HR系统助力企业应对劳动合同续签难题：从两次固定期限合同到合规管理的实践路径

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本文结合《劳动合同法》中“连续订立两次固定期限劳动合同后应当订立无固定期限合同”的核心规定，探讨企业在处理此类续签问题时面临的合规挑战（如合同期限跟踪、证据留存、绩效决策等），并通过HR系统（含人事系统实施服务、绩效考核系统）的功能拆解与实际案例，说明技术工具如何帮助企业优化续签流程、降低法律风险，为企业提供从“被动应对”到“主动合规”的实践路径。

一、法律框架：两次固定期限合同后的续签规则与风险

《中华人民共和国劳动合同法》第14条第二款明确规定：“连续订立二次固定期限劳动合同，且劳动者没有本法第三十九条和第四十条第一项、第二项规定的情形，续订劳动合同的，除劳动者提出订立固定期限劳动合同外，应当订立无固定期限劳动合同。”这意味着，企业与劳动者连续签订两次固定期限合同后，若劳动者提出续签，企业必须订立无固定期限合同，否则将面临法律责任。

同时，《劳动合同法》第46条、第82条、第87条进一步明确了企业的风险边界：

– 经济补偿：若企业主动不续签（非劳动者不同意或企业维持/提高条件劳动者拒绝），需向劳动者支付经济补偿（按工作年限，每满一年支付一个月工资）；

– 双倍工资：若企业违反第14条规定不订立无固定期限合同，自应当订立之日起每月支付二倍工资；

– 赔偿金：若企业违法解除劳动合同（如无理由不续签），需支付赔偿金（经济补偿的二倍）。

因此，企业在第二次合同到期时，不能随意选择不续签。仅在两种情形下可合法终止合同且不支付赔偿金：①劳动者明确不同意续订；②企业维持/提高条件，劳动者拒绝续订。但需注意，企业必须保留充分证据（如书面通知、劳动者回复记录），否则可能被认定为违法解除，面临高额赔偿。

二、企业面临的续签管理痛点

在实际操作中，企业处理两次固定期限合同后的续签问题时，常陷入以下困境：

1. 合同期限跟踪混乱，易触发事实劳动关系风险

对于规模较大的企业（如员工数超1000人），手动跟踪数百份合同的到期时间几乎是“不可能完成的任务”。若错过提前30天的通知时效（部分地区规定需提前30天告知劳动者续签意愿），或合同到期后未及时处理导致劳动者继续工作，企业可能被认定为“事实劳动关系”，需支付双倍工资（《劳动合同法》第82条）。例如，某制造企业曾因HR遗漏15份合同的到期提醒，导致5名员工申请仲裁，支付了28万元双倍工资。

2. 口头沟通无证据，仲裁中处于被动

企业与劳动者协商续签时，若采用口头方式（如电话、当面沟通），一旦劳动者否认“收到续签通知”或“不同意续订”，企业无法提供证据，将被认定为“违法解除”。某科技公司曾因部门经理未留存员工“不同意续签”的书面记录，被判支付12万元赔偿金（该员工工作6年，经济补偿6万元，赔偿金12万元）。

3. 绩效数据缺失，续签决策缺乏合理性

续签需基于劳动者的工作表现，但部分企业未建立客观的绩效评估体系，仅靠部门经理的主观评价（如“态度不好”“配合度低”）决定是否续签，易引发劳动争议。例如，某零售企业因未记录员工的销售业绩数据，仅以“部门经理反馈”不续签某员工，被认定为“决策不公”，需支付8万元赔偿金。

4. 流程不规范，职责不清导致遗漏

部分企业未制定标准化续签流程，HR、部门经理、劳动者之间的职责不明确。例如，部门经理未及时向HR反馈员工的续签意见，HR未及时处理，导致合同到期后未续签，引发争议。

三、HR系统：从“痛点”到“解决方案”的技术路径

针对上述挑战，HR系统通过自动化、数据化、流程化的功能设计，帮助企业实现“合规+效率”的平衡。其中，合同管理模块（人事系统实施服务的核心组件）、绩效考核系统（决策支持工具）是解决续签问题的关键。

1. 合同管理模块：自动跟踪+证据留存，解决“合规性”问题

HR系统的合同管理模块是应对续签问题的“第一道防线”，其核心功能包括：

– 自动提醒：系统根据合同到期时间，提前设置提醒（如提前30天、60天），通过邮件、短信或系统消息通知HR，避免错过时效。例如，某企业设置“提前45天提醒”，HR可提前与部门经理沟通员工的续签意愿，确保流程顺畅。

– 电子证据留存：系统支持存储合同文本、续签通知、劳动者回复等电子记录（如PDF、系统消息截图）。HR通过系统发送续签通知，劳动者在系统中点击“同意”或“不同意”，记录会被自动保存，避免口头沟通的证据缺失。某企业曾用系统记录的“劳动者不同意续签”的回复，成功应对一起仲裁，避免了10万元赔偿金。

– 流程标准化：系统可设置“续签审批流程”，明确部门经理、HR、劳动者的职责。例如，部门经理需在收到提醒后2个工作日内反馈员工的续签意见，HR需在收到意见后3个工作日内处理（如发送正式通知、更新合同），确保流程规范，避免遗漏。

