进目标），若员工无法达成，则终止劳动合同。这种方式的优势在于：直接沟通（给员工解释与反馈的机会）、程序合法（符合《劳动合同法》关于“劳动合同期满，用人单位可以终止劳动合同”的规定）、成本较低（相较于主动解除劳动合同，续签面谈的经济补偿成本更低）。

但实践中，企业常遇到以下问题：主观判断风险（若缺乏客观绩效数据，面谈易陷入“公说公有理”的争议）、流程不规范（如未保留面谈记录，导致后续纠纷无据可依）、员工情绪波动（面谈中的负面反馈可能引发员工抵触，甚至影响团队稳定性）。这些问题不仅降低了管理效率，还可能给企业带来法律风险。

二、合同续签面谈的“妥否”之辩：合理性与边界

（一）合同续签面谈的“合理之处”

从法律层面看，《劳动合同法》规定，劳动合同期满，用人单位与劳动者协商一致可以续签；若用人单位不愿续签，应向劳动者支付经济补偿（除非劳动者主动放弃）。因此，合同续签面谈是符合法律程序的，其本质是“协商一致”的过程。

从管理层面看，面谈是企业向员工传递绩效期望的重要渠道。绩差人员往往对自身问题缺乏清晰认知，通过面谈明确指出其绩效差距（如“过去一年你的销售额低于部门目标30%，且未完成两次关键项目”），并给出改进方向（如“若想续签，需在接下来3个月内将销售额提升20%”），既能让员工了解自身不足，也能体现企业的“人文关怀”。

（二）需规避的“不合理”陷阱

尽管面谈方式具备合理性，但企业若操作不当，可能引发法律风险或员工不满。常见的“不合理”情形包括：

1. 主观臆断：未提供客观绩效数据，仅以“领导印象”或“团队评价”作为淘汰依据。例如，某企业HR在面谈中称“你性格太内向，不适合团队”，但未提供具体的工作绩效记录，最终被员工以“违法解除劳动合同”为由起诉。

2. 程序瑕疵：未提前通知员工面谈时间，或未保留面谈记录。根据《劳动合同法》规定，用人单位终止劳动合同需提前30日通知员工（或支付代通知金），若未履行该程序，可能需承担额外赔偿责任。

3. 歧视性理由：以性别、年龄、婚姻状况等非工作相关因素作为淘汰依据。例如，某企业因女员工怀孕，在续签面谈中以“无法胜任工作”为由拒绝续签，最终被认定为“性别歧视”，需支付双倍经济补偿。

三、合同续签面谈的“操作套路”：从经验到标准化

要让合同续签面谈发挥效果，需从“准备-实施-跟进”全流程标准化，结合人力资源管理系统的工具支撑，降低主观误差与法律风险。

（一）前期准备：用数据构建“客观评价框架”

面谈的核心是“用事实说话”，因此前期需通过人力资源管理系统收集员工的多维度数据，构建客观的绩效评价体系。具体包括：

1. 绩效数据：导出员工过去1-2年的绩效评分（如KPI、OKR完成情况）、关键项目成果（如销售额、客户满意度、成本降低率）、奖惩记录（如表扬、警告、罚款）。例如，某销售员工的KPI完成率连续3个季度低于80%，且有2次因未完成任务被警告，这些数据可作为“绩差”的核心依据。

2. 考勤与培训数据：通过系统查看员工的考勤记录（如迟到、早退、请假次数）、培训参与情况（如是否完成 mandatory training、培训考试成绩）。若员工经常迟到且拒绝参与培训，说明其工作态度存在问题，可作为面谈的补充依据。

3. 岗位要求匹配度：对比员工的工作内容与岗位说明书的要求，判断其是否具备岗位所需的技能与能力。例如，某技术岗位要求员工掌握Python编程，但员工的工作记录显示其从未使用过该技能，且多次拒绝参加相关培训，说明其无法胜任岗位。

