人事系统解决方案：用人事管理软件规避劳动合同续签风险的实战指南

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劳动合同续签是企业人事管理中的“高频风险点”——忘记续签、漏签两次固定期限合同后未转为无固定期限，都可能导致企业面临双倍工资赔偿、被迫签订无固定期限劳动合同的法律后果。本文结合“劳动合同签两次后未续签仍上班”的真实案例，拆解《劳动合同法》对企业的约束，重点介绍人事系统解决方案如何通过人事管理软件的智能功能（如智能续签提醒、全生命周期合同管理、流程自动化）规避此类风险，并给出“人事系统哪家好”的选择逻辑，帮助企业从源头解决劳动合同管理痛点。

一、引言：劳动合同续签“漏判”，企业的隐形法律炸弹

在企业日常人事管理中，HR常常陷入“忙中出错”的困境：面对几十甚至上百名员工的劳动合同，既要处理招聘、考勤、薪资等事务，又要记得每一份合同的到期时间。一旦疏忽，就可能出现“劳动合同签两次后未续签但员工仍在上班”的情况——这不仅会让企业面临双倍工资赔偿（《劳动合同法》第82条），还可能被认定为“无固定期限劳动合同”（《劳动合同法》第14条），给企业带来不可逆的法律风险。

如何从根源上解决这一问题？人事系统解决方案中的人事管理软件，正是企业规避劳动合同续签风险的“技术屏障”。

二、案例拆解：签两次未续签的法律风险，企业不得不防

1. 真实场景：“忘记续签”的代价

某制造企业与员工张某签订了两次固定期限劳动合同（每次1年），第二次合同于2023年6月30日到期。由于HR忙于处理季度招聘任务，未及时提醒部门负责人续签，张某继续在企业上班至2023年12月。2024年1月，张某以“未签订书面劳动合同”为由申请劳动仲裁，要求企业支付2023年7月至12月的双倍工资（共计12万元），并主张签订无固定期限劳动合同。

2. 法律依据：企业的“必守红线”

根据《劳动合同法》第14条第2款第3项规定：“连续订立二次固定期限劳动合同，且劳动者没有本法第三十九条和第四十条第一项、第二项规定的情形，续订劳动合同的，劳动者提出或者同意续订、订立劳动合同的，除劳动者提出订立固定期限劳动合同外，应当订立无固定期限劳动合同。”

同时，《劳动合同法》第82条规定：“用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。”

在上述案例中，企业未在第二次合同到期后及时续签，且张某继续提供劳动，视为“事实劳动关系”。企业需支付2023年7月至12月的双倍工资（共6个月），并需与张某签订无固定期限劳动合同——这不仅增加了企业的用工成本，还限制了企业的用工灵活性。

三、人事系统解决方案：用人事管理软件堵住“续签漏洞”

面对“忘记续签”的风险，传统的“人工台账+Excel提醒”方式已难以满足企业需求（比如Excel公式容易出错、提醒不及时）。人事管理软件作为人事系统解决方案的核心工具，通过“智能+自动化”功能，从“预防-处理-预警”全流程规避风险。

1. 智能续签提醒：告别“忙中忘事”

人事管理软件的“智能续签提醒”功能，是规避“忘记续签”的第一道防线。其核心逻辑是：

– 自定义提醒规则：企业可根据自身需求设置提醒阈值（比如提前30天、15天、7天），支持按“合同类型”（固定期限、无固定期限）、“员工类型”（正式工、实习生）分类设置；

– 多渠道通知：提醒信息会通过“系统消息+邮件+短信”同步发送给HR、部门负责人及员工，确保“无人遗漏”；

– 逾期未处理预警：若超过提醒时间未处理，系统会升级提醒（比如标记为“紧急”、发送给人事经理），避免“拖延症”。

比如某互联网企业使用人事管理软件后，“忘记续签”的发生率从2022年的12%降至2023年的1%——这背后正是“智能提醒”的功劳：HR再也不用每天翻Excel核对合同到期日，系统会自动把“该续签的员工”推到面前。

2. 全生命周期合同管理：让“合同数据”更清晰

“签两次固定期限合同后未转为无固定期限”的风险，根源在于“合同数据记录不完整”。人事管理软件的“全生命周期合同管理”功能，通过“电子台账”解决这一问题：

– 合同信息结构化：系统会记录每一份合同的“签订日期、到期日期、签订次数、条款内容、劳动者签字”等信息，支持“按员工姓名、部门、合同类型”快速查询；

– 自动识别无固定期限条件：当员工签订次数达到两次时，系统会自动标记为“需签订无固定期限劳动合同”，并提醒HR“应与员工协商签订无固定期限合同”；

– 电子合同存储：支持上传电子合同（PDF、Word），并与台账关联，避免“纸质合同丢失”的风险（比如员工离职后找不到合同）。

比如某制造企业的HR曾遇到“员工主张签了三次合同”的纠纷，通过人事管理软件的“电子台账”，快速调出了“两次合同”的记录，避免了“举证不能”的风险。

3. 流程自动化：让“续签流程”更高效

传统的续签流程（比如“HR找部门负责人签字→拿合同给员工签字→归档”）不仅效率低（需要3-5天），还容易出现“流程中断”（比如部门负责人出差）。人事管理软件的“流程自动化”功能，通过“电子签名+审批流”缩短流程时间：

