小团队人事体系搭建指南：从岗位说明书到EHR系统的落地技巧

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对于很多刚起步的小公司而言，比如老板手下只有7名员工的团队，“人事体系”往往是个“模糊概念”——没有规范的岗位说明书，员工职责交叉混乱；没有好用的人事系统，考勤、入职等流程全靠 Excel ；甚至连绩效考评都停留在“老板凭感觉”的阶段。但恰恰是小团队，更需要简洁、实用的人事体系：它能避免职责推诿，提高执行效率，更能为未来的扩张打下基础。

本文结合小团队的实际场景，从岗位说明书编制、EHR系统选择与使用、绩效考评系统搭建三个核心环节，给出可落地的操作指南，帮你快速建立“用得上、不麻烦”的人事体系。

一、小团队为何更需要“极简”人事体系？

很多人认为，“人事体系”是大企业的专利，小团队（比如7人公司）没必要搞那么复杂。但事实上，小团队的“小”恰恰是其劣势：

• 人员少，职责边界更易模糊：7人团队中，员工往往身兼数职（比如销售可能还要做客户售后），如果没有明确的岗位说明书，容易出现“该谁做”的争议，导致效率低下。
• 资源有限，更需要“精准投入”：小团队没有专门的人事专员，老板或核心员工既要管业务又要管人事，必须用“最少的时间”解决“最核心的问题”——比如用1天编完7个岗位的说明书，用1周把EHR系统跑起来。
• 发展快，更需要“可迭代”的体系：小团队的业务变化快（比如下个月可能新增2个岗位），人事体系必须“灵活”，能快速调整，而不是变成“束缚手脚的枷锁”。

简言之，小团队的人事体系，核心是“用最小的成本，解决最大的问题”：先解决“职责不清”“流程混乱”这些最痛的点，再逐步完善。

二、岗位说明书：小团队要“简洁到能贴在工位上”

岗位说明书是人事体系的“地基”，但小团队不需要像大企业那样写几十页的“岗位规范”，关键是要把“谁该做什么”说清楚。以下是针对7人团队的编制步骤：

1. 第一步：用“3个工具”快速梳理现有职责

小团队的员工往往“做的比说的多”，直接让员工写“我的职责”，可能会遗漏重要工作。建议用这3个工具：

– 工作记录法：让员工记录3天的工作内容（比如销售岗的“客户拜访”“订单跟进”“周报撰写”），统计高频任务；

– 访谈法：老板或核心员工（比如主管）与员工一对一沟通，问3个问题：“你每天花时间最多的3件事是什么？”“你觉得哪些工作是‘额外的’？”“你希望把哪些工作交给别人？”；

– 流程地图法：画一张“公司核心流程”图（比如“客户下单→仓库发货→售后跟进”），标注每个环节的负责人，避免“流程断点”。

比如在7人团队中，销售岗的核心职责可能是“每月完成5万元销售额”“维护10个老客户”，而不是“负责公司所有对外沟通”——职责越聚焦，员工的执行力越强。

2. 第二步：岗位说明书要写“4个核心内容”

小团队的岗位说明书不需要“高大上”，但必须“有用”。建议包含以下4部分：

– 岗位定位：一句话说清“这个岗位是做什么的”，比如“销售岗：负责公司产品的销售与客户维护，支撑公司业绩目标达成”；

– 核心职责：列出3-5项“必须做”的工作，用“动词+结果”的结构（比如“开发新客户，每月新增2个有效客户”）；

– 权限边界：明确“可以做什么”和“不能做什么”，比如“销售岗可以自主决定1000元以内的折扣，超过需请示老板”；

– 任职要求：聚焦“当前需要的能力”，而不是“未来的潜力”，比如“行政岗要求会用 Excel 做考勤统计，有1年以上行政经验”。

以7人团队中的“行政岗”为例，岗位说明书可以这样写：

岗位定位：负责公司日常行政事务，支撑团队高效运转。

核心职责：1. 考勤统计（每月5号前提交上月考勤表）；2. 办公用品采购（根据需求下单，控制成本在每月2000元以内）；3. 会议安排（协调会议室、准备资料）；4. 员工入职/离职手续办理（整理员工档案，更新 Excel 表）。

