人事管理软件如何规避未签劳动合同解除风险？钉钉人事系统的合规实践与供应商选择指南

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未签劳动合同便无补偿解除劳动关系，是企业HR常见的“踩坑”场景——不仅可能面临双倍工资赔偿，还可能因“违法解除”承担高额赔偿金。本文结合《劳动合同法》的具体条款，解析此类行为的法律风险，并通过钉钉人事系统的实践案例，说明人事管理软件在“合同签订提醒、员工关系数据留存、解除流程合规”中的核心作用。同时，本文也为企业提供了选择人事系统供应商的关键维度，帮助企业通过技术手段规避用工风险。

一、未签劳动合同+无补偿解除：企业必须面对的两大法律风险

在劳动力流动频繁的当下，部分企业因HR流程疏漏或管理粗放，常出现“未签劳动合同就解除”的情况。这种行为背后，隐藏着两大明确的法律风险，可能给企业造成重大经济损失。

1. 未签劳动合同的“双倍工资”赔偿风险

根据《中华人民共和国劳动合同法》第82条规定：“用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。”若企业未在员工入职30天内签订劳动合同，员工有权主张从入职第2个月到第12个月的双倍工资（最多11个月）。例如，某员工月工资8000元，入职6个月未签合同，企业需额外支付8000×5=40000元的双倍工资。

更关键的是，未签劳动合同会导致“劳动关系认定困难”。若员工主张存在事实劳动关系（如提供考勤记录、工资条、工作群聊天记录），企业即使辩称“未签合同”，也无法否定劳动关系的存在，反而会因“未签合同”承担赔偿责任。

2. 无补偿解除的“违法解除”风险

即使企业有理由解除员工（如绩效不达标、严重违纪），若未签劳动合同，也可能因“证据不足”被认定为“违法解除”。根据《劳动合同法》第48条规定，违法解除的企业需向员工支付“赔偿金”（经济补偿标准的二倍）。例如，某员工工作3年，月工资10000元，经济补偿为3×10000=30000元，赔偿金则为60000元。

更麻烦的是，未签劳动合同会导致“解除理由”无法有效举证。例如，企业以“严重违纪”解除，但未签合同也未保留违纪证据（如考勤记录、警告函），员工可能主张“企业无理由解除”，要求赔偿金。此时，企业因“未签合同”+“证据缺失”，几乎必然败诉。

二、人事管理软件：规避未签劳动合同解除风险的“技术屏障”

面对上述风险，传统HR管理方式（如Excel记录、人工提醒）已难以应对——人工容易遗漏合同签订时间，数据分散难以留存，解除流程缺乏留痕。而人事管理软件通过“自动化、数据化、合规化”的功能设计，能从根源上规避这些风险。

1. 合同签订全流程：自动化提醒，杜绝遗漏

人事管理软件的核心功能之一，是“劳动合同签订的全流程自动化”。例如，员工入职后，系统会自动记录入职时间，并根据《劳动合同法》的要求（入职30天内签订），设置“签订提醒”——在入职第25天提醒HR发起签订流程，若HR未处理，第28天会升级提醒至部门负责人，第30天则触发“风险预警”（如系统弹窗、邮件通知）。

这种“层层递进的提醒机制”，能彻底杜绝“忘记签合同”的情况。例如，某制造企业使用人事管理软件前，每年因未签合同产生的双倍工资赔偿约20万元；使用后，未签合同率从12%降至0，每年节省赔偿成本18万元。

2. 员工关系数据：可视化留存，作为解除的“证据链”

未签劳动合同的情况下，企业若要合法解除，必须提供“劳动者不符合录用条件”“严重违纪”“绩效不达标”等证据。人事管理软件通过“数据可视化”功能，将员工的考勤、绩效、培训记录等数据集中存储，形成“完整的证据链”。

例如，员工若因“绩效不达标”被解除，系统会自动调取其“季度绩效评估表”“培训记录”（如企业为其提供的技能培训证明）“调岗通知”（如系统发送的调岗邮件）等数据，这些数据均以“电子档案”形式留存，可随时导出作为仲裁或诉讼的证据。

某互联网公司曾遇到一起纠纷：员工未签合同，企业以“连续3个月绩效不达标”解除，员工主张“企业无理由解除”。但企业通过人事管理软件调取了该员工的“绩效评估表”（有员工电子签名）、“培训记录”（系统记录的培训时长与内容）、“调岗通知”（邮件发送记录），最终仲裁委认定企业解除合法，无需支付赔偿金。

3. 解除流程：合规化管控，保留全程留痕

未签劳动合同的情况下，解除流程的“合规性”尤为重要——若流程不符合法律规定（如未提前通知、未支付经济补偿），即使有理由，也可能被认定为违法解除。人事管理软件通过“解除流程的合规化设计”，能确保每一步都符合法律要求。

例如，解除流程启动后，系统会自动生成“解除通知书”（包含解除理由、经济补偿金额、生效时间等内容），并通过“电子签名”功能让员工确认（如钉钉的“电子签”）。同时，系统会记录“解除流程的所有操作日志”（如HR发起时间、员工确认时间、审批人意见），这些日志具有“法律效力”（根据《电子签名法》），可作为证据使用。

某零售企业曾遇到员工否认“收到解除通知”的情况，企业通过人事管理软件调取了“解除通知书的电子签名记录”（员工通过钉钉签字）和“流程日志”（显示员工于2023年5月10日确认收到），最终法院认定解除有效，企业无需承担责任。

