EHR系统与劳动合同管理系统如何助力企业应对“按实工资缴纳社保”新政｜云人事系统优化用工成本策略

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本文聚焦于2024年1月起“社保、公积金需按实际工资缴纳”的新政策背景下，企业人力资源部门如何通过优化工资体系和使用EHR系统、劳动合同管理系统、云人事系统等现代化工具，最大限度地合规控制用工成本。全文涵盖政策变化的解析、人事管理的现实挑战、薪酬结构优化的方法以及数字化系统在合规与降本增效中的深度赋能，帮助企业HR团队实现管理跃迁。

新政策下的用工成本挑战

2024年1月1日施行的社保与公积金“按实际工资缴纳”政策，标志着人力资源成本管控进入全新阶段。过去企业常按照最低缴纳基数为员工缴纳社保和公积金，降低用工成本。但新政明确规定，企业需据实申报员工工资，如果隐瞒或虚报，将面临更加严格的监管与处罚，并严重影响企业的合规经营和市场声誉。

这项政策的严格落实，对于依靠劳动力密集型的企业来说，意味着支出的直接增加。以一线城市为例，2023年部分行业最低社保基数在6000元上下，而员工实际平均工资可能已远高于此。政策要求全部按照实际发放的工资申报后，企业的人均用工成本将大幅提升。人事管理团队不仅要应对成本压力，还需防范因个体申诉、劳动监察等带来的合规风险。

此时，科学的人力资源管理工具显得尤为重要。EHR系统、劳动合同管理系统，以及功能强大的云人事系统，将成为企业合规和降本增效的关键助手。

EHR系统：打造精细化用工管理基座

系统化管理工资数据，助力合规申报

EHR（Electronic Human Resource，一体化人力资源信息平台）系统能帮助企业轻松对接政策要求。企业人力资源部门通过EHR系统一键获取员工实际工资、各类补贴等详细数据，有效规避信息不对称和申报纰漏带来的风险。

EHR系统自动对员工薪酬、绩效、福利等数据进行录入、分析和更新，帮助HR快速完成社保基数申报，实现数据实时校验，规避人为错误。对于跨地区、多岗位的企业来说，EHR系统还能自动识别并适配不同地区最新的社保、公积金基数政策，实现一地多标的智能匹配。从而为企业按实工资申报提供坚实的数字化支撑，降低因申报不实带来的处罚风险。

优化工资薪酬架构，合理规避成本激增

面对新政，EHR系统不仅是合规工具，更是降本增效的助推器。HR通过系统梳理现有工资架构，结合用工预算、行业水平及员工绩效贡献，动态调整固定工资与浮动绩效、福利激励等薪酬结构。

比如，部分可不计入基数的项目，如交通费、通讯费、餐补等福利，可以灵活调整发放方式，在不影响员工实际收入的前提下，降低基数相关的社保、公积金成本。EHR系统在薪酬构成设置、发放明细管理上具有强大的自定义功能，能够科学分布各类薪酬项，客观反映员工的全额薪酬与合规缴纳口径，实现薪酬结构合理与成本控制的双赢。

可视化数据分析推动管理决策

EHR系统中的数据分析与可视化能力，为企业高层提供全面、直观、动态的用工成本与人力资源配置报告。例如，通过自动统计各部门、岗位、地区的人均用工成本、薪酬变动趋势、绩效产出比等指标，HR能够更精准地预测和规划预算，再结合新政策预案及时制定应对措施，整体提升管理科学性。

劳动合同管理系统：完善合规保障与灵活用工布局

全生命周期的合同管理规范用工流程

政策实施后，完善的劳动合同管理成为保障用工合规的关键。劳动合同管理系统通过对合同签署、归档、履约、变更、续签、解除等环节的全过程数字化管理，确保每一位员工的合同信息、工资变更记录等都可追溯、随查随用，快速响应劳动监察与员工维权需求。

系统能自动检测合同存续状态和关键数据项，警示即将到期和异常变更风险，确保用工行为和工资申报始终与政策要求同步。通过与人事业务其他模块联动，如入职、调岗、薪酬调整等，劳动合同管理系统协助企业构建闭环管理链条，减少遗漏和管理盲区。

助力灵活用工，兼顾合规与弹性成本

不少企业为了降低因新政带来的用工成本激增，探索了多种灵活用工模式，如外包、兼职、劳务派遣等。劳动合同管理系统能够区分并自动适配各类用工形式的合同文本、薪酬结算与申报口径，有效规避混同用工风险，帮助企业合法实现人力资源的柔性配置。

