员工未终止原劳动关系，企业能签合同吗？EHR系统如何帮你避开用工“雷区”

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当企业遇到未与原单位终止劳动关系的员工时，签订劳动合同可能暗藏法律风险——连带赔偿责任、商业秘密泄露、竞业限制纠纷等问题可能接踵而至。本文结合《劳动合同法》相关规定与实际案例，解析未终止原劳动关系的用工风险，并探讨如何通过EHR系统、绩效考评系统、人力资源云系统等工具，实现从入职审核到在职监控的全流程风险管控，帮助企业规避用工风险，提升人力资源管理的规范性与效率。

一、未终止原劳动关系签合同，企业可能面临哪些法律风险？

在招聘旺季或急缺岗位时，部分企业为了快速填补空缺，可能会忽视员工的原劳动关系状态，直接与未离职的员工签订劳动合同。然而，这种行为可能给企业带来严重的法律风险。

根据《中华人民共和国劳动合同法》第九十一条规定：“用人单位招用与其他用人单位尚未解除或者终止劳动合同的劳动者，给其他用人单位造成损失的，应当承担连带赔偿责任。”这意味着，如果企业招聘了未与原单位终止劳动关系的员工，且该员工的行为给原单位造成了损失（如泄露商业秘密、违反竞业限制、影响原单位工作进度等），原单位有权向企业索赔，企业需与员工共同承担连带赔偿责任。

现实中，这样的案例并不少见。某科技公司曾招聘一名未从原单位离职的研发人员，该员工将原单位的核心技术资料带到新公司，用于新项目开发。原单位发现后，以“侵犯商业秘密”为由将该员工与新公司一同起诉，最终法院判决新公司承担连带赔偿责任，赔偿原单位经济损失500万元。此外，未终止原劳动关系的员工可能因精力分散导致工作效率下降，影响本企业的绩效目标达成，甚至因同时在两家公司工作引发考勤、社保缴纳等管理混乱。

除了法律责任，企业还可能面临声誉风险。若因招聘未离职员工引发法律纠纷，可能会被媒体报道，影响企业的雇主品牌形象，导致优秀人才望而却步。

二、前置审核是关键：如何通过EHR系统把好入职关？

要规避未终止原劳动关系的用工风险，企业需在入职环节做好前置审核，而EHR系统（电子人力资源管理系统）可以成为HR的“得力助手”，实现审核流程的自动化与规范化。

1. 离职证明的强制审核：EHR系统的“红线”设置

离职证明是证明员工与原单位终止劳动关系的核心材料。根据《劳动合同法》第五十条规定，用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明。因此，企业在招聘时，应要求员工提供原单位出具的离职证明，并通过EHR系统设置“离职证明”为入职必填项。

现代EHR系统通常具备“入职材料审核”模块，HR可以在系统中定义必填材料清单，当员工提交的材料不完整时，系统会自动向HR发送提醒（如邮件、短信或系统通知），避免遗漏关键信息。例如，某企业的EHR系统设置了“离职证明未上传”的预警机制，若员工在入职前3天仍未上传离职证明，系统会自动将该员工的入职流程暂停，并向负责招聘的HR发送紧急提醒，确保HR及时跟进。

2. 背景调查的自动化：EHR系统对接第三方数据

除了离职证明，企业还可以通过背景调查验证员工的劳动关系状态。传统的背景调查需要HR手动联系原单位或第三方机构，效率低且易出现误差。而EHR系统可以集成第三方背景调查功能，通过对接社保、公积金、学历验证等数据平台，自动获取员工的相关信息。

例如，EHR系统可以对接当地社保部门的数据库，查询员工的社保缴纳记录。若员工的社保仍在原单位缴纳，说明其与原单位的劳动关系尚未终止，系统会立即向HR发送预警。此外，系统还可以查询员工的公积金缴纳记录、劳动合同备案信息等，多维度验证员工的离职状态。某人力资源咨询机构的调查显示，使用EHR系统进行自动化背景调查的企业，入职材料的真实性提升了40%，用工风险降低了35%。