– 自动生成续签合同：系统会根据原合同内容自动生成“续签版本”（比如保留原工资、岗位，修改到期日期），HR只需确认即可；

– 电子签名审批：续签流程通过“系统审批流”发起（比如HR→部门负责人→员工），支持“电子签名”（符合《电子签名法》要求），员工可通过“手机端”签字，无需到公司；

– 自动归档：流程完成后，系统会自动将“续签合同”归档到“员工档案”中，并更新台账信息。

比如某零售企业使用流程自动化后，“续签流程”的处理时间从3天缩短到1天，HR可以把更多时间用在“员工关系维护”上。

4. 数据统计与风险预警：让“风险”看得见

人事管理软件的“数据统计”功能，是规避风险的“预警器”。系统会生成“合同续签率报表”“逾期未续签报表”“无固定期限劳动合同占比报表”等，帮助HR：

– 实时监控风险：比如“逾期未续签报表”会显示“哪些员工的合同已到期未续签”“逾期天数”，HR可以快速处理；

– 分析趋势：通过“续签率趋势图”，HR可以发现“哪个部门的续签率低”（比如销售部门员工流动大），从而提前制定“留任计划”；

– 合规性检查：系统会定期生成“合同合规性报告”（比如“是否有员工签了两次固定期限合同未转为无固定期限”），帮助企业提前整改。

四、人事系统哪家好？选择时需关注这4个核心点

面对市场上众多的人事系统，企业该如何选择？人事系统哪家好，关键看“是否能解决实际问题”。以下是4个核心选择标准：

1. 功能适配性：是否覆盖“续签风险”场景？

企业需优先选择“支持智能续签提醒、全生命周期合同管理、流程自动化”功能的人事管理软件。比如：

– 若企业“忘记续签”的问题突出，需重点关注“智能提醒”功能（是否支持自定义规则、多渠道通知）；

– 若企业“合同数据混乱”，需重点关注“全生命周期合同管理”功能（是否支持电子台账、自动识别无固定期限条件）；

– 若企业“流程效率低”，需重点关注“流程自动化”功能（是否支持电子签名、审批流）。

2. 易用性：是否“好上手”？

人事管理软件的“易用性”直接影响HR的使用体验。企业需关注：

– 界面设计：是否简洁（比如“续签提醒”是否在首页显示）、是否支持“一键操作”（比如“快速查询合同”）；

– 培训支持：供应商是否提供“一对一培训”“视频教程”，帮助HR快速掌握功能；

– 手机端功能：是否支持“手机端查看提醒、审批流程”（比如HR出差时也能处理续签）。

3. scalability：是否能满足“未来需求”？

企业的规模在增长（比如从100人发展到500人），人事系统需能“适配增长”。企业需关注：

– 用户数限制：是否支持“按需扩容”（比如从100用户升级到500用户）；

– 功能扩展性：是否支持“集成其他系统”（比如与薪资系统、考勤系统集成）；

– 行业适配性：是否有“行业解决方案”（比如制造业的“车间员工合同管理”、互联网企业的“实习生合同管理”）。

4. 售后服务：是否“靠谱”？

人事管理软件的“售后服务”直接影响“使用效果”。企业需关注：

– 响应时间：供应商是否提供“7×24小时技术支持”（比如系统出问题时能及时解决）；

– 升级支持：是否定期更新功能（比如根据《劳动合同法》修订调整提醒规则）；

– 成功案例：是否有“同行业企业的成功案例”（比如“某制造企业使用该系统后，续签风险降低了90%”）。

五、结论：人事系统解决方案，企业规避续签风险的“必选工具”

“劳动合同签两次后未续签仍上班”的风险，本质上是“人事管理效率低下”的问题。人事系统解决方案通过人事管理软件的“智能+自动化”功能，从“提醒-管理-预警”全流程规避风险，帮助企业：

– 降低“双倍工资赔偿”的风险；

– 提高“劳动合同管理”的效率；

– 提升“合规性”（比如符合《劳动合同法》的要求）。

对于企业来说，选择一款“适合自己”的人事管理软件，不仅是“规避风险”的需要，更是“提升人事管理水平”的关键。正如某企业HR所说：“以前怕‘忘记续签’，现在有了人事系统，我再也不用每天担惊受怕了。”

总结与建议

公司凭借多年行业经验和技术积累，在人事系统领域具有显著优势：1）自主研发的智能人事管理平台支持全流程数字化管理；2）提供高度可定制的解决方案满足不同企业需求；3）拥有完善的售后服务体系。建议企业在选型时：1）明确自身人力资源管理痛点；2）优先考虑系统的扩展性和集成能力；3）要求供应商提供真实客户案例参考。