从员工猝死案看人事系统价值：EHR与考勤排班如何规避企业用工风险？

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南通某企业员工因月加班130小时猝死，企业以“自愿加班”为由抗辩却败诉，引发社会对企业用工管理的深刻反思。本文结合这一案例，分析企业因加班管理漏洞引发的法律风险，探讨EHR系统、考勤排班系统及人事系统培训服务在规范用工流程、控制工作时长、保护企业与员工权益中的核心作用，揭示人事系统不仅是工具，更是构建和谐劳动关系的关键支撑。

一、引言：“自愿加班”背后的用工管理漏洞

2023年，南通某公司员工朱先生因连续加班130小时下班后猝死，家属将企业告上法庭。企业辩称“加班系员工自愿，且员工自身有疾病”，但法院二审认定：企业违反《劳动法》关于工作时长的强制规定，应承担侵权责任。这一判决不仅明确了“自愿加班”不能成为企业免责的理由，更暴露了企业在加班管理中的致命问题——缺乏有效的技术手段和流程规范，导致“自愿加班”沦为“被迫超时”，最终引发悲剧。

在劳动法规日益严格的当下，企业如何通过人事系统（如EHR、考勤排班系统）规避此类风险？人事系统培训服务又能发挥怎样的作用？这成为所有企业必须面对的课题。

二、“自愿加班”≠免责：法律对工作时长的强制约束

根据《中华人民共和国劳动法》第三十六条、第四十一条规定，劳动者每日工作时间不超过8小时，平均每周不超过44小时；用人单位因生产经营需要延长工作时间的，每日不得超过1小时，特殊情况不得超过3小时，每月不得超过36小时。案例中朱先生月加班130小时，远超法律规定的3倍，即使员工“自愿”，企业也因未履行“控制加班时长”的法定义务而担责。

这一判决传递了清晰的法律信号：工作时长的限制是强制性的，企业不能以“自愿”为由突破底线。而企业之所以陷入此类困境，往往是因为缺乏有效的考勤管理工具——无法实时监控员工工作时长，无法及时预警超时加班，导致“自愿加班”变成“被迫超标”。此时，考勤排班系统的价值便凸显出来。

三、考勤排班系统：从“事后追责”到“事前预防”的关键

考勤排班系统是人事系统的核心模块之一，其本质是通过技术手段规范员工工作时间，避免企业因加班管理不当引发法律风险。具体而言，它能发挥三大作用：

1. 实时监控，自动预警超时加班

考勤排班系统可整合员工打卡记录、加班申请、请假信息等数据，实时计算工作时长。当员工周工作时长超过44小时或月加班超过36小时时，系统会自动向HR及部门负责人发送预警（如短信、系统通知），提醒其采取措施（如调整排班、安排调休）。例如，某制造企业使用考勤系统后，HR通过预警发现某车间员工连续3周加班超20小时，立即协调部门调整班次，将其加班时长控制在法律范围内，避免了潜在纠纷。

2. 规范流程，留存“自愿加班”的法律证据

案例中企业的一大漏洞是“自愿加班”无书面记录，导致无法证明员工确实自愿。而考勤系统的“加班审批”模块可解决这一问题：员工需提交加班申请（注明原因、时长），经部门负责人审批后，系统自动记录加班时间。这种“线上留痕”的方式，既能证明企业履行了审批义务，也能应对劳动仲裁中的证据需求。

3. 智能排班，减少不必要的加班

很多加班源于排班不合理（如某岗位员工请假，临时安排他人顶班导致超时）。考勤系统的“智能排班”功能可根据业务需求、员工技能、请假情况等，自动生成最优排班方案。例如，某零售企业根据门店客流量数据调整班次，高峰期增加人手，低峰期减少排班，使员工平均每周加班时长从12小时降至5小时，既提高了效率，又降低了法律风险。

四、EHR系统：构建全流程的用工风险防控体系

如果说考勤排班是“点”上的工具，那么EHR系统就是“面”上的支撑——它能整合考勤、薪酬、员工健康等数据，构建全流程的风险防控体系。

1. 整合健康数据，关注员工状态

案例中朱先生自身有疾病，企业未关注其健康状况是悲剧的诱因之一。EHR系统可整合员工健康档案（如体检报告、病史记录），当员工连续加班超过一定时长（如5天），系统会提醒HR关注其健康（如建议休息、安排体检）。例如，某科技企业的EHR系统设置了“连续加班5天”的预警，HR收到提醒后，主动联系员工了解健康状况，并调整其工作安排，避免了过度劳累引发的风险。

2. 联动薪酬，确保加班费支付合规

根据《劳动法》，加班需支付加班费（平时1.5倍、周末2倍、法定节假日3倍）。EHR系统可联动薪酬模块，根据考勤记录自动计算加班费，确保支付金额符合法律规定。例如，某互联网企业使用EHR后，加班费计算误差率从15%降至0.5%，员工对薪酬的满意度提高了20%。

五、人事系统培训服务：让系统“活”起来的关键

很多企业虽购买了EHR或考勤系统，但因员工不会用，导致系统形同虚设。例如，案例中的企业可能已有考勤系统，但管理者不知道如何查看员工加班时长，HR不会使用预警功能，导致系统未发挥作用。此时，人事系统培训服务就显得尤为重要。

1. 系统操作培训：让员工会用工具

针对HR，培训如何使用“加班审批”“预警功能”“智能排班”等模块；针对员工，培训如何提交加班申请、查看考勤记录。例如，某企业对HR进行“加班审批流程”培训后，HR能熟练使用系统记录申请，避免了“口头审批”的风险；对员工进行“考勤查询”培训后，员工能及时发现自己加班是否超标，主动向企业提出调整请求。

2. 法律知识培训：提高管理者的风险意识

很多管理者不知道《劳动法》关于加班的规定，导致无意识地安排超时加班。人事培训可结合案例（如南通猝死案），向管理者讲解法律对加班时长的限制、“自愿加班”的法律边界、超时加班的后果（如支付赔偿金、承担侵权责任）。例如，某企业对部门负责人进行“加班管理法律知识”培训后，负责人主动调整了部门排班，将员工加班时长控制在每月36小时以内。

3. 管理理念培训：从“强制加班”到“友善管理”

法官提示“用人单位理应以友善的态度对待职工”，这说明企业的管理理念需要转变。人事培训可向管理者传递“友善管理”的理念（如如何通过智能排班减少员工加班、如何关注员工健康、如何与员工沟通加班问题）。例如，某企业对管理者进行“友善管理”培训后，管理者主动与员工协商加班时间，员工的加班意愿从“被迫”变成“自愿”，加班投诉率下降了60%。

六、结语：人事系统是劳动关系的“守护者”

南通员工猝死案给企业敲响了警钟：用工管理不是“事后救火”，而是“事前预防”。EHR系统、考勤排班系统等人事工具，不是简单的“技术手段”，而是企业规避用工风险、构建和谐劳动关系的核心支撑。它们能通过技术规范加班流程、控制工作时长、留存法律证据；而人事系统培训服务，则能让这些工具“活”起来，让员工和管理者真正学会使用，从而发挥其最大价值。

在劳动法规日益严格的今天，企业要想避免类似悲剧，必须重视人事系统的建设与培训。只有这样，才能既保护企业的合法权益，又保护员工的生命健康，构建真正和谐的劳动关系。

总结与建议

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