3. 入职声明的法律保障：EHR系统的电子签名功能

为了进一步规避风险，企业可以要求员工签署《入职声明》，声明其已与原单位终止劳动关系，若有虚假陈述，企业有权解除劳动合同并要求赔偿。EHR系统的电子签名功能可以实现《入职声明》的在线签署与存储，确保声明的法律效力。

电子签名具有与手写签名同等的法律效应（根据《电子签名法》），且EHR系统可以自动记录签署时间、IP地址等信息，便于后续追溯。例如，某企业的EHR系统在员工入职时，会自动弹出《入职声明》的电子签署页面，员工需阅读并签署后，才能进入下一步入职流程。系统会将签署后的声明存储在员工的电子档案中，随时可供查询。

三、全流程管控：EHR系统如何监控在职期间的风险？

即使员工通过了入职审核，企业仍需在在职期间监控其劳动关系状态，避免因员工后续与原单位恢复劳动关系或同时在其他单位工作引发风险。EHR系统的全流程管控功能，可以帮助企业实现实时监控与预警。

1. 社保与公积金的实时同步：EHR系统对接政务平台

社保与公积金的缴纳状态是反映员工劳动关系的重要指标。EHR系统可以对接当地政务服务平台，实时获取员工的社保、公积金缴纳信息。若员工的社保或公积金在在职期间突然转到其他单位，说明其可能与其他单位建立了劳动关系，系统会立即向HR发送预警。

例如，某企业的EHR系统设置了“社保缴纳异常”的预警规则，若员工的社保缴纳单位从本企业变为其他单位，系统会自动触发预警，并将该员工的信息推送至HR的工作台。HR可以通过系统查看员工的社保缴纳记录，及时与员工沟通，了解情况。若确认员工同时在其他单位工作，企业可以根据《劳动合同法》第三十九条规定（劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成本单位的工作任务造成严重影响，或者经用人单位提出，拒不改正的，用人单位可以解除劳动合同），解除劳动合同，避免承担连带赔偿责任。

2. 考勤与绩效的关联分析：EHR系统与绩效考评系统协同

员工同时在两家单位工作，可能会出现考勤异常（如经常迟到、早退、请假）或绩效下降的情况。EHR系统可以与绩效考评系统协同，通过分析考勤数据与绩效数据，识别员工的异常状态。

例如，绩效考评系统可以记录员工的任务完成率、加班时长、同事评价等数据，EHR系统将这些数据与考勤数据（如迟到次数、请假天数）进行关联分析。若某员工的任务完成率从90%下降到60%，同时迟到次数增加了5倍，系统会判断该员工可能存在精力分散的情况，并向HR发送预警。HR可以通过绩效考评系统的详细报告，了解员工的工作状态，若确认员工同时在其他单位工作，可及时采取措施。

某制造企业的案例显示，该企业通过EHR系统与绩效考评系统的协同，发现了3名同时在其他单位工作的员工。HR及时与这些员工沟通，要求其终止与其他单位的劳动关系，否则解除劳动合同。最终，2名员工选择了终止其他单位的工作，1名员工被解除劳动合同，避免了企业因员工精力分散带来的生产损失。

3. 劳动合同的动态管理：EHR系统的到期提醒与变更预警

劳动合同的动态管理是规避用工风险的重要环节。EHR系统可以设置劳动合同的到期提醒，当员工的劳动合同即将到期时，系统会自动向HR发送提醒，确保HR及时与员工续签或终止劳动合同。此外，若员工的劳动关系状态发生变更（如与原单位恢复劳动关系），系统会自动更新员工的档案信息，并向HR发送预警。

例如，某企业的EHR系统设置了“劳动合同变更”的预警机制，若员工的社保缴纳单位发生变更（如从本企业变为原单位），系统会自动更新员工的劳动合同状态，并向HR发送提醒。HR可以通过系统查看员工的最新信息，及时与员工沟通，了解情况。若员工与原单位恢复了劳动关系，企业可以根据劳动合同的约定，解除与该员工的劳动合同，避免承担连带赔偿责任。

