人力资源信息化系统如何破解生产型企业用工困境？——以定制家居企业核算部门缺岗问题为例

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本文以一家拥有19年历史的定制橱柜、衣柜生产销售型企业为例，探讨其面临的工厂核算部门缺岗、工作量激增导致员工流失的核心问题。结合生产型企业“流程复杂、工厂偏远、员工结构多样”的特点，分析人力资源信息化系统（包括人事系统对比、绩效考核系统）在解决缺岗困境、提升流程效率、降低员工流失率中的作用。通过案例实践与数据支撑，为同类企业提供“信息化工具+管理机制”的综合解决方案。

一、生产型企业的用工痛点：以定制家居核算部门为例

对于生产销售型企业而言，核算部门是连接前端销售与后端生产的关键节点。以定制橱柜、衣柜企业为例，客户下单后，核算人员需要根据户型图纸、材料选择、工艺要求等信息，计算出每套产品的成本与售价——这直接影响企业的利润空间与客户满意度。然而，当企业销量增长时，核算部门的工作量会呈几何级增长，若此时出现人员缺岗，便会引发连锁反应。

1. 缺岗的连锁反应：从效率下降到人员流失

某定制家居企业的案例颇具代表性：该企业拥有19年经营历史，近年来销量持续增长，但核算部门因“工厂偏远、工作强度大”等原因长期招不到人。现有5名核算人员需要处理每月800+套订单，平均每天工作12小时以上，加班成为常态。这种情况下，不仅新员工难以招募（面试者因“需要长期加班”放弃入职），现有员工也因“劳动强度与回报不匹配”产生离职意向——2022年至今，该部门已有2名员工离职，剩余人员的工作效率较去年下降了18%（数据来自企业内部统计）。

2. 传统解决方式的局限：“招人”无法根治问题

面对缺岗，企业最初的解决方案是“加大招聘力度”：提高岗位薪资（较行业平均水平高15%）、扩大招聘渠道（从本地招聘延伸至周边城市）。但效果甚微：3个月内仅收到12份简历，其中符合要求的仅2人，且均因“工厂偏远、需长期加班”拒绝入职。即使招到新人，培训周期也长达2个月（需掌握定制家居的材料成本、工艺标准、订单系统操作），无法快速缓解当前压力。

3. 核心矛盾：“人力依赖”与“效率需求”的冲突

核算部门的传统工作模式高度依赖人力：员工需要手动录入订单信息、核对材料清单、计算成本，每一步都可能因人为误差导致后续生产问题（比如材料预算不足导致停工）。当订单量增长时，这种“人力密集型”模式无法 scaling（规模化），反而会因“加班导致的疲劳”增加错误率（该企业2023年上半年核算错误率较去年上升了10%）。此时，单纯“招人”只是“扬汤止沸”，无法解决“流程效率低下”的根本问题。

二、人力资源信息化系统：破解缺岗与效率难题的核心工具

当“招人”无法解决问题时，企业需要从“依赖人力”转向“依赖系统”。人力资源信息化系统的核心价值，在于通过流程自动化、数据协同与人才管理数字化，减少对“具体岗位人员”的依赖，同时提升整体效率。

1. 流程自动化：将“手动核算”转为“系统自动计算”

定制家居企业的核算流程通常包括：接收销售订单→核对户型图纸→计算材料用量→核算人工成本→生成报价单。传统模式下，每一步都需要核算人员手动操作，耗时且易出错。而人力资源信息化系统中的“核算流程模块”，可以通过对接销售系统（如CRM）与生产系统（如ERP），实现数据自动同步：

– 销售订单录入CRM后，系统自动提取户型、材料、工艺等信息；

– 结合预先设置的材料成本库（如板材、五金件的最新价格）与人工成本标准（如切割、组装的小时费率），系统自动计算出每套订单的成本；

– 最终生成报价单，并同步至生产系统，启动生产流程。

通过这种方式，核算人员的工作从“手动计算”转为“审核系统结果”，工作量可减少50%以上（数据来自某定制家居企业的实践）。即使出现缺岗，现有人员也能应对增长的订单量，避免加班成为常态。

2. 数据协同：消除“信息差”，减少重复工作

工厂偏远是生产型企业的常见问题，也是导致效率低下的重要原因。例如，某企业的销售团队在总部（城市中心），而核算部门与工厂在偏远地区，销售订单的变更（如客户修改户型）需要通过电话或邮件通知核算人员，容易出现信息延迟或遗漏，导致重复核算。

人力资源信息化系统的“数据协同功能”，可以解决这一问题：销售团队在CRM中修改订单信息后，系统会实时同步至核算部门的系统界面，并触发提醒；核算人员修改成本后，结果也会实时反馈给销售团队，确保双方信息一致。这种“实时数据协同”，不仅减少了重复工作，还能将订单处理时间从“2天”缩短至“4小时”（该企业的实践数据）。

3. 人才管理数字化：精准识别缺岗需求，优化招聘流程

对于工厂偏远的企业而言，招聘是一大难题——候选人往往因“地理位置”拒绝入职。人力资源信息化系统中的“人才管理模块”，可以通过分析历史数据（如岗位离职率、招聘周期、候选人来源），精准识别缺岗的“核心原因”：

