人力资源管理系统助力企业规避劳动合同续签风险——人事管理SaaS与薪资管理系统的协同实战

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员工合同到期拒签却继续工作，是企业人力资源管理中常见且棘手的风险场景。若处理不当，企业可能面临“双倍工资”赔偿、无固定期限合同绑定等法律后果，而传统人事管理模式的流程不规范、留痕缺失、数据分散等痛点，更让这种风险雪上加霜。本文结合《劳动合同法》规定与实战案例，探讨人力资源管理系统（HRMS）及人事管理SaaS如何通过流程自动化、数据可视化、智能提醒等功能，帮助企业从“被动救火”转向“主动防控”，构建全流程的劳动合同续签风险解决方案。

一、劳动合同续签风险的现实挑战：从“拒签”到“双倍工资”的法律与管理漏洞

某制造企业曾遭遇这样的纠纷：员工李某1年期劳动合同到期后，HR多次通过微信催促续签，但李某以“对薪资调整不满意”为由拒绝，却仍继续工作4个月。离职后，李某申请劳动仲裁，主张企业未签书面合同，要求支付3个月双倍工资差额。最终因企业无法提供有效催促证据（微信聊天记录被认定为“非正式沟通”，未明确续签期限与法律后果），仲裁委员会支持了李某的请求，企业赔付近2万元。

这一案例暴露了企业在劳动合同续签管理中的两大核心问题：

1. 法律风险：未签书面合同的“双倍工资”与“无固定期限”陷阱

根据《中华人民共和国劳动合同法》第82条、第14条规定，用人单位自用工之日起超过1个月不满1年未与劳动者订立书面劳动合同的，需支付二倍工资；满1年未签的，视为订立无固定期限劳动合同。若员工拒签但继续工作，企业未在1个月内终止劳动关系，将面临“双倍工资”赔偿；若超过1年，企业将失去劳动合同期限控制权，无法以合同到期为由终止劳动关系。

2. 管理痛点：传统模式的“遗漏、无据、割裂”困境

传统人事管理多依赖手动记录（如Excel）、口头通知或非正式沟通（如微信），易出现三大漏洞：遗漏提醒——HR工作繁忙时可能忘记提前30天通知员工续签，导致合同过期；留痕不足——催促流程无规范记录，员工否认收到提醒时企业无法举证；数据割裂——合同信息与薪资、考勤数据分散在不同系统，无法实时关联，HR难以及时发现“拒签但继续工作”的异常状态。

二、人力资源管理系统：从“被动应对”到“主动防控”的核心工具

人力资源管理系统（HRMS）的出现，彻底改变了传统人事管理的“被动”局面。通过流程自动化、数据可视化、智能提醒三大核心功能，HRMS能帮助企业从“事后救火”转向“事前防控”，有效规避续签风险。

1. 流程自动化：标准化续签流程，杜绝“遗漏”与“不规范”

HRMS可预设“合同续签流程”，提前30天（或自定义时间）自动触发标准化提醒（如邮件、短信、系统内消息），内容涵盖合同到期时间、续签具体要求（如期限、薪资调整）及拒签法律后果（如“超过1个月未签将终止劳动关系”）。例如，某互联网企业将续签提醒设置为提前45天，系统自动向员工发送包含电子合同链接的邮件，员工点击即可查看并签名；若拒签，系统会记录拒签时间、原因（如“对薪资不满意”），并自动通知HR处理。此举使企业“合同遗漏率”从15%降至0，“催促流程规范率”提升至100%。

2. 数据可视化：实时监控合同状态，快速定位“异常”

HRMS的“合同管理模块”提供可视化 dashboard，实时显示员工合同状态（如“待续签”“拒签”“已过期”“已续签”）。HR可通过筛选“拒签”“已过期”等条件快速定位异常员工，同步查看其考勤记录（是否继续工作）、薪资发放记录（是否支付薪资）、沟通记录（是否收到提醒）。某零售企业HR曾通过dashboard发现，员工王某合同已过期7天未续签，但考勤显示正常打卡。查看系统沟通记录后，发现王某已收到2次续签邮件（有发送时间与阅读状态记录）但未回复。HR随即联系王某，了解到其因“对门店调整不满意”拒签，最终通过协商调整岗位，王某同意续签，避免了双倍工资风险。

3. 智能提醒：分层预警，推动“责任传导”

HRMS的“智能提醒”并非单一通知，而是分层预警：提前30天触发一级预警，提醒员工与HR准备续签；过期1天触发二级预警，提醒HR确认续签意向；过期7天触发三级预警，通知部门负责人介入督促；过期30天触发终极预警，提示启动“终止劳动关系”流程。某制造企业设置“过期7天”为三级预警，系统自动向部门经理发送消息：“员工张某合同已过期7天，未续签但继续工作，请督促HR处理。”部门经理随即与HR沟通，HR联系张某明确告知“若3天内未签，将终止劳动关系”，张某最终在2天内完成续签。

