人事系统如何规避综合工时制执行风险——从一起代签纠纷说起

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本文结合某企业综合工时制续延中的代签纠纷，探讨了综合工时制的法律生效条件，以及人事系统（尤其是考勤排班系统、人事云平台）在流程规范、证据留存中的作用。通过分析案例中的法律关键点，提出企业应通过人事系统优化签字确认流程、实时记录员工反馈、联动审批数据，从而规避因签字问题引发的劳动争议，保障综合工时制的合法执行。

一、案例背景：代签引发的综合工时制效力争议

某企业2021年申请综合工时制，经全体员工签字确认并公示后，获得劳动行政部门审批，有效期1年。2022年续延综合工时制时，企业要求员工再次签字，但其中一名员工的签字由组长代签，未取得本人同意（该员工2021年为本人签字）。2023年，该员工因调岗纠纷提出异议，主张2022年以来的综合工时制未获本人认可，不应适用。企业则认为，其他员工均已签字，且审批流程合规，应认定该员工执行综合工时制。

二、综合工时制的法律生效条件

要回答“代签是否影响综合工时制效力”的问题，需先明确综合工时制的合法执行要件。根据《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》及《关于企业实行不定时工作制和综合计算工时工作制的审批办法》（劳部发〔1994〕503号）等规定，综合工时制的生效需满足以下三个核心条件：

1. 行政审批：劳动行政部门的批准是前提

《劳动法》第三十九条明确规定：“企业因生产特点不能实行本法第三十六条、第三十八条规定的，经劳动行政部门批准，可以实行其他工作和休息办法。” 综合工时制作为“其他工作和休息办法”的一种，必须经劳动行政部门审批后方可实行。未经审批的综合工时制，即使员工签字确认，也因违反法律强制性规定而无效。

在上述案例中，企业2021年和2022年的综合工时制均经审批，满足“行政许可”要件。但需注意，审批有效期通常为1年（具体以各地规定为准），续延需重新申请，否则超过有效期后，综合工时制自动失效。

2. 员工同意：协商一致是核心

综合工时制改变了标准工时制（每日8小时、每周40小时）的工作时间安排，属于劳动合同内容的重大变更。根据《劳动合同法》第三十五条：“用人单位与劳动者协商一致，可以变更劳动合同约定的内容。变更劳动合同，应当采用书面形式。” 因此，企业实行综合工时制，必须与员工协商一致，并通过书面形式确认（如签字的《综合工时制确认书》）。

实践中，部分企业认为“只要审批通过，就能强制实行综合工时制”，这是对法律的误解。劳动行政部门的审批是“企业可以实行”的许可，而非“企业必须实行”的强制要求，最终是否适用仍需员工同意。即使审批通过，若员工未签字确认，企业单方面实行综合工时制，仍可能被认定为“未协商一致”，从而引发劳动争议。

3. 公示告知：保障员工知情权

《关于企业实行不定时工作制和综合计算工时工作制的审批办法》第六条规定：“企业实行不定时工作制和综合计算工时工作制，应向职工广泛宣传，使职工了解其内容和特点。” 公示的目的是保障员工的知情权，确保员工知晓综合工时制的工作时间计算方式、休息休假安排及加班费支付标准等内容。

公示的方式通常包括企业内部公告、邮件通知、员工手册发放等，但需留存证据（如公告照片、邮件记录、员工签收记录）。若企业未公示，即使员工签字，也可能以“不知情”为由主张签字无效。

三、代签对综合工时制效力的影响

回到案例中的核心问题：2022年续延综合工时制时，员工的签字由组长代签，未取得本人同意，该员工是否应执行综合工时制？

1. 代签的法律性质：未经授权的代理无效

根据《民法典》第一百七十一条：“行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后，仍然实施代理行为，未经被代理人追认的，对被代理人不发生效力。” 组长代签员工的名字，属于“没有代理权”的行为，若未取得员工的追认（如事后签字确认），则代签对员工不发生效力。

因此，2022年续延综合工时制时，该员工的签字系代签且未获追认，应认定为“未同意”，企业与该员工未就2022年的综合工时制达成协商一致。

2. 2021年与2022年的效力区分：续延需重新确认

2021年，该员工本人签字确认了综合工时制，因此2021年的综合工时制对其有效。但2022年续延属于新的审批周期，需重新与员工协商一致。即使2021年员工同意，也不代表2022年自动延续——综合工时制的“续延”本质是劳动合同内容的再次变更，仍需员工重新签字确认。

因此，2022年以来，该员工未同意综合工时制，企业不能强制其执行，应恢复标准工时制。

3. 其他员工签字的影响：不具有“类推效力”