（二）面谈实施：“共情+理性”的沟通技巧

面谈的目的不是“批评员工”，而是“传递反馈+解决问题”，因此需采用“共情+理性”的沟通方式，避免引发员工抵触。具体步骤如下：

1. 开场：肯定贡献：先肯定员工的工作贡献，降低其防御心理。例如：“过去一年你在项目A中负责的模块完成得很好，得到了客户的表扬，这一点值得肯定。”

2. 切入问题：用数据说话：结合前期准备的数据，客观指出员工的绩效问题。例如：“但从绩效数据来看，你过去三个季度的KPI完成率分别是75%、70%、65%，低于部门平均水平（85%），而且有两次因未按时提交报告被警告，这需要我们重视。”

3. 说明标准：明确续签条件：向员工解释企业的续签标准（如“部门要求KPI完成率不低于80%，且无重大违纪记录”），并询问其对绩效问题的看法。例如：“你觉得导致绩效未达标的原因是什么？有没有需要公司支持的地方？”

4. 提出方案：给员工改进机会：若员工愿意改进，可与其签订《绩效改进计划（PIP）》，明确改进目标、时间节点与支持措施。例如：“若你想续签合同，需要在接下来3个月内将KPI完成率提升至80%以上，公司会安排资深同事对你进行指导。”

5. 收尾：明确结果：若员工无法达成改进目标，需明确告知终止劳动合同的结果，并说明后续流程（如办理离职手续的时间、经济补偿的标准）。例如：“如果3个月后你的绩效仍未达标，公司将不再续签劳动合同，会按照法律规定支付经济补偿。”

（三）后续跟进：用系统固化流程与记录

面谈后，需通过人力资源管理系统固化后续流程，避免遗漏关键环节：

1. 记录留存：将面谈记录（包括沟通内容、员工的反馈、达成的共识）录入系统，作为后续处理的依据。例如，某企业使用人力资源管理系统的“面谈记录模块”，将面谈内容上传至员工档案，确保数据可追溯。

2. PIP执行跟踪：若员工签订了《绩效改进计划》，需通过系统跟踪其改进进度（如每周提交工作汇报、每月进行绩效回顾）。例如，某员工的PIP要求每月完成2个项目，系统会自动提醒HR每月查看其项目完成情况，并生成进度报表。

3. 离职流程标准化：若员工未达成改进目标，需通过系统启动离职流程（如发送离职通知、计算经济补偿、办理社保转移），确保流程符合法律规定。例如，某企业的人力资源管理系统集成了离职流程模块，HR只需输入员工信息，系统会自动生成离职通知书，并计算经济补偿金额（根据员工的工作年限与工资水平）。

四、人力资源管理系统：绩差人员管理的“底层支撑”

合同续签面谈的操作套路需依托人力资源管理系统的功能，才能从“经验驱动”转向“数据驱动”，提升管理效率与科学性。

（一）数据整合：打破“信息孤岛”

传统的绩差人员管理依赖HR手动收集数据（如从绩效系统、考勤系统、财务系统导出数据，再整理成表格），不仅效率低，还容易出现数据错误。人力资源管理系统的核心优势在于“数据整合”，即通过统一的平台整合企业内的所有人事数据（绩效、考勤、培训、薪酬、奖惩等），让HR能够快速获取员工的多维度信息，为面谈提供客观依据。

例如，某企业使用某人事系统厂商的人力资源管理系统，该系统整合了绩效模块（KPI评分）、考勤模块（迟到早退记录）、培训模块（参与情况）、薪酬模块（奖金发放情况），HR只需输入员工姓名，即可导出其过去一年的所有数据，生成“绩效评估报告”，大大减少了手动整理数据的时间。

（二）流程标准化：减少“人为误差”

