EHR系统助力企业规避未签劳动合同风险：从薪资核算到绩效考核的全流程合规

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本文结合未签劳动合同员工的补偿争议（以入职4个月员工的“被辞退”“自己辞职”两种情况为例），深入解析企业面临的法律风险，并探讨如何通过EHR系统、薪资核算系统、绩效考核系统实现从入职到离职的全流程合规管控。文章指出，人事系统不仅是提高效率的工具，更是企业规避劳动纠纷、保障员工权益的底层逻辑——从EHR的入职预警到薪资系统的精准补偿计算，再到绩效考核的辞退依据，信息化工具能帮企业把“合规”落到每一个流程细节中。

一、未签劳动合同的法律风险：4个月员工的两种情况深度解析

在劳动纠纷中，“未签劳动合同”是企业最常面临的风险之一。根据《劳动合同法》第10条规定，企业应在员工入职1个月内签订书面劳动合同；超过1个月未签的，需从第2个月起支付双倍工资（最长11个月）。对于入职4个月未签合同的员工，两种常见场景的补偿问题需明确：

（一）被辞退：双倍工资+经济补偿的“双重风险”

若员工入职4个月未签劳动合同且被企业辞退，企业需承担两部分责任：一方面是未签合同的双倍工资，根据《劳动合同法》第82条，需支付从第2个月到第4个月的双倍工资（共3个月），如员工月工资5000元，企业需额外支付15000元；另一方面是经济补偿或违法解除的双倍赔偿，若企业有合法理由（如员工不符合岗位要求、严重违反规章制度），需按《劳动合同法》第47条支付半个月工资的经济补偿（工作不满6个月）；若无法提供合法理由（如随意开除），则需按《劳动合同法》第87条支付双倍经济补偿（即1个月工资）。

案例参考：某企业招聘销售员工，入职4个月未签合同，因员工连续2个月未完成销售目标辞退。若企业能提供绩效考核记录（如销售目标责任书、月度业绩报表），则属于“合法解除”，需支付3个月双倍工资（15000元）加半个月经济补偿（2500元），共计17500元；若无法提供考核证据，则可能被认定为“违法解除”，需支付3个月双倍工资加1个月经济补偿（5000元），共计20000元。

（二）自己辞职：双倍工资仍可主张，经济补偿看“辞职原因”

若员工因个人原因（如“想换工作”）主动辞职，仍可主张未签合同的双倍工资（3个月），但无法获得经济补偿；若员工因企业过错（如未缴纳社保、未足额支付工资、未提供劳动条件）辞职，根据《劳动合同法》第38条、第46条，除了3个月双倍工资，还可获得半个月经济补偿。

关键提醒：员工需保留“企业过错”的证据（如社保缴纳记录、工资条、聊天记录），否则可能无法主张经济补偿。

二、EHR系统：从入职到离职的全流程合规“防火墙”

未签劳动合同的风险，本质是“流程管控漏洞”——HR可能因工作繁忙遗漏合同签订，或因资料丢失无法证明“已通知签订”。EHR系统（电子人力资源管理系统）作为人事管理的核心平台，能通过自动化流程和电子档案，从源头上规避这一风险。

（一）入职环节：自动预警，避免“逾期未签”

EHR系统的“入职流程模块”可设置30天合同签订预警：员工入职时，系统自动生成劳动合同模板（包含岗位、工资、期限等关键条款），提醒HR在1个月内完成签订；若超过30天未签，系统会向HR发送短信/邮件预警，并在 dashboard 显示“未签合同员工列表”，确保HR及时处理。

例如：某企业使用EHR系统后，HR在员工入职第25天收到预警，立即联系员工签订合同，避免了“双倍工资”的风险。即使员工拒绝签订，系统也会记录“已通知签订”的证据（如聊天记录、邮件），企业可依法终止劳动关系（无需支付经济补偿）。

（二）离职环节：流程闭环，确保“补偿到位”

员工离职时，EHR系统的“离职流程模块”会自动触发合规检查：首先检查“劳动合同签订状态”，若未签则提醒HR计算双倍工资；接着检查“薪资结算情况”，系统自动关联薪资核算系统，确认员工的应发工资、双倍工资、经济补偿是否足额；最后生成“离职证明”，系统自动填写离职原因、工作期限等信息，避免因“离职证明不实”引发纠纷。

例如：某员工入职4个月未签合同，因个人原因辞职。EHR系统在离职流程中提醒HR计算3个月双倍工资，HR通过系统导出员工的薪资记录（每月5000元），快速完成补偿结算，避免了员工后续投诉。

三、薪资核算系统：精准计算补偿的“数字引擎”

