EHR系统与绩效管理系统如何助力企业应对无固定期限劳动合同续签风险——从《人事系统白皮书》看合规与管理的平衡

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本篇文章结合《劳动合同法》关于固定期限劳动合同续签的核心规定，深入探讨了企业在连续两次签订一年期固定合同后是否必须签订无固定期限合同的法律边界，分析了企业不愿签订无固定期限合同时的合法应对策略，并重点阐述了EHR系统、人事系统白皮书及绩效管理系统在平衡合规要求与企业管理需求中的作用。通过拆解法律实践争议、结合系统工具的具体应用，为企业提供了一套“合规+管理”的双维度解决方案，帮助企业在规避法律风险的同时，实现人才的有效保留与激励。

一、固定期限劳动合同续签的法律边界：连续两次后的“强制签”规则到底是什么？

《中华人民共和国劳动合同法》第14条第二款第三项是企业处理无固定期限劳动合同问题的核心依据：“连续订立二次固定期限劳动合同，且劳动者没有本法第三十九条和第四十条第一项、第二项规定的情形，续订劳动合同的，劳动者提出或者同意续订、订立劳动合同的，除劳动者提出订立固定期限劳动合同外，应当订立无固定期限劳动合同。”这一规定的立法初衷是保护劳动者的就业稳定性，防止企业通过频繁签订短期合同规避长期用工责任，但在实践中，企业对“连续两次”“续订”等关键概念的理解仍存在争议。

（一）“连续两次”的计算与“续订”的含义解析

首先，“连续两次”的计算包含试用期。根据《劳动合同法》第19条，试用期包含在劳动合同期限内，因此即使第一次劳动合同包含3个月试用期，也视为一次完整的固定期限合同。例如，某企业与员工签订1年期劳动合同（含3个月试用期），到期后又签订1年期固定合同，此时已满足“连续两次”的条件。

其次，“续订”的核心是双方均有续订意愿。若劳动者主动提出续订，企业必须订立无固定期限合同，除非劳动者明确要求固定期限。例如，员工在第二次合同到期前提交《续订申请书》，要求订立无固定期限，企业若拒绝，将面临支付双倍工资的法律风险。

（二）实践中的争议点：企业常见的“踩坑”场景

司法实践中，企业容易在以下场景中违规：

1. “连续两次”的中断误区：若企业在第二次合同到期后，让员工离职1个月再重新入职，试图“中断”连续次数，这种操作无效。根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》，劳动者非因本人原因从原用人单位被安排到新用人单位工作的，原用人单位的工作年限合并计算为新用人单位的工作年限。

2. “劳动者提出固定期限”的证据缺失：若企业主张“员工主动要求固定期限”，但未保留书面证据（如员工签字的《确认书》），法院将不予支持。例如，某企业口头与员工约定续签固定期限，但未留下书面记录，员工后续主张无固定期限，企业因无法举证而败诉。

二、企业不愿签订无固定期限合同的困境与合法应对：系统工具如何破解？

无固定期限劳动合同对企业的管理压力主要体现在“解除难度大”与“激励不足”：一方面，企业不能随意解除合同，需满足严格的法定条件；另一方面，部分员工可能因“稳定感”降低工作积极性。此时，EHR系统、绩效管理系统等工具成为企业的“合规盾牌”。

（一）优化合同续签流程：EHR系统的“预警+留证”功能

EHR系统的核心价值在于整合员工全生命周期数据，其中合同管理模块可以设置“合同到期提醒”（如提前30天预警），并跟踪员工签订固定期限合同的次数。当员工即将达到“连续两次”时，系统会自动触发“续签评估流程”，提醒HR启动以下步骤：

1. 发送《续签通知书》：通过系统向员工发送电子通知书，明确告知“企业愿意续订”，并询问“是否要求固定期限”。

2. 保留书面证据：若员工回复“要求固定期限”，系统会自动留存电子记录（如员工签字的《确认书》），避免后续争议。例如，某企业使用EHR系统后，HR在员工第二次合同到期前收到预警，及时发送通知书，员工通过系统回复“要求固定期限”，企业据此签订固定期限合同，成功规避风险。

（二）完善绩效管理体系：绩效管理系统的“数据支撑”

绩效管理系统是企业应对“无固定期限合同”的“武器”，其核心功能是通过数据记录员工的绩效表现，为企业提供“合法解除”或“合理调岗”的依据。

1. 绩效评估：续签的“决策依据”：企业可以通过系统查看员工过去两年的绩效数据（如目标完成率、评分等级），评估其是否符合岗位需求。例如，某员工过去两年绩效均为“优秀”，企业可以主动续签无固定期限，增强员工归属感；若绩效均为“不合格”，企业可以启动“培训+调岗”流程。