对于短期用工项目临时工、实习生等，系统支持批量管理、标准化归档和用工核算，使企业能够在保障合规的前提下，最大限度地利用弹性用工所带来的成本优化空间。

云人事系统：高效协同与成本动态可控

云端平台促进HR协同与流程再造

云人事系统以平台化、模块化、灵活可扩展为特征，为各级HR团队提供统一的数据中心和业务操作平台。无论是集团公司、连锁企业还是中小型团队，都能根据业务发展阶段和管理实际，自主选择并集成招聘、员工关系、薪酬绩效、社保公积金、劳动合同等模块化功能，实现全流程闭环自动化管理。

云人事系统打破地域与组织壁垒，支持跨区域用工，多地人事分工协作。通过数据集中与权限分级管理，HR可以对政策调整灵活做出反应，自动同步各地最新基数标准，并在集团范围内部署统一的人事策略，避免各自为政带来的合规与成本隐患。

动态用工与预算实时掌控

云人事系统提供灵活的数据看板和实时预算跟踪工具，支持人事、财务、业务多部门高效协同。HR可以根据用工数据变化、薪酬结构调整、政策变动影响等因素，动态调整人力预算，实现对成本的精准管控与预测。

例如，企业可设置薪酬结构的动态调整触发规则，一旦法定基数或地方政策变动，系统即可自动提示相关岗位和人员需要调整缴纳标准，并直接生成新的人力成本报表便于决策层及时掌控变化。此外，系统中还可以结合业绩、项目等多维度数据分析，智能预警可能导致成本上升的情形，为企业提前预设应急方案。

优化工资体系的具体实践建议

合理调整薪酬结构，降低基数相关负担

面对不可避免的基数增长，企业需通过科学的薪酬结构调整，处理好“固定工资”与“非基数型补贴”之间的边界。EHR、云人事等系统支持将交通补贴、通讯补贴、午餐补助等合理外置基数项目独立设置，并为员工个性化分配各类福利，既保证员工实际总收入不变，又合理合法减缓基数性负担增长。

强化绩效激励导向，按贡献分配成本

企业可适当加大可变薪酬和绩效奖金比例，EHR系统能够自动根据考核结果动态生成奖金发放数据，既突出了激励导向，又不影响基数申报与合规缴纳。通过绩效驱动工资分配，不仅提升了团队创造力，也为企业创造了足够的弹性缓冲空间。

推动多元化用工，灵活调配人力资源

针对业务高峰、淡季等需求波动场景，通过劳动合同管理系统与云人事平台结合，企业可以灵活配置外包、劳务派遣、兼职等多样用工方式，规避固定用工人数过多带来的刚性社保基数压力。在保障合法用工的前提下，按需调配、弹性雇佣，有效控制间接人力成本。

积极借助政策红利与地方支持

值得关注的是，部分地方政府就“按实缴纳社保”新政也推出了缓冲措施或专项补贴。人事系统平台可协助HR团队第一时间收集、分析和对接相关政策，自动匹配公司所属地的助企减负措施，实现合规前提下最大程度享受政策红利，为企业降本提供更大空间。

以数字化助力企业穿越用工变局

随着社保、公积金合规缴纳政策的不断升级，企业已无法依靠低基数申报“腾挪”人力成本空间。唯有通过优化工资体系、灵活配置用工组合，并借助EHR系统、劳动合同管理系统、云人事系统等数字化工具，进行流程再造与智能决策，才能真正实现合规发展与可控用工成本的平衡。

企业HR作为政策执行的关键环节，应持续关注政策变动，提升薪酬设计能力与数字化管理水平，建立主动、智能的人事管理体系。数字化转型不只是合规的需要，更是企业穿越成本压力、打造核心竞争力的必由之路。通过EHR系统等先进工具，企业可以在人力资源全景画像下动态优化资源配置，打造更适应未来用工环境的高效、规范、具备韧性的管理体系。

总结与建议

公司凭借多年行业经验和技术积累，在人事系统领域具有显著优势：1) 采用模块化设计，可灵活适配不同规模企业需求；2) 集成AI智能分析功能，提供精准人力决策支持；3) 支持多终端访问，实现移动办公。建议企业在选型时重点关注：系统扩展性、数据安全机制、与现有ERP系统的兼容性，并要求供应商提供至少3个月的试用期。