企业主张“其他员工均已签字，故该员工应执行”，这一理由无法成立。劳动争议的处理遵循“个体性”原则，即每个员工的劳动合同是独立的，其他员工的同意不能替代该员工的同意。即使99%的员工签字，只要1名员工未同意，企业也不能强制其执行综合工时制。

四、人事系统在规避风险中的作用

案例中的纠纷，本质是企业在综合工时制续延流程中，未规范员工签字环节，导致证据留存不足。人事系统（尤其是考勤排班系统、人事云平台）作为企业人力资源管理的核心工具，可通过以下方式优化流程，规避此类风险：

1. 电子签字流程：确保签字的真实性

传统的纸质签字容易出现代签、伪造等问题，而人事云平台的电子签字功能（如基于区块链的电子签名）可实现“不可篡改、可追溯”，确保签字是员工本人的真实意思表示。例如，企业在续延综合工时制时，可通过人事云平台向员工发送电子《综合工时制确认书》，员工需通过人脸识别或短信验证后才能签字，签字记录自动留存于系统，避免代签风险。

2. 流程联动：审批与签字同步

人事系统可将综合工时制的审批流程与员工签字流程联动，确保只有员工签字确认后，企业才向劳动行政部门提交审批申请。例如，人事云平台可设置“员工签字→部门审核→HR审批→提交劳动部门”的流程，若员工未签字，流程无法进入下一步，避免“先审批后签字”的倒置风险。

3. 实时记录：留存完整证据链

考勤排班系统可实时记录员工的工作时间、休息休假情况，若员工主张未实行综合工时制，系统可提供以下证据：（1）员工签字的《综合工时制确认书》；（2）企业向劳动行政部门提交的审批资料；（3）员工的考勤记录（如综合计算周期内的总工作时间未超过法定标准）；（4）企业公示综合工时制的证据（如内部公告记录）。这些证据可形成完整的证据链，在劳动争议中支持企业的主张。

4. 预警机制：及时提醒续延

综合工时制的有效期通常为1年，人事系统可设置预警机制，在有效期届满前1个月提醒HR启动续延流程，避免因遗忘续延导致综合工时制失效。例如，人事云平台可自动向HR发送邮件或短信提醒：“某部门综合工时制将于2024年5月31日到期，请于2024年4月30日前完成员工签字及审批流程。”

五、结论：企业应如何应对

结合案例及法律分析，企业在执行综合工时制时，应注意以下几点：

1. 严格遵守“协商一致”原则

无论首次申请还是续延综合工时制，都必须与员工协商一致，确保签字是员工本人的真实意思表示。避免代签、伪造签字等行为，若员工拒绝签字，企业应与其沟通，了解原因，若无法达成一致，应安排其执行标准工时制。

2. 规范流程，留存证据

通过人事系统优化签字、审批、公示流程，留存完整的证据链（如电子签字记录、审批资料、公示记录、考勤记录）。这些证据是企业应对劳动争议的关键。

3. 关注法律变化，及时调整政策

各地劳动行政部门对综合工时制的审批要求可能存在差异（如审批有效期、适用岗位范围），企业应通过人事系统或专业法律渠道及时了解当地政策变化，调整综合工时制的执行方案。

六、法条依据总结

1. 《中华人民共和国劳动法》第三十九条：“企业因生产特点不能实行本法第三十六条、第三十八条规定的，经劳动行政部门批准，可以实行其他工作和休息办法。”
2. 《中华人民共和国劳动合同法》第三十五条：“用人单位与劳动者协商一致，可以变更劳动合同约定的内容。变更劳动合同，应当采用书面形式。”
3. 《中华人民共和国劳动合同法》第二十六条：“下列劳动合同无效或者部分无效：（一）以欺诈、胁迫的手段或者乘人之危，使对方在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同的；（二）用人单位免除自己的法定责任、排除劳动者权利的；（三）违反法律、行政法规强制性规定的。”
4. 《关于企业实行不定时工作制和综合计算工时工作制的审批办法》（劳部发〔1994〕503号）第五条：“企业实行综合计算工时工作制，应报经劳动行政部门批准。”
5. 《关于企业实行不定时工作制和综合计算工时工作制的审批办法》（劳部发〔1994〕503号）第六条：“企业实行不定时工作制和综合计算工时工作制，应向职工广泛宣传，使职工了解其内容和特点。”

结语

综合工时制是企业应对生产特点的重要用工方式，但合法执行的关键是“行政审批+员工同意+公示告知”。案例中的代签纠纷，暴露了企业在流程规范中的漏洞，而人事系统（考勤排班系统、人事云平台）可通过优化流程、留存证据，有效规避此类风险。企业应重视人事系统的作用，将法律要求融入系统流程，确保综合工时制的合法执行，避免因流程问题引发劳动争议。

总结与建议

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