2. 解除合同的“证据链”：若员工不能胜任工作，企业需提供“不能胜任”与“培训/调岗”的证据。绩效管理系统可以记录：

– 绩效目标（如“月销售额10万元”）；

– 完成情况（如“连续3个月销售额8万元”）；

– 培训记录（如“参加销售技巧培训的签到表、考核结果”）；

– 调岗通知（如“调岗至客户服务岗的电子记录”）。

例如，某员工因不能胜任销售岗位，企业通过绩效管理系统留存了上述证据，随后依法解除合同，无需续签无固定期限。

（三）建立“续签评估机制”：人事系统白皮书的“实践指南”

人事系统白皮书是行业最佳实践的总结，例如《2023人事系统白皮书》（某知名咨询公司发布）中提到，企业应建立“合同续签评估机制”，该机制需结合“员工绩效”“岗位需求”“企业规划”三大因素，通过EHR系统整合数据，做出合理决策。

例如，某企业根据白皮书建议，将“续签评估”纳入年度人力资源规划：

– 数据整合：通过EHR系统获取员工的合同期限、绩效评分、岗位层级等数据；

– 多方评估：组织部门负责人、HR、员工本人召开评估会，讨论“是否续签”“续签类型”；

– 结果应用：若评估结果为“续签无固定期限”，企业主动与员工沟通，增强其归属感；若评估结果为“不续签”，企业根据绩效管理数据，依法解除合同。

三、人事系统白皮书：连接法律与管理的“桥梁”

人事系统白皮书的价值在于“将法律规定转化为可操作的管理流程”。例如，某《2023人事系统白皮书》中提到，82%的标杆企业通过“合同续签评估机制”，将无固定期限合同的法律风险降低了70%。其核心建议包括：

1. “绩效+岗位”双维度评估：企业应结合员工绩效（如过去两年的绩效评分）与岗位需求（如岗位是否为核心岗位、是否需要长期稳定的人才），决定是否续签无固定期限。

2. “系统+人工”协同：EHR系统负责数据整合与预警，人工负责沟通与评估，两者结合实现“合规+灵活”的平衡。

3. “激励+约束”并行：对于续签无固定期限的员工，企业可以通过绩效管理系统设置“浮动薪酬”（如绩效奖金占比提升），激励员工保持积极性；对于绩效不佳的员工，企业可以通过“培训+调岗”流程，避免强制续签的风险。

四、绩效管理系统：无固定期限合同管理的“数据引擎”

绩效管理系统是企业管理无固定期限合同的“核心工具”，其作用体现在以下两个场景：

（一）续签决策：用数据判断“是否值得留”

企业在考虑是否与员工续签无固定期限合同时，需要回答两个问题：“员工能否胜任工作？”“员工对企业是否有价值？”绩效管理系统的“绩效 dashboard”可以提供以下数据：

– 绩效目标完成率：如员工过去两年的目标完成率均在90%以上，说明其能胜任工作；

– 岗位贡献率：如员工所在岗位为核心岗位（如研发工程师），其绩效贡献占团队的30%，说明其对企业有价值；

– 成长潜力：如员工过去两年的绩效评分呈上升趋势，说明其有成长潜力。

例如，某企业通过绩效管理系统查看员工李四的 data：过去两年绩效完成率均为95%，岗位贡献率为25%，成长潜力评分8/10。企业据此决定续签无固定期限，李四因“稳定感”提升了工作积极性，次年绩效完成率达到105%。

（二）解除合同：用数据构建“合法证据链”

若员工不能胜任工作，企业需按照“培训/调岗→仍不能胜任→解除”的流程操作，而绩效管理系统的“绩效记录”是关键证据。例如：

– 第一步：设定明确的绩效目标：通过系统为员工设定可量化的目标（如“月处理客户投诉100件，满意度90%以上”）；

– 第二步：跟踪目标完成情况：系统自动记录员工的完成数据（如“月处理客户投诉80件，满意度85%”）；

– 第三步：进行培训/调岗：系统记录培训内容（如“客户投诉处理技巧培训”）、培训效果（如“培训后月处理客户投诉90件，满意度88%”）；

– 第四步：解除合同：若员工培训后仍不能胜任（如“月处理客户投诉85件，满意度86%”），企业可以通过系统导出上述数据，作为解除合同的证据。

例如，某企业因员工王五不能胜任客户投诉处理岗位，通过绩效管理系统留存了上述证据，依法解除了合同，王五申请仲裁，法院因企业证据充分而驳回其请求。

结语：平衡合规与管理，系统工具是关键

连续两次固定期限合同后的无固定期限问题，本质是“法律保护”与“企业管理”的平衡。企业既不能违反法律规定，也不能因“怕麻烦”而放弃对员工的管理。此时，EHR系统的“合规预警”、人事系统白皮书的“实践指南”、绩效管理系统的“数据支持”成为企业的“三大法宝”。

通过这些工具，企业可以实现：用系统规避法律风险，用数据做出管理决策，用流程平衡员工与企业的利益。正如某《人事系统白皮书》中所说：“无固定期限合同不是企业的‘负担’，而是企业保留人才、增强竞争力的‘机会’——关键是要学会用系统工具管理。”

总结与建议

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