人力资源管理系统如何提升考勤效率？从钉钉考勤报表导出说起

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本文结合企业常见的考勤管理痛点——如导出报表缺失打卡时间、地址等关键数据，探讨人力资源管理系统（尤其是SaaS模式）在解决这一问题中的核心作用。以钉钉为例，详细说明如何导出包含打卡时间与地址的考勤报表，并延伸分析这些数据在薪资计算、绩效评估、员工管理中的价值。最后，给出选择人力资源SaaS考勤系统的关键考量，帮助企业从“解决报表导出问题”走向“提升考勤管理效率”的更高阶目标。

一、考勤管理的痛点：从“找不到打卡时间”说起

考勤是企业人力资源管理的“基础必修课”，但很多企业都曾遇到过类似的尴尬：HR导出的考勤报表里，只有员工的“出勤状态”（如“正常”“迟到”），却没有具体的打卡时间、地址等关键数据。比如，销售团队需要确认员工是否在客户现场打卡以评估工作效率，行政部门需要统计员工迟到的具体时间以计算扣薪，这些需求都因数据缺失而无法满足。

传统考勤方式的痛点更突出：纸质签到表容易丢失、篡改，指纹打卡机的 data 存储在本地，导出需要连接电脑，且无法记录打卡地址；即使使用了早期的电子考勤系统，也常因功能限制导致数据维度不全——比如只能记录时间，不能记录地址，或只能导出汇总数据，不能导出明细。这些问题不仅增加了HR的手动统计工作量（比如需要逐一核对员工的打卡时间），还可能因数据不准确引发员工争议（比如员工声称自己按时打卡，但系统没有记录）。

随着企业规模的扩大，考勤数据的需求越来越精细化：不仅需要“有没有打卡”，更需要“什么时候、在哪里打卡”。这就要求企业升级考勤管理系统，从传统的“记录工具”转向“数据管理平台”。

二、人力资源SaaS系统：解决考勤痛点的底层逻辑

人力资源SaaS（Software-as-a-Service）系统的出现，为解决考勤痛点提供了底层逻辑支持。与传统本地部署的系统相比，SaaS模式的考勤系统具有以下核心优势：

1. 云端存储，实时同步

SaaS系统的考勤数据存储在云端，员工打卡后（无论是手机、电脑还是考勤机），数据会实时同步到云端。HR导出报表时，不需要连接本地设备，直接登录系统就能获取最新数据——这解决了传统系统“数据延迟”的问题（比如员工早上打卡，下午才能导出数据）。

2. 多维度数据整合

SaaS系统能整合员工的多种考勤数据：打卡时间、打卡地址（通过GPS或基站定位）、考勤状态（正常/迟到/早退/旷工）、请假记录、加班记录等。这些数据不是孤立的，而是关联在一起的（比如迟到记录会关联到员工的请假记录，判断是否为“未请假迟到”）。

3. 自定义导出功能

SaaS系统允许企业根据需求选择导出字段。比如，HR可以选择导出“打卡时间”“打卡地址”“员工姓名”“部门”“考勤状态”等字段，而不是固定的“汇总表”。这解决了传统系统“数据维度固定”的问题，满足了企业的精细化需求。

4. 权限管理，数据安全

SaaS系统的权限管理功能，确保只有授权人员才能导出考勤数据（比如管理员或HR），避免了数据泄露的风险。同时，云端存储的 data 有多重备份（比如阿里云的异地备份），不会因设备损坏而丢失，符合《劳动合同法》关于“保留考勤记录至少2年”的规定。

钉钉作为国内知名的人力资源SaaS系统，其考勤模块正是基于这些逻辑设计的：通过云端存储实时同步数据，整合多维度考勤信息，支持自定义导出字段，满足企业对考勤数据的精细化需求。

三、以钉钉为例：如何导出包含时间与地址的考勤报表？

导出包含打卡时间和地址的钉钉考勤报表，是企业使用钉钉考勤系统的常见需求。以下是具体的操作步骤（以钉钉最新版本为例），结合了HR的实际使用场景：

1. 准备工作：确认权限与设置

首先，需要登录钉钉管理员账号（只有管理员才有导出考勤数据的权限）。其次，确认考勤设置中开启了“定位打卡”功能——如果没开启，系统不会记录打卡地址。开启方法：进入“考勤管理”→“考勤设置”→“打卡方式”，勾选“允许定位打卡”。