权限边界：可以自主决定500元以内的办公用品采购，超过需请示老板；可以审批1天以内的事假，超过需老板确认。

任职要求：高中及以上学历，会用 Excel 函数（如 VLOOKUP、SUMIF），有1年以上行政经验优先。

这样的说明书，员工看了就懂，老板也能快速判断“这个岗位有没有做到位”。

3. 第三步：动态调整，避免“说明书变废纸”

小团队的业务变化快，比如上个月还在做线下销售，这个月可能转做线上，岗位职责也需要随之调整。建议每季度 review 一次岗位说明书，通过以下3个问题判断是否需要修改：

– “这个岗位的核心职责是否还符合公司当前的目标？”（比如公司从“获客”转向“留存”，销售岗的职责可能从“新客户开发”转向“老客户复购”）；

– “员工是否有‘职责过载’或‘职责空缺’？”（比如行政岗既要做考勤又要做售后，导致两者都没做好，可能需要新增“售后岗”）；

– “是否有新的工作内容需要纳入？”（比如公司开始做短视频，需要给市场岗增加“短视频内容策划”的职责）。

比如7人团队中，如果新增了“运营岗”，原来的“市场岗”职责可能需要调整：把“活动策划”交给运营岗，市场岗专注于“品牌推广”——这样的调整能让每个岗位都“聚焦核心”。

三、EHR系统：小团队要“选对工具，省出时间”

对于小团队而言，“人事系统”不是“奢侈品”，而是“效率工具”。它能帮你把“Excel 统计考勤”“手工整理员工档案”这些重复工作自动化，让你有更多时间做“更有价值的事”（比如员工沟通、绩效反馈）。

1. 小团队选EHR系统的“3个核心标准”

小团队的预算有限，人员也没有专业的IT支持，选EHR系统时要避开“功能全面但复杂”的大企业工具，优先考虑以下3点：

– 低成本：选择免费或低年费的工具（比如钉钉人事、飞书人事是免费的，简道云、明道云的年费在几千元以内）；

– 易操作：不需要培训就能上手，比如界面简洁、有“可视化教程”（比如“如何录入员工信息”“如何设置请假流程”）；

– 功能贴合：聚焦小团队的核心需求——比如“员工信息管理”“考勤统计”“流程审批”，不需要“薪酬核算”“人才测评”这些复杂功能（除非有明确需求）。

比如7人团队，用钉钉人事就完全足够：它能自动同步考勤数据（通过钉钉打卡），一键生成员工档案，还能设置“请假→审批→归档”的流程，比 Excel 高效10倍。

2. EHR系统使用教程：从“0到1”只需3步

很多小团队怕“用不好EHR系统”，其实只要做好以下3步，就能快速落地：

（1）数据初始化：把“Excel 里的信息”搬到系统里

第一步是“录入基础数据”，包括：

– 组织架构：比如7人团队的架构可能是“老板→销售部（3人）→运营部（2人）→行政部（1人）→技术部（1人）”，在系统里搭建好层级；

– 员工信息：录入员工的姓名、手机号、入职时间、岗位等基础信息（可以通过“批量导入”功能，把 Excel 里的内容直接上传）；

– 岗位说明书：把之前编好的岗位说明书上传到系统，员工可以随时查看（比如钉钉人事的“岗位手册”功能）。

比如用钉钉人事，录入员工信息的步骤是：打开“人事管理”→点击“员工信息”→选择“批量导入”→上传 Excel 表格→确认字段对应（比如“姓名”对应“员工姓名”）→完成导入。10分钟就能搞定7人的信息录入。

（2）流程搭建：把“线下签字”变成“线上审批”