四、人力资源云系统：整合数据，实现风险预警的智能化

随着云计算技术的发展，人力资源云系统逐渐成为企业规避用工风险的重要工具。人力资源云系统通过整合EHR系统、绩效考评系统、社保平台等多源数据，实现风险预警的智能化与精准化。

1. 多维度数据整合：人力资源云系统的“数据中枢”

人力资源云系统可以整合员工的入职信息、社保缴纳记录、绩效数据、考勤数据等多维度数据，形成完整的员工画像。例如，系统可以将员工的离职证明上传时间、社保缴纳状态、任务完成率、迟到次数等数据整合在一起，通过大数据分析识别潜在的用工风险。

例如，某员工的入职信息显示其已提供离职证明，但社保缴纳记录显示其社保仍在原单位缴纳，系统会判断该员工可能提供了虚假离职证明，并向HR发送预警。此外，系统还可以分析员工的工作时间与绩效的关系，若员工的工作时间明显超过正常范围（如每天工作12小时以上），但绩效仍未达标，系统会判断该员工可能同时在其他单位工作，无法兼顾本企业的任务。

2. 实时风险预警：人力资源云系统的“智能大脑”

人力资源云系统的核心功能是实时风险预警。通过大数据分析与机器学习算法，系统可以识别潜在的用工风险，并向HR发送个性化的预警建议。例如，系统可以根据员工的社保缴纳记录、绩效数据、考勤数据等，预测员工可能存在的未终止原劳动关系的风险，并给出相应的应对建议（如要求员工提供最新的离职证明、进行背景调查、与员工沟通）。

某互联网企业的案例显示，该企业使用人力资源云系统后，用工风险预警的准确率提升了50%。系统通过分析员工的社保缴纳记录与绩效数据，发现了1名同时在其他单位工作的员工。HR根据系统的建议，要求该员工提供最新的离职证明，并进行了背景调查。最终，确认该员工未与原单位终止劳动关系，企业及时解除了劳动合同，避免了可能的法律纠纷。

3. 流程优化的持续迭代：人力资源云系统的“自我学习”

人力资源云系统具备“自我学习”功能，可以根据企业的实际情况不断优化风险预警规则。例如，系统可以记录HR对预警的处理结果（如是否确认风险、采取了哪些措施），通过机器学习算法调整预警模型，提高预警的准确性。

例如，某企业的人力资源云系统最初设置了“社保缴纳异常”的预警规则，但后来发现，部分员工的社保缴纳异常是因为原单位未及时停保，而非员工未终止劳动关系。系统通过分析HR的处理结果，调整了预警规则，增加了“社保缴纳异常持续时间”的条件（如异常持续超过1个月才发送预警），减少了误报率。

结论：科技赋能，让用工管理更安全

员工未与原单位终止劳动关系时，企业签订劳动合同可能面临法律风险，但通过前置审核、全流程管控与科技工具的应用，可以有效规避这些风险。EHR系统通过自动化审核、背景调查与电子签名功能，把好入职关；绩效考评系统通过分析员工的工作状态，识别异常情况；人力资源云系统通过整合多维度数据，实现实时风险预警。三者的协同作用，帮助企业提升了用工管理的规范性与效率，降低了法律风险。

在数字化转型的背景下，企业应积极拥抱科技，利用EHR系统、绩效考评系统、人力资源云系统等工具，实现用工管理的智能化。只有这样，才能在激烈的市场竞争中，吸引优秀人才，同时规避用工风险，实现企业的可持续发展。

总结与建议

公司优势在于提供一体化的人事管理解决方案，包括招聘、考勤、薪酬、绩效等模块，支持定制化开发，满足不同企业需求。建议企业在选择人事系统时，应优先考虑系统的扩展性、稳定性和售后服务，确保长期使用无忧。