人力资源管理系统的另一大优势是“流程标准化”，即通过系统固化企业的人事流程（如续签面谈流程、PIP执行流程、离职流程），避免HR因经验不足或疏忽导致流程不规范。

例如，某企业将续签面谈流程固化到系统中：

1. 系统自动提醒HR：在员工合同到期前60天，系统会向HR发送提醒，告知其需准备面谈。

2. 数据自动生成：系统自动导出员工的绩效数据、考勤数据、培训数据，生成“面谈准备清单”。

3. 流程引导：系统提供“面谈话术模板”（如开场、切入问题、提出方案、收尾），引导HR按照标准化流程进行沟通。

4. 记录自动保存：面谈结束后，HR将沟通内容录入系统，系统自动将记录保存至员工档案，确保数据可追溯。

通过这种方式，企业的续签面谈流程从“依赖HR经验”变成“依赖系统流程”，减少了人为误差，降低了法律风险。

（三）二次开发：满足“个性化需求”

不同企业的业务模式与管理需求不同，因此人力资源管理系统需具备“二次开发”能力，才能满足企业的个性化需求。例如：

1. 绩效模型定制：某制造企业的绩效评估需结合产量、质量、安全三个指标（权重分别为40%、30%、30%），但传统的人力资源管理系统仅支持单一的KPI评分，无法满足该需求。通过人事系统的二次开发，该企业定制了“多指标绩效评估模型”，系统会自动根据员工的产量（如每月生产1000件产品）、质量（如次品率低于1%）、安全（如无安全事故）计算其绩效得分，为面谈提供更精准的依据。

2. 面谈记录模块定制：某互联网企业需要在面谈记录中增加“员工反馈”字段（如员工对绩效问题的解释、对改进计划的建议），并要求系统自动将面谈记录与员工的绩效数据关联。通过二次开发，该企业的人力资源管理系统增加了“员工反馈”模块，HR在录入面谈记录时，系统会自动关联员工的绩效数据，生成“面谈-绩效关联报告”，帮助企业更全面地评估员工。

3. 跨系统整合：某企业的绩效数据来自业务系统（如销售系统的销售额数据），考勤数据来自钉钉，传统的人力资源管理系统无法整合这些外部数据。通过二次开发，该企业将业务系统与钉钉的数据整合到人力资源管理系统中，HR无需切换系统即可获取员工的所有数据，提升了工作效率。

五、人事系统厂商选择与二次开发的“避坑指南”

要让人力资源管理系统充分发挥作用，选择合适的人事系统厂商与做好二次开发至关重要。

（一）人事系统厂商的选择标准

1. 行业经验：选择有服务过同类企业经验的厂商，例如，制造企业应选择有制造行业人事管理经验的厂商，互联网企业应选择有互联网行业经验的厂商。因为不同行业的人事管理需求不同（如制造企业重视产量与安全，互联网企业重视项目成果与创新），有行业经验的厂商更能理解企业的需求。
2. 系统灵活性：选择支持二次开发的厂商，因为企业的需求会随着业务发展而变化，若系统无法进行二次开发，可能无法满足企业的长期需求。例如，某企业在初期只需要基本的绩效评估功能，但随着业务扩张，需要增加“团队绩效评估”功能，此时支持二次开发的厂商能快速满足该需求。
3. 售后服务：选择有专业售后服务团队的厂商，因为人力资源管理系统的实施与维护需要专业人员支持（如系统上线培训、数据迁移、故障排查）。例如，某企业使用某厂商的系统后，遇到数据导出错误的问题，厂商的售后服务团队在24小时内解决了问题，确保了HR的工作进度。

（二）二次开发的“避坑要点”