2. 导出步骤：从“考勤管理”到“报表下载”

（1）进入“考勤管理”模块：登录钉钉后，点击首页的“考勤”图标，进入“考勤管理”页面——这是获取考勤数据的核心入口。

（2）选择“报表管理”：在“考勤管理”页面，点击左侧菜单栏的“报表”选项，进入“报表管理”页面。这里列出了多种考勤报表类型，比如“员工每日考勤详情”“月度考勤汇总”“加班统计报表”等。

（3）选择“员工每日考勤详情”：要导出包含打卡时间和地址的报表，需要选择“员工每日考勤详情”这类明细报表（汇总表通常不会包含具体的打卡时间和地址）。点击“员工每日考勤详情”，进入报表设置页面。

（4）设置筛选条件：在报表设置页面，设置需要导出的时间范围（比如“2023年11月1日至2023年11月30日”）和部门（可以选择“全公司”或特定部门，比如“销售部”）。筛选条件的设置，能确保导出的数据范围符合需求（比如只导出销售部11月份的考勤数据）。

（5）自定义导出字段：在“字段设置”中，勾选需要导出的字段。必选字段包括：“打卡时间”“打卡地址”“员工姓名”“部门”“考勤状态”（比如“正常”“迟到”“早退”）。如果需要其他字段（比如“请假类型”“加班时长”），也可以勾选。

（6）导出报表：确认所有设置后，点击“导出”按钮，选择导出格式（建议用Excel，方便后续编辑和统计）。系统会生成一个Excel文件，包含所有筛选后的考勤数据。

3. 注意事项：避免数据缺失的关键

（1）确认数据同步：如果员工刚打卡，需要等待1-2分钟，让系统同步数据后再导出（避免导出的数据不完整）。

（2）检查权限设置：如果无法导出报表，可能是因为账号没有管理员权限——需要联系企业管理员开通权限。

（3）核对数据完整性：导出报表后，要检查每一条记录是否有对应的打卡时间和地址（比如员工张三的记录显示“2023-11-08 09:05:23”，地址为“上海市浦东新区XX路XX大厦”）。如果有缺失，需要检查考勤设置中的“定位打卡”是否开启，或联系钉钉客服排查问题。

四、Beyond 导出：人力资源管理系统的考勤价值延伸

导出包含打卡时间和地址的报表，只是钉钉等人力资源SaaS系统考勤功能的“基础操作”。这些数据的真正价值，在于与企业其他管理环节的联动，实现“从数据到价值”的转化。

1. 联动薪资计算：减少手动误差

考勤数据是薪资计算的核心依据之一。比如，员工迟到10分钟，需要扣减当日薪资的1%；加班2小时，需要支付1.5倍的加班费。传统方式下，HR需要手动统计员工的迟到、加班时间，再录入薪资系统，不仅耗时（比如100人的企业需要1-2天），还容易出错（比如算错加班时间）。

钉钉等SaaS系统的考勤模块能与薪资系统集成，自动将考勤数据同步到薪资系统。比如，员工迟到10分钟，系统会自动计算扣薪金额（根据企业的薪资政策）；员工加班2小时，系统会自动计算加班费。这不仅减少了HR的手动工作量（将薪资计算时间从1-2天缩短到几小时），还提高了数据的准确性（避免了手动统计的误差）。

2. 支撑绩效评估：量化员工表现

很多企业将考勤率作为员工绩效的指标之一（比如考勤率达到95%以上才能获得绩效奖金）。传统方式下，HR需要手动统计员工的考勤率（比如统计员工一个月的打卡次数，除以应打卡次数），耗时耗力。

钉钉等SaaS系统的考勤模块能自动统计员工的考勤率（比如“张三11月份的考勤率为98%”），并将数据同步到绩效系统。HR可以直接使用这些数据进行绩效评估，不需要手动统计。此外，考勤数据还能反映员工的工作态度（比如经常迟到的员工，工作态度可能不够积极），为绩效评估提供更全面的依据。