小团队的流程不需要太复杂，但必须“规范”。建议先搭建3个核心流程：

– 入职流程：员工提交入职资料（身份证、学历证）→人事审核→老板确认→系统自动生成员工档案；

– 请假流程：员工在系统里提交请假申请（类型、时间）→部门负责人审批→人事归档→系统自动扣除考勤；

– 离职流程：员工提交离职申请→部门负责人沟通→老板确认→人事办理离职手续（交接工作、结算工资）。

比如设置“请假流程”，用钉钉人事的步骤是：打开“审批”→点击“新建审批”→选择“请假”模板→设置审批节点（比如“员工提交→部门负责人审批→人事归档”）→保存流程。以后员工请假，直接在钉钉里提交，老板在手机上就能审批，再也不用“找老板签字”了。

（3）权限设置：让“合适的人看合适的内容”

小团队的EHR系统需要“权限分级”，避免“信息泄露”或“操作失误”。建议设置3类权限：

– 老板：拥有最高权限，可以查看所有员工信息、审批所有流程、导出所有报表；

– 人事：可以修改员工信息、设置流程、生成报表（比如考勤统计、员工档案）；

– 员工：只能查看自己的信息（比如考勤记录、岗位说明书），提交请假、报销等申请。

比如在钉钉人事里，设置权限的步骤是：打开“设置”→点击“权限管理”→选择“角色”（比如“老板”“人事”“员工”）→分配对应的权限（比如“老板”可以查看“所有员工信息”，“员工”只能查看“自己的信息”）。这样既能保证信息安全，又能让员工方便使用。

（4）报表功能：用“数据”代替“感觉”

EHR系统的核心价值是“用数据说话”。小团队可以用系统生成以下2类报表：

– 员工档案报表：一键查看所有员工的入职时间、岗位、联系方式（比如老板想找“销售岗”的员工，直接筛选“岗位=销售”就能找到）；

– 考勤统计报表：自动统计员工的迟到、早退、请假次数（比如行政岗再也不用每天核对打卡记录，系统会生成“月度考勤表”）；

– 流程进度报表：查看审批流程的进度（比如“某员工的请假申请是否已经审批”）。

比如用钉钉人事生成“月度考勤表”，步骤是：打开“人事管理”→点击“考勤统计”→选择“月度报表”→选择月份（比如“2024年3月”）→点击“导出”→系统会生成 Excel 表格，包含每个员工的打卡时间、迟到次数、请假天数等信息。比手工统计节省2小时。

3. 小团队用EHR系统的“避坑提醒”

• 不要贪多：不要选“功能全面”但“用不上”的系统，比如小团队不需要“薪酬核算”功能（可以用 Excel 做），就不要为这个功能付费；
• 不要复杂：流程设置不要超过3个节点（比如“员工→部门负责人→老板”），否则会降低效率；
• 不要闲置：定期检查系统的使用情况（比如“员工有没有按时打卡”“审批流程有没有积压”），确保系统真正发挥作用。

四、绩效考评系统：小团队要“聚焦目标，避免形式化”

很多小团队的绩效考评“走形式”：要么是“老板凭感觉打分”，要么是“员工填一堆表格”，结果反而让员工反感。小团队的绩效考评要“简单、直接、聚焦”，核心是“让员工知道‘做什么能拿到奖励’”。

1. 小团队绩效考评的“2个核心原则”

• 对齐公司目标：比如7人团队的目标是“本月完成20万元销售额”，那么销售岗的绩效就要聚焦“销售额”，行政岗的绩效就要聚焦“支撑销售的效率”（比如“考勤统计及时率”“办公用品采购成本控制”）；
• 考核维度要“少而精”：不要考核10个维度（比如“工作态度”“团队合作”“创新能力”），只考核3-5个“与目标强相关”的维度（比如销售岗考核“销售额”“客户复购率”“新客户数量”）。

2. 绩效考评系统搭建：从“工具”到“落地”