未签劳动合同的补偿争议中，工资数额是核心矛盾——员工可能主张“更高的月工资”（如包含奖金、补贴），企业可能辩称“只有基本工资”。薪资核算系统能通过自动化计算和数据留存，解决这一问题。

（一）双倍工资：自动统计“应发工资”

根据《劳动合同法实施条例》第6条，双倍工资的计算基数是“员工当月的应发工资”（包括基本工资、奖金、补贴、津贴等），而非“基本工资”。薪资核算系统可自动提取员工的月度应发工资数据，从第二个月起计算双倍工资，无需人工统计。

例如：某员工入职4个月，月工资结构为“基本工资4000元+奖金1000元”，合计5000元。薪资核算系统自动统计其第2-4个月的应发工资（每月5000元），快速计算出双倍工资为3×5000=15000元。

（二）经济补偿：按“月平均工资”精准计算

经济补偿的计算基数是“员工过去12个月的月平均工资”（包括奖金、补贴），若工作不满12个月，则按“实际工作月份的平均工资”计算。薪资核算系统可自动汇总员工的月度工资数据，快速计算出月平均工资和经济补偿金额。

例如：某员工入职4个月，月工资分别为5000元、5500元、5000元、5500元，月平均工资为（5000+5500+5000+5500）/4=5250元。经济补偿为5250×0.5=2625元。

（三）数据留存：避免“工资数额争议”

薪资核算系统会永久保存员工的薪资记录（包括工资条、银行转账记录、奖金发放记录），这些数据可作为法律证据，证明企业已足额支付工资和补偿。即使员工对工资数额有异议，企业也能通过系统导出数据，快速澄清争议。

四、绩效考核系统：避免“辞退争议”的“事实依据”

未签劳动合同的员工被辞退时，企业需证明“辞退的合法性”（如员工不符合岗位要求、严重违反规章制度），否则可能被认定为“违法解除”，需支付双倍经济补偿。绩效考核系统作为量化评估工具，能为辞退提供“无可辩驳”的证据。

（一）量化指标：明确“岗位要求”

绩效考核系统可设置可量化的岗位指标（如销售目标、产量、客户满意度），员工入职时，HR通过系统向员工传达这些指标（如“月度销售目标10万元”），并在每月末自动统计完成情况。

例如：某销售员工的绩效考核系统显示，其入职4个月的销售目标完成率分别为80%、70%、60%、50%，连续3个月未达标。这些数据能证明员工“不符合岗位要求”，企业可依法辞退（需提前30天通知或支付代通知金）。

（二）定性评价：补充“工作态度”证据

除了量化指标，绩效考核系统还可设置定性评价维度（如工作态度、团队合作、责任心），由上级领导通过系统打分，并填写“评价说明”（如“多次迟到，影响团队进度”）。这些定性评价能补充量化指标的不足，全面证明员工的“不符合录用条件”。

（三）流程留痕：避免“考核不公”争议

绩效考核系统的流程留痕功能（如员工签字确认、评价记录）能证明“考核的公正性”。例如，员工每月需通过系统确认自己的绩效考核结果，若有异议，可在系统中提交申诉；若员工未申诉，则视为认可考核结果。这些记录能避免员工后续否认“考核结果”，为企业辞退提供合法依据。

五、结语：人事系统是企业合规的“底层逻辑”

未签劳动合同的风险，看似是“合同问题”，实则是“流程问题”“数据问题”“证据问题”。EHR系统解决了“流程管控”问题，薪资核算系统解决了“数据精准”问题，绩效考核系统解决了“证据留存”问题，三者共同构成了企业人事管理的全流程合规体系。

对于企业来说，投资人事系统不是“成本”，而是“风险防控的关键”——它能帮企业避免“双倍工资”“违法解除”等巨额赔偿，提高人事工作效率，同时保障员工的合法权益（如及时获得补偿）。在劳动法规日益严格的今天，人事系统已成为企业的“必选工具”，而非“可选工具”。

正如某企业HR所说：“以前处理未签合同的纠纷，需要花几周收集证据、计算补偿，现在用了EHR、薪资、绩效系统，几分钟就能完成合规检查，再也不用怕员工投诉了。” 对于企业而言，合规不是“约束”，而是“保护”——而人事系统，就是这层“保护罩”的核心支撑。

总结与建议

公司凭借多年行业经验和技术积累，在人事系统领域拥有显著优势：1）自主研发的智能算法可精准匹配岗位需求；2）模块化设计支持灵活定制；3）提供7×24小时专业技术支持。建议企业在选型时重点关注：系统与现有ERP的兼容性、数据迁移方案的成熟度、以及供应商的行业实施案例。