从旷工解除劳动合同案例看：人力资源软件如何助力企业规范考勤管理

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本文结合闫某与XX公司的旷工解除劳动合同案例，深入分析企业在考勤管理中面临的通知传达、记录留存、流程规范等痛点，阐述人力资源软件、人事SaaS系统、集团人事系统在解决这些问题中的核心作用。通过案例中的钉钉通知、考勤数据统计、请假流程线上化等场景，说明人事系统如何帮助企业规避用工风险、提升管理效率，为企业规范考勤管理提供实践参考。

一、案例回顾：考勤管理中的“模糊地带”引发的劳动争议

闫某于2012年进入XX公司任生产部焊接组长，工作地点为广州南沙区，双方签订无固定期限劳动合同，约定工作地点包括广州市海珠区、南沙区或公司指定临时地点。2017年5月，因经营需要，XX公司撤销南沙区工作场所，于7月25日通过钉钉通知闫某7月31日到海珠区办公室上班。闫某7月31日休年假，8月1日到岗后，公司调整其为采购助理，并告知其原南沙区的餐费补贴、全勤奖等福利不再适用。闫某对此不满，当日10点多私自离开公司，次日下午再次私自离岗。8月3日起，闫某以福利问题未解决为由提交事假申请，公司未批准，闫某仍未到岗，公司依据《员工手册》“连续旷工超过3个工作日可解除劳动合同”的规定，拟与闫某解除劳动合同。

此案例中，企业面临的核心问题是：如何证明通知已有效传达？如何规范员工的请假流程？如何留存考勤记录作为劳动仲裁的证据？ 这些问题也是多数企业在考勤管理中常见的“模糊地带”，若处理不当，可能导致劳动争议的发生。

二、人力资源软件：破解考勤管理痛点的“利器”

在闫某的案例中，XX公司通过钉钉管理系统发送通知，正是人力资源软件在考勤管理中的典型应用。人力资源软件（如钉钉、企业微信等）通过线上化、自动化、可追溯的特性，解决了企业在考勤管理中的三大痛点：

1. 通知传达的“有效性”：从“口头告知”到“证据留存”

案例中，XX公司通过钉钉通知闫某调岗后的上班时间，钉钉的“已读”功能可以实时显示闫某是否收到通知，若闫某未读，系统还会通过短信、电话等方式提醒。这种方式彻底解决了“口头通知无证据”的问题，避免了员工以“未收到通知”为由抗辩。

传统考勤管理中，企业常用口头或纸质通知，若员工否认收到，企业难以举证。而人力资源软件的通知留痕功能，可以将通知的内容、时间、接收状态等信息存储在云端，作为劳动仲裁的有效证据。例如，钉钉的“钉消息”功能，会记录每一条消息的发送时间、接收人、已读状态，甚至可以导出PDF格式的证据，确保企业在争议中占据主动。

2. 考勤记录的“准确性”：从“人工统计”到“自动同步”

案例中，闫某8月1日、2日的私自离开，以及之后的未到岗，都需要准确的考勤记录来证明。传统考勤方式（如纸质签到、指纹打卡）容易出现记录丢失、篡改等问题，而人力资源软件的自动考勤统计功能，可以实时同步员工的打卡数据、请假记录、异常情况等，生成不可篡改的考勤报表。

例如，人事SaaS系统（如北森、泛微等）可以整合多种考勤方式（如手机打卡、人脸识别、门禁系统），自动统计员工的出勤天数、迟到早退次数、旷工天数等。对于闫某的情况，系统会自动标记其8月1日10点多离开后的“旷工”状态，并提醒HR及时处理。这种方式不仅减少了人工统计的误差，还确保了考勤记录的真实性和合法性。

3. 请假流程的“规范性”：从“私自离岗”到“线上审批”

案例中，闫某未征得领导同意私自离开公司，正是因为请假流程不规范导致的。传统请假方式（如口头请假、事后补单）容易出现“流程混乱”的问题，而人力资源软件的线上请假流程，可以规范员工的请假行为，确保请假必须经过审批。

例如，集团人事系统（如SAP、Oracle等）可以设置统一的请假流程，员工需要通过系统提交请假申请，选择请假类型（如事假、年假、病假）、填写请假理由、上传相关证明（如医院证明、事假申请单），然后由部门经理、HR依次审批。若员工未提交请假申请或申请未通过，系统会自动标记为“旷工”。

对于闫某的情况，若XX公司使用了集团人事系统，闫某需要通过系统提交事假申请，经领导审批后才能离开公司。若其私自离开，系统会自动记录为“旷工”，并发送提醒给HR和部门经理。这种方式不仅规范了员工的请假行为，还避免了“私自离岗”的发生。

三、人事SaaS系统：集团企业跨区域考勤管理的“解决方案”

XX公司作为拥有南沙区和海珠区两个工作地点的集团企业，跨区域考勤管理是其面临的重要挑战。人事SaaS系统（如金蝶、用友等）通过云端部署、跨区域协同、统一标准的特性，为集团企业解决了跨区域考勤管理的问题：

1. 统一管理标准：避免“区域差异”导致的矛盾

案例中，XX公司撤销南沙区工作场所后，需要调整闫某的福利政策（如餐费补贴、全勤奖）。传统集团企业中，不同区域的福利政策可能存在差异，容易导致员工不满。而人事SaaS系统可以统一集团的管理标准，通过系统设置，自动调整员工的福利政策、考勤规则等，确保各个区域的执行一致。