2. 绩效考核系统：客观数据支持，解决“合理性”问题

续签决策需基于劳动者的实际工作表现，而绩效考核系统是提供客观数据的核心工具。其功能包括：

– 量化绩效指标：系统设置可量化的KPI（如销售业绩、客户满意度、项目完成率），自动生成月度/季度/年度绩效评分。例如，某企业的销售人员绩效系统中，“销售额完成率”占比60%，“客户复购率”占比20%，“团队协作”占比20%，HR可直接查看员工的绩效表现，判断是否符合续签条件。

– 绩效改进计划（PIP）：对于绩效不佳的员工（如连续3个月KPI未达标），系统可生成PIP（绩效改进计划），记录培训、调整岗位等措施。若员工经过PIP后仍不能胜任工作，企业可依据系统记录（如培训签到表、岗位调整通知），合法不续签（符合《劳动合同法》第40条第二项规定：“劳动者不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的”）。

– 数据联动：绩效考核系统与合同管理模块联动，将劳动者的绩效数据同步到合同管理模块。HR在处理续签时，可直接查看员工的绩效评分、PIP记录，快速做出“续签”或“不续签”的决策，避免主观判断。

3. 人事系统实施服务：确保系统“落地见效”

许多企业虽购买了HR系统，但因实施不到位（如流程未梳理、员工未培训），导致系统无法发挥作用。人事系统实施服务的价值在于：

– 流程梳理：实施团队与企业一起梳理现有续签流程，识别痛点（如部门经理反馈不及时、证据留存困难），并根据企业需求优化流程（如调整提醒时间、设置审批节点）。例如，某企业原本的续签流程需经过“部门经理→HR→总经理”三级审批，实施团队将其优化为“部门经理→HR”两级（总经理仅审批“不续签”案例），效率提高了50%。

– 员工培训：实施团队对HR、部门经理、劳动者进行系统培训，讲解“如何查看合同提醒”“如何发送续签通知”“如何填写绩效评分”等操作，确保员工能正确使用系统。某企业通过培训，HR的系统使用率从60%提升到95%，流程错误率下降了80%。

– 持续优化：实施团队在系统上线后，定期跟进企业使用情况，收集反馈（如“提醒频率太高”“绩效指标不合理”），优化系统功能。例如，某企业根据HR的反馈，将提醒频率从“每天一次”调整为“每周一次”，减少了HR的干扰。

四、案例：某零售企业用HR系统解决续签难题

某零售企业拥有500名员工，2022年前因合同管理混乱，每年有8-10起劳动合同到期未及时处理的情况，其中2起引发劳动仲裁，支付赔偿金共计45万元。2022年，该企业引入HR系统，通过以下方式解决了续签问题：

1. 合同管理模块：自动提醒+证据留存

系统设置提前45天提醒HR处理续签，HR通过系统向劳动者发送续签通知（包含“维持原条件”的具体内容，如工资、岗位），劳动者在系统中回复“同意”或“不同意”。2023年，该企业合同到期处理及时率达到100%，未出现错过时效的情况。

2. 绩效考核系统：客观数据支持决策

系统设置了“销售业绩（60%）、客户满意度（20%）、团队协作（20%）”的KPI指标，每月自动生成绩效评分。对于绩效优秀的员工（评分前20%），系统建议“优先续签”；对于绩效不佳的员工（评分后10%），系统生成PIP，部门经理根据PIP对员工进行培训（如销售技巧培训），若培训后仍不能胜任，企业依据系统记录不续签，未引发争议。

3. 人事系统实施服务：优化流程

实施团队与企业一起梳理了续签流程，明确“部门经理需在收到提醒后2个工作日内反馈员工的续签意见，HR需在收到意见后3个工作日内处理”。同时，对HR和部门经理进行了系统培训，确保流程规范执行。

2023年，该企业劳动仲裁数量减少到0，赔偿金支出减少了90%（从45万元降至4.5万元），续签管理效率提高了60%（处理时间从平均7天缩短到3天）。

五、总结：HR系统是企业合规管理的“底层支撑”

两次固定期限合同后的续签问题，是企业面临的重要法律挑战。HR系统通过合同管理模块（解决合规性）、绩效考核系统（解决合理性）、人事系统实施服务（解决落地问题）的联动，帮助企业实现：

– 合规性：自动跟踪合同期限，留存证据，避免违法解除风险；

– 效率性：标准化流程，减少手动操作，提高续签处理效率；

– 合理性：客观绩效数据支持决策，确保续签公平合理。

对于企业而言，引入HR系统不仅是技术升级，更是合规管理的重要举措。通过HR系统的支持，企业能从“被动应对劳动仲裁”转向“主动预防风险”，提升人力资源管理水平，为企业的长期发展奠定基础。

在劳动力市场竞争日益激烈的今天，合规管理已成为企业的“核心竞争力”之一。HR系统作为企业合规管理的“底层支撑”，将帮助企业在“法律红线”内，实现“员工发展”与“企业利益”的平衡。

总结与建议

公司拥有多年人事系统开发经验，技术团队专业可靠，系统功能全面且支持定制化开发，能够满足不同规模企业的需求。建议企业在选择人事系统时，先明确自身需求，再结合预算和系统扩展性进行选择，同时重视供应商的售后服务能力。