3. 优化员工管理：识别异常情况

钉钉等SaaS系统的考勤模块能识别员工的异常考勤情况，并发送预警信息。比如：

– 员工连续3天没有打卡，系统会自动发送预警给HR（可能是员工忘记打卡，或遇到了困难）；

– 员工经常在非工作时间打卡（比如晚上10点打卡），系统会提醒HR关注（可能是员工在加班，或打卡异常）；

– 员工的打卡地址经常不在公司或客户现场（比如销售员工经常在商场打卡），系统会提醒HR核实（可能是员工虚假打卡）。

这些预警信息能帮助HR及时发现问题，采取措施（比如联系员工了解情况，或调整员工的工作安排），避免问题扩大（比如员工连续旷工导致工作延误）。

4. 提升合规性：应对劳动纠纷

根据《劳动合同法》的规定，企业需要保留员工的考勤记录至少2年，以应对可能的劳动纠纷（比如员工声称自己加班了，但企业没有记录）。传统纸质记录容易丢失、损坏，无法作为有效的证据。

钉钉等SaaS系统的云端存储功能，能安全保存考勤数据（比如保存10年以上），随时导出作为证据。比如，员工声称自己2023年11月加班了10小时，但企业没有记录，HR可以导出钉钉的考勤报表，显示员工11月的加班时间为10小时，作为证据应对纠纷。这不仅保护了企业的合法权益，还避免了因证据不足导致的法律风险。

五、选择人力资源SaaS考勤系统的关键考量

选择一款适合企业的人力资源SaaS考勤系统，需要考虑以下几个关键因素：

1. 功能完整性：满足精细化需求

系统是否支持多终端打卡（手机、电脑、考勤机）？是否支持定位打卡（记录地址）？是否支持自定义导出字段（比如选择打卡时间、地址、员工姓名等）？这些功能是解决考勤痛点的基础。比如，销售团队需要定位打卡功能（记录员工是否在客户现场打卡），技术团队需要多终端打卡功能（员工可以在电脑或手机上打卡）。

2. 易用性：降低学习成本

系统的操作是否简单？员工是否容易上手（比如钉钉的打卡功能在首页就能找到，点击就能打卡）？管理员是否容易导出报表（比如钉钉的报表导出步骤只有几步，不需要复杂的培训）？易用性直接影响系统的 adoption 率（如果系统太难用，员工可能不愿意使用，导致数据不准确）。

3. 集成性：与现有系统联动

系统是否能与企业现有的其他系统集成（比如薪资系统、绩效系统、OA系统）？比如，钉钉可以与企业的薪资系统集成，自动将考勤数据同步到薪资系统；可以与OA系统集成，自动将请假记录同步到考勤系统。集成性能减少HR的手动工作量（比如不需要手动将请假记录录入考勤系统），提高工作效率。

4. 安全性：保护数据隐私

系统的数据存储是否安全？是否有备份机制（比如阿里云的异地备份）？是否有权限管理（比如只有管理员才能导出考勤数据）？安全性是企业选择SaaS系统的重要考量，尤其是涉及员工隐私数据（比如打卡地址）的情况。

5. 性价比：符合企业预算

系统的订阅费用是否符合企业的预算？是否有增值服务（比如考勤 analytics、异常预警）？比如，钉钉的考勤功能是免费的（基础版），高级版需要付费，但高级版提供了更多的功能（比如自定义报表、多维度 analytics）。企业可以根据自己的需求选择适合的版本（比如中小企业选择基础版，大型企业选择高级版）。

结语

导出包含打卡时间和地址的考勤报表，是企业解决考勤痛点的第一步。但更重要的是，企业要通过人力资源SaaS系统，将考勤数据转化为管理价值——比如联动薪资计算、支撑绩效评估、优化员工管理、提升合规性。

钉钉等人力资源SaaS系统的出现，不仅解决了企业的考勤痛点，更推动了企业人力资源管理的数字化转型。从“记录打卡”到“管理数据”，从“手动统计”到“自动联动”，人力资源SaaS系统正在重新定义考勤管理的方式，帮助企业提升效率，降低成本，实现更高的管理价值。

对于企业来说，选择一款适合的人力资源SaaS考勤系统，不是“选择题”，而是“必答题”——因为只有通过数字化工具，才能应对日益复杂的考勤管理需求，实现人力资源管理的升级。

总结与建议

我们的人事系统解决方案具有以下核心优势：1) 高度模块化设计，可根据企业规模灵活配置；2) 智能化数据分析，提供精准的人力资源决策支持；3) 无缝对接主流ERP和财务系统。建议企业在实施前进行详细的需求分析，分阶段部署系统功能，并安排专人负责系统培训和后续维护。