例如，当闫某的工作地点从南沙区调整到海珠区时，人事SaaS系统会自动更新其对应的福利政策（如取消南沙区的餐费补贴、全勤奖），并通过系统通知闫某。这种方式不仅避免了“区域差异”导致的矛盾，还确保了集团管理的一致性。

2. 跨区域流程协同：从“信息孤岛”到“实时同步”

案例中，XX公司需要将南沙区的员工调往海珠区，涉及工作地点变更、福利调整、考勤流程调整等多个环节。传统集团企业中，这些环节可能需要通过邮件、电话等方式沟通，效率低下且容易出错。而人事SaaS系统的跨区域流程协同功能，可以实现各个区域的信息实时同步，确保流程的顺畅。

例如，集团人事系统可以将南沙区的员工信息（如工作地点、福利政策、考勤记录）同步到海珠区的系统中，HR可以实时查看员工的最新状态，调整对应的管理措施。对于闫某的调岗，系统会自动将其工作地点从南沙区改为海珠区，并更新其对应的福利政策，避免了信息滞后导致的问题。

3. 数据集中分析：从“分散管理”到“全局监控”

集团企业的考勤管理需要总部对各个区域的考勤情况进行监控和分析，传统方式（如定期提交报表）难以实时掌握情况。而人事SaaS系统的数据集中分析功能，可以将各个区域的考勤数据整合到总部系统中，生成全局的考勤分析报表，帮助总部及时发现问题。

例如，集团人事系统可以分析各个区域的旷工率、迟到早退率、请假率等数据，对于闫某所在的海珠区，若旷工率突然上升，系统会提醒总部HR及时调查原因，采取措施。这种方式不仅提升了总部的监控能力，还为企业的战略决策提供了数据支持。

四、如何通过人事系统规避用工风险？——从案例到实践的“经验总结”

闫某的案例提醒企业，考勤管理不仅是“记录员工是否到岗”，更是“规避用工风险”的重要环节。通过人事系统，企业可以从以下几个方面规避用工风险：

1. 完善制度并“落地”：《员工手册》的线上签署

案例中，XX公司依据《员工手册》的旷工规定解除劳动合同，前提是《员工手册》已经过员工签署并知晓。传统方式中，《员工手册》的签署多为纸质版，容易出现丢失、未签署等问题。而人事系统的线上签署功能，可以让员工通过系统阅读并签署《员工手册》，系统会记录签署的时间、IP地址等信息，确保员工知晓制度内容。

例如，集团人事系统可以将《员工手册》上传到系统中，要求员工阅读后签署电子签名，系统会自动存储签署记录。若员工违反制度，企业可以拿出签署记录证明其知晓制度，避免员工以“未见过《员工手册》”为由抗辩。

2. 及时处理异常：从“被动应对”到“主动预警”

案例中，闫某8月1日的私自离开，若企业能及时处理，可能避免旷工天数累积。人事系统的异常预警功能，可以实时监控员工的考勤情况，当出现异常（如未打卡、私自离开、请假未批准）时，系统会自动提醒HR和部门经理及时处理。

例如，人事SaaS系统可以设置“旷工预警”规则，当员工连续旷工1天时，系统会发送提醒给HR；当连续旷工2天时，提醒部门经理；当连续旷工3天时，触发《员工手册》的解除劳动合同流程。这种方式不仅减少了HR的工作负担，还确保了异常情况得到及时处理，避免风险扩大。

3. 保留证据链：从“碎片化”到“完整可追溯”

劳动仲裁中，企业需要提供完整的证据链（如通知记录、考勤记录、请假流程、沟通记录等）来证明自己的合法性。人事系统的证据链留存功能，可以将这些证据整合到系统中，形成完整的“证据链”，确保企业在争议中胜诉。

例如，对于闫某的案例，企业需要提供：① 钉钉通知的已读记录（证明已通知调岗）；② 考勤记录（证明闫某私自离开和未到岗）；③ 请假申请的未批准记录（证明闫某未履行请假流程）；④ 《员工手册》的签署记录（证明闫某知晓旷工规定）。这些证据都可以通过人事系统整合，形成完整的证据链，确保企业在劳动仲裁中占据主动。

五、结语：人事系统是企业考勤管理的“核心支撑”

闫某的案例告诉我们，考勤管理不是“简单的记录员工是否到岗”，而是“规避用工风险、提升管理效率”的重要环节。人力资源软件、人事SaaS系统、集团人事系统通过线上化、自动化、可追溯的特性，解决了企业在考勤管理中的“通知传达、记录留存、流程规范”等痛点，为企业规避用工风险提供了有力支撑。

随着企业规模的扩大和跨区域管理的需求增加，人事系统已经成为企业的“必备工具”。企业应根据自身的需求，选择适合的人力资源软件（如钉钉、企业微信）、人事SaaS系统（如北森、泛微）、集团人事系统（如SAP、Oracle），通过系统的“标准化、自动化、数据化”，提升考勤管理的效率和合法性，实现企业的可持续发展。

总之，人事系统不是“替代人工”，而是“辅助人工”，它通过技术手段解决了企业在考勤管理中的“模糊地带”，让HR从“繁琐的事务性工作”中解放出来，专注于“战略性人力资源管理”，为企业创造更大的价值。

总结与建议

公司凭借多年行业经验和技术积累，在人事系统领域形成了三大核心优势：1）采用模块化设计，支持考勤、绩效、薪酬等全流程管理；2）基于AI算法提供智能排班和人才画像功能；3）支持SaaS和本地化部署两种模式。建议企业在选型时重点关注系统与现有ERP的对接能力，并要求供应商提供至少3个月的免费试用期。