三、钉钉人事系统：从“风险防控”到“主动管理”的实践

作为国内知名的人事系统供应商，钉钉人事系统通过“智能模块+场景化设计”，将上述功能落地为具体的“员工关系管理方案”，帮助企业从“被动应对风险”转向“主动管理风险”。

1. 智能合同管理：从“提醒”到“自动生成”

钉钉人事系统的“智能合同管理模块”，不仅能提醒签订时间，还能“自动生成劳动合同”。例如，员工入职时，系统会自动提取其“入职信息”（如姓名、身份证号、岗位、薪资），并根据企业的“合同模板”（已由法务审核）生成“个性化劳动合同”，HR只需确认信息无误，即可发起签订流程。

此外，系统还支持“合同续签的自动提醒”——在合同到期前30天，提醒HR与员工协商续签；若员工拒绝续签，系统会自动生成“终止劳动合同通知书”，并记录“拒绝续签的理由”（如员工签字确认的电子文档）。

2. 实时风险预警：从“事后救火”到“事前防控”

钉钉人事系统的“员工关系风险预警模块”，能实时监控员工的“合同状态、考勤异常、绩效情况”，并通过“可视化 dashboard”展示风险点。例如：

– 合同状态：系统会标注“未签合同”“即将到期”“已终止”的员工，并用“红、黄、绿”三色区分风险等级（红色为“高风险”，如未签合同超过30天）；

– 考勤异常：系统会统计“连续3天迟到”“月度旷工超过2天”的员工，提醒HR关注；

– 绩效情况：系统会跟踪“连续2个月绩效不达标”的员工，提醒HR启动“培训或调岗流程”。

某餐饮企业使用钉钉人事系统后，通过“实时风险预警”，提前发现了12名“未签合同”的员工，及时补签了合同；同时，对8名“连续2个月绩效不达标”的员工，启动了培训流程，避免了“无理由解除”的风险。

3. 解除流程：从“纸质留痕”到“电子留痕”

钉钉人事系统的“解除流程管理模块”，通过“电子签名+流程日志”，确保解除流程的“合规性”。例如，企业要解除员工时，需经过以下步骤：

1. HR发起“解除申请”，填写“解除理由”（如绩效不达标），并上传“证据材料”（如绩效评估表、培训记录）；

2. 部门负责人审批：查看证据材料，确认解除理由是否充分；

3. 法务审核：审核解除流程是否符合法律规定（如是否提前通知、是否支付经济补偿）；

4. 员工确认：通过钉钉APP收到“解除通知书”，并进行“电子签名”确认；

5. 流程归档：系统自动将“解除申请、审批记录、电子签名、证据材料”归档，形成“完整的解除档案”。

这种“全流程电子留痕”的设计，能彻底避免“员工否认收到解除通知”的情况。例如，某科技公司使用钉钉人事系统后，解除纠纷率从18%降至3%，仲裁胜率从60%提升至95%。

四、如何选择靠谱的人事系统供应商？关键看这三点

人事管理软件的效果，取决于“供应商的功能设计”和“服务支持”。企业在选择供应商时，需重点关注以下三个维度：

1. 合规性：功能是否覆盖“全风险场景”

好的人事系统供应商，其功能应覆盖“劳动合同管理、考勤、绩效、解除流程”等全风险场景，且符合最新的法律规定（如《劳动合同法》的修订、地方仲裁政策的变化）。例如，钉钉人事系统会定期更新“合同模板”（如2023年《劳动合同法》修订后，及时调整“试用期”“经济补偿”等条款），并提供“法律解读”（如系统内的“HR法律知识库”）。

2. 扩展性：系统是否能“集成其他工具”

人事管理不是孤立的，需与“考勤系统、 payroll系统、OA系统”等集成。因此，选择供应商时，需看其系统是否支持“API接口”，能否与企业现有系统无缝集成。例如，钉钉人事系统能与“钉钉考勤”“钉钉 payroll”集成，实现“考勤数据自动同步至人事系统”“薪资计算与合同薪资关联”，避免数据重复录入。

3. 服务支持：是否有“专业的HR法律团队”

人事管理软件的“服务支持”比“功能”更重要——当企业遇到法律问题时，需要供应商提供“专业的HR法律咨询”。例如，钉钉人事系统的服务团队中，有超过50名专业HR法律顾问，能为企业提供“解除流程咨询”“合同模板审核”“仲裁应对指导”等服务。某企业曾遇到“员工未签合同但主张双倍工资”的纠纷，钉钉的法律团队协助其收集“员工拒绝签合同的证据”（如系统记录的“签订提醒”“员工回复的邮件”），最终胜诉。

结语

未签劳动合同解除的风险，本质是“HR管理流程的漏洞”与“法律要求”的冲突。而人事管理软件（如钉钉人事系统）通过“自动化提醒、数据化留存、合规化流程”，能从根源上规避这些风险。企业在选择供应商时，需关注“合规性、扩展性、服务支持”三个维度，选择能真正解决问题的“靠谱供应商”。

对于企业而言，人事管理软件不是“成本”，而是“风险防控的投资”——通过技术手段减少赔偿成本，提升HR效率，才能让企业更专注于核心业务的发展。

总结与建议

我们公司的人事系统解决方案具有以下优势：1) 高度定制化，可根据企业需求灵活调整功能模块；2) 采用云端部署，支持多终端访问，实现随时随地办公；3) 数据安全保障措施完善，符合国际安全标准；4) 提供专业的技术支持团队，7×24小时响应服务。建议企业在实施前做好需求分析，明确系统目标；实施过程中保持与供应商的密切沟通；上线后定期进行系统评估和优化。