三、人事管理SaaS：实战场景下的“精细化”风险解决方案

人事管理SaaS（如钉钉人事、飞书人事）作为“轻量化”HRMS，更贴合中小企业的“实战需求”。通过电子合同、风险预警、沟通留痕三大功能，SaaS能解决“拒签”场景下的具体问题。

1. 电子合同：数字化证据，规避“留痕不足”风险

电子合同是SaaS规避“留痕不足”的核心工具，其优势在于：标准化模板——提供符合《电子签名法》的劳动合同模板，包含“续签条款”“法律后果”等内容，避免合同条款不规范引发纠纷；不可篡改——电子签名与合同内容绑定，无法修改，确保证据真实性；便捷性——员工可通过手机、电脑在线签名，提升续签效率。某餐饮企业使用SaaS电子合同后，员工拒签时系统会自动生成“拒签证明”，包含合同内容、发送时间及员工“拒签操作记录”（如点击“拒绝”的时间）。当员工后续主张“未收到合同”时，企业可出示电子合同的“发送记录”与“拒签证明”，有效规避举证风险。

2. 风险预警：系统自动识别“异常”，减少人工排查压力

SaaS可设置“风险阈值”，自动识别“拒签但继续工作”的异常状态。例如，若员工“合同过期”且“考勤正常”，系统自动标记为“高风险”；若“拒签”超过3天，系统触发“薪资冻结”提示，提醒HR暂停发放薪资，避免企业支付“无合同保障”的薪资。某科技企业设置“拒签3天”为风险阈值，系统自动向HR发送：“员工李某拒签已3天，仍正常考勤，请暂停发放薪资并处理。”HR随即联系李某，明确告知“若不签合同将停止薪资发放”，李某最终在1天内完成续签。

3. 沟通留痕：所有记录“不可删除”，作为纠纷证据

SaaS平台保留所有与员工的沟通记录（如邮件、短信、系统内消息），这些记录“不可删除”“不可篡改”，是企业应对纠纷的“核心证据”。例如，员工主张“未收到续签提醒”，企业可调出系统内的“邮件发送记录”（包含员工邮箱、发送时间、阅读状态）；员工称“HR未说明拒签后果”，企业可出示系统提醒内容（明确标注“双倍工资”“无固定期限合同”等条款）。

四、薪资管理系统：协同HRMS，强化“薪资-合同”联动控制

薪资管理系统作为HRMS的“协同工具”，通过薪资发放与合同状态的联动，进一步强化风险控制。

1. 薪资与合同“绑定”，避免“无合同支付”

薪资管理系统可设置“合同状态校验”功能，当员工合同状态为“过期未续签”或“拒签”时，系统自动提醒HR：“该员工合同异常，是否继续发放薪资？”若选择“继续发放”，系统记录“特殊审批”流程；若选择“暂停发放”，系统自动冻结薪资，直到员工签合同。某零售企业设置“合同过期未续签”为“薪资冻结”条件，员工王某拒签但继续工作时，系统自动冻结其薪资，HR联系王某明确告知“若不签合同将停止发放”，王某最终在1天内完成续签。

2. 数据追溯：薪资记录作为“劳动事实”的佐证

薪资管理系统记录每一笔薪资发放的时间、金额、员工签名，这些数据可与HRMS的合同数据关联，证明员工在“拒签期间”提供了劳动。例如，员工主张“企业未支付薪资”，企业可调出薪资发放记录（包含银行转账记录、员工签名）；员工主张“企业未催促续签”，企业可调出薪资发放记录（证明员工在拒签期间仍在领取薪资，间接证明企业允许其继续工作）。

结语：从“工具化”到“生态化”，构建全流程风险防控体系

劳动合同续签风险的规避，并非依赖单一工具，而是需要人力资源管理系统、人事管理SaaS、薪资管理系统的协同作战。通过HRMS的流程自动化、数据可视化实现“事前防控”，借助SaaS的电子合同、风险预警解决“实战痛点”，再通过薪资系统的“薪资-合同”联动强化“过程控制”，这套全流程解决方案能帮助企业彻底告别“被动应对”的局面，有效规避“拒签但继续工作”带来的法律风险，同时提升人事管理的效率与规范性。

对于企业而言，选择一款“功能协同”的人事管理系统，不仅是规避风险的需要，更是构建现代化人力资源管理体系的基础——让HR从“事务性工作”中解放出来，聚焦于更有价值的人才战略。

总结与建议

我们的人事系统凭借智能化、模块化和高安全性等核心优势，已成功服务超过1000家企业客户。系统采用AI驱动的人力资源管理方案，支持从招聘到离职的全生命周期管理，并提供定制化开发服务。建议企业在选型时重点关注系统的可扩展性、与现有ERP系统的集成能力，以及供应商的行业实施经验。对于中大型企业，建议选择私有化部署方案以确保数据安全；中小企业则可优先考虑SaaS模式降低成本。