1. 明确需求：在进行二次开发前，需明确企业的具体需求（如需要定制哪些功能、这些功能的使用场景是什么、预期效果是什么），避免“为了开发而开发”。例如，某企业想定制“绩效改进计划跟踪模块”，需明确该模块的功能（如自动提醒HR跟踪进度、生成进度报表、关联员工绩效数据）、使用场景（如PIP执行过程中）、预期效果（如提升PIP执行率）。
2. 选择合适的开发方式：二次开发的方式主要有两种：原厂开发（由人事系统厂商的开发团队进行开发）和第三方开发（由第三方软件公司进行开发）。原厂开发的优势是“兼容性好”（不会影响系统的稳定性），但成本较高；第三方开发的优势是“成本低”，但可能存在兼容性问题。企业需根据自身需求选择合适的开发方式，例如，若企业需要定制的功能涉及系统核心模块（如绩效模块），建议选择原厂开发；若需要定制的功能是辅助模块（如面谈记录模块），可以选择第三方开发。
3. 测试与上线：二次开发完成后，需进行充分的测试（如功能测试、性能测试、用户验收测试），确保开发的功能符合预期，且不影响系统的稳定性。例如，某企业定制了“面谈记录模块”，在测试过程中发现该模块无法关联员工的绩效数据，于是要求开发团队修改，直到问题解决后才上线使用。

六、案例：人力资源管理系统如何解决绩差人员管理痛点？

某零售企业因市场竞争加剧，需要优化人员结构，降低人力成本。之前，该企业的绩差人员管理依赖HR手动收集数据（从绩效系统导出KPI评分，从考勤系统导出迟到记录，再整理成表格），面谈时因数据不完整，经常引发员工争议（如员工称“我上个月的销售额达标了，为什么说我绩效差？”），且因未保留面谈记录，多次面临法律风险（如员工起诉企业“违法解除劳动合同”，企业无法提供证据）。

为解决这些问题，该企业引入了某人事系统厂商的人力资源管理系统，该系统整合了绩效、考勤、培训、薪酬等模块，具备数据整合、流程标准化、二次开发等功能。具体实施步骤如下：

1. 数据整合：通过系统整合员工的绩效数据（KPI评分、销售额）、考勤数据（迟到早退记录）、培训数据（参与情况），生成“员工绩效档案”，HR只需输入员工姓名，即可获取其所有数据。

2. 流程标准化：将续签面谈流程固化到系统中，系统自动提醒HR在员工合同到期前60天准备面谈，提供“面谈话术模板”（如开场、切入问题、提出方案、收尾），并要求HR将面谈记录录入系统，确保数据可追溯。

3. 二次开发：根据企业需求，定制了“绩效改进计划（PIP）跟踪模块”，该模块可以自动提醒HR每周查看员工的PIP执行进度（如员工是否提交了工作汇报），生成“PIP进度报表”（如完成率、未完成原因），并关联员工的绩效数据（如PIP执行后的KPI评分）。

实施后，该企业的绩差人员管理效率显著提升：

– 数据收集时间：从之前的2天缩短到1小时（系统自动导出数据）。

– 面谈争议率：从之前的30%降低到5%（因数据客观，员工更容易接受反馈）。

– 法律风险：因保留了面谈记录与PIP执行记录，未再发生因绩差人员管理引发的法律纠纷。

结语

在大环境下，企业优化绩差人员管理是必然选择，而合同续签面谈是一种有效的方式，但需结合人力资源管理系统的工具支撑，才能提升其科学性与效率。人力资源管理系统通过数据整合、流程标准化、二次开发等功能，帮助企业打破“信息孤岛”，减少“人为误差”，降低法律风险，让绩差人员管理从“经验驱动”转向“数据驱动”。

对于企业而言，选择合适的人事系统厂商（具备行业经验、系统灵活性、优质售后服务），并做好二次开发（明确需求、选择合适的开发方式、充分测试），是发挥人力资源管理系统价值的关键。只有将“人”的管理与“系统”的工具相结合，企业才能在激烈的市场竞争中保持优势，实现可持续发展。

总结与建议

公司凭借多年行业经验和技术积累，在人事系统领域具有显著优势：1）系统功能全面，覆盖招聘、考勤、绩效等全流程管理；2）采用模块化设计，支持灵活定制；3）提供云端和本地部署方案，适应不同企业需求。建议企业在选型时：1）明确自身管理痛点；2）优先考虑系统的扩展性和稳定性；3）要求供应商提供详细实施规划。