小团队的绩效考评不需要“复杂的系统”，但需要“可量化的工具”。建议用以下3种方式：

（1）用“OKR+KPI”结合的方式，让目标更清晰

OKR（目标与关键结果）适合小团队的“快速变化”，KPI（关键绩效指标）适合“量化考核”。比如7人团队的销售岗，可以设置：

– OKR：目标（O）是“本月完成5万元销售额”，关键结果（KR）是“新增3个有效客户”“老客户复购率达到40%”；

– KPI：销售额（占比60%）、客户复购率（占比20%）、新客户数量（占比20%）。

这样既能让员工明确“大目标”，又能通过“KPI”量化结果（比如“销售额没完成，KPI 就扣分”）。

（2）用“EHR系统”做绩效统计，节省时间

很多EHR系统（比如钉钉人事、简道云）都有“绩效模块”，可以帮你自动统计绩效数据。比如：

– 销售岗：系统自动同步“销售额”数据（通过钉钉 CRM），计算“KPI 得分”；

– 行政岗：系统自动统计“考勤统计及时率”（比如“每月5号前提交，得10分；延迟1天，扣2分”）；

– 运营岗：系统自动统计“活动参与人数”（比如“某活动参与人数达到100人，得10分；未达到，扣3分”）。

比如用简道云的绩效模块，步骤是：搭建“绩效指标库”（比如“销售额”“客户复购率”）→给每个岗位分配指标（比如销售岗分配“销售额”指标，权重60%）→系统自动同步数据（比如从“销售系统”同步销售额）→生成绩效报表（比如“某员工的KPI 得分是85分”）。比手工统计节省3小时。

（3）绩效反馈：用“1对1沟通”代替“冰冷的表格”

小团队的员工更在意“老板的认可”，所以绩效反馈要“及时、具体”。建议每月做1次“1对1沟通”，问3个问题：

– “这个月你做的最好的一件事是什么？”（肯定成绩）；

– “你觉得哪些地方可以改进？”（指出不足）；

– “你需要公司给你什么支持？”（解决问题）。

比如对销售岗的员工说：“这个月你完成了6万元销售额，比目标多了1万元，很棒！不过新客户数量只有2个，下个月可以多花点时间在客户开发上，需要我帮你对接资源吗？”这样的反馈，既能让员工感受到认可，又能明确改进方向。

3. 绩效结果的“2个应用方向”

小团队的绩效结果不要“束之高阁”，要与“员工利益”挂钩：

– 奖金分配：比如销售岗的奖金=销售额×1%（完成目标才有），行政岗的奖金=基础工资×10%（根据KPI 得分调整，比如80分以上得全额，60分以下不得）；

– 晋升/调岗：比如销售岗连续3个月完成目标，可以晋升为“销售主管”；行政岗连续6个月KPI 得分在90分以上，可以调岗到“运营岗”（如果有需求）。

结语：小团队的人事体系，“实用”比“规范”更重要

对于7人团队而言，人事体系不需要“像大企业那样完善”，但必须“解决实际问题”：

– 岗位说明书要“简洁到能贴在工位上”，让员工知道“该做什么”；

– EHR系统要“选对工具”，帮你节省“Excel 统计”的时间；

– 绩效考评系统要“聚焦目标”，让员工知道“做什么能拿到奖励”。

其实，小团队的人事体系的核心不是“制度”，而是“效率”——用最少的时间，解决最痛的问题，让员工把精力放在“做业务”上，而不是“搞流程”上。

当你把这些环节做好，你会发现：原来小团队也能有“规范的人事体系”，原来“人事工作”也能成为“业务增长的助力”。

总结与建议

公司人事系统解决方案凭借其模块化设计、智能化功能和本地化服务三大核心优势，在行业内保持领先地位。建议企业在选型时重点关注：1)选择支持二次开发的平台以适应业务变化；2)优先考虑具备AI分析能力的系统；3)要求供应商提供不少于3个月的试运行期。实施阶段建议采取分部门试点再全面推广的策略，并预留2-3个月的数据迁移和员工培训时间。