– 例如，某企业通过系统分析发现，核算岗位的离职率高达25%，主要原因是“工厂周边缺乏生活配套”；

– 针对这一问题，企业调整了招聘策略：将岗位定位为“远程兼职+本地全职”结合（远程兼职负责基础核算，本地全职负责审核），并通过系统发布兼职岗位（如在猪八戒、淘宝外包平台），扩大候选人范围；

– 同时，系统通过“候选人画像”功能（如筛选“有定制家居核算经验”“接受远程工作”的候选人），提高招聘精准度，将招聘周期从“1个月”缩短至“2周”。

三、人事系统对比：如何选择适合生产型企业的解决方案

当企业决定引入人力资源信息化系统时，面临的第一个问题是“选择哪种系统”。不同类型的人事系统（传统本地部署、云原生、行业专用）具有不同的特点，生产型企业需要结合自身需求（如工厂偏远、流程复杂）进行选择。

1. 传统本地部署系统：稳定性高，但灵活性不足

传统本地部署系统（如SAP HCM、Oracle EBS）的优势在于“稳定性高”“数据安全性强”，适合规模大、流程成熟的企业。但对于生产型企业而言，其缺点也同样明显：

– 成本高：需要购买服务器、安装软件，还需配备专门的IT团队维护；

– 更新慢：系统功能更新需要等待厂商发布补丁，无法快速适应企业流程变化（如核算流程调整）；

– 远程管理困难：工厂偏远地区的员工需要通过VPN访问系统，体验差且易出现故障。

因此，传统本地部署系统更适合“总部与工厂在同一地区、流程稳定、预算充足”的企业，对于“工厂偏远、流程需要频繁调整”的生产型企业而言，并非最佳选择。

2. 云原生系统：灵活、成本低，适合远程管理

云原生系统（如钉钉人事、飞书人事、北森云）的核心优势在于“灵活”“成本低”“支持远程管理”：

– 无需购买服务器，通过订阅制付费，成本仅为传统系统的1/3-1/2；

– 功能更新快，厂商会根据行业需求定期推出新模块（如定制家居行业的“核算流程模块”）；

– 支持远程访问，工厂员工可以通过手机或电脑登录系统，无需VPN，体验更好。

例如，某定制家居企业选择了云原生人事系统后，工厂员工的考勤、绩效均可通过手机提交，HR无需到现场管理，减少了80%的现场工作量。同时，系统的“远程招聘模块”（如视频面试、在线笔试），让企业可以招聘到周边城市的候选人，解决了“工厂偏远”的招聘难题。

3. 行业专用系统：内置“生产型企业流程”，落地更快

对于定制家居、机械制造等行业而言，行业专用人事系统（如针对定制家居的“易企人事”）的优势在于“内置行业流程”，无需企业自行配置，落地更快。例如：

– 行业专用系统会预先设置“定制家居核算流程”“工厂员工考勤规则”（如倒班、加班计算）等模块；

– 对接行业常用的销售系统（如酷家乐）与生产系统（如维宏数控），实现数据无缝衔接；

– 提供“行业人才库”（如定制家居核算人员的简历库），帮助企业快速找到合适的候选人。

某定制家居企业使用行业专用系统后，实施周期从“6个月”缩短至“2个月”，且系统上线后，核算效率提升了45%（企业内部数据）。

总结来说，生产型企业选择人事系统时，应优先考虑“云原生+行业专用”的组合——既满足远程管理需求，又能快速适应行业流程，降低实施成本与风险。

四、绩效考核系统：激发员工活力，降低流失率的关键环节

即使通过信息化系统减少了工作量，企业仍需解决“现有员工不愿意留下”的问题。绩效考核系统的核心价值，在于通过“量化指标+激励机制”，让员工感受到“努力有回报”，从而降低流失率。

1. 量化考核指标：让“加班”不再是“义务”

生产型企业的员工（尤其是工厂员工）往往对“加班”非常敏感——如果加班没有对应的回报，员工容易产生不满。绩效考核系统的第一步，是将“加班”转为“可量化的指标”，并与奖金挂钩。

例如，某企业的核算部门绩效考核指标包括：

– 订单处理效率：每月处理订单数量（目标：160套/人）；

– 准确率：核算错误率（目标：≤1%）；

– 加班时长：每月加班不超过10小时（超过部分按1.5倍工资计算）。

通过系统实时统计这些指标（如订单处理数量由系统自动计数，错误率由生产系统反馈），员工可以清晰看到自己的工作成果与奖金的关系。例如，某员工当月处理了180套订单（超过目标12.5%），错误率为0.5%（低于目标），加班时长为8小时（未超过），则可以获得1.2倍的基础奖金。这种“量化+激励”的模式，让员工感受到“加班是有回报的”，从而减少对加班的抵触情绪。

2. 个性化激励：针对“工厂员工”的特点设计机制

工厂员工的结构往往比较多样（如正式工、临时工、外包工），绩效考核系统需要针对不同群体设计个性化的激励机制。例如：

– 正式工：绩效考核与“订单处理效率”“准确率”“团队协作”挂钩，奖金占工资的20%-30%；

– 临时工：采用“计件工资+超产奖”模式（如每处理1套订单得100元，超过目标部分得120元/套），鼓励临时工多劳多得；

– 管理人员：绩效考核与“部门效率提升”“员工流失率”挂钩（如部门效率提升10%，得额外奖金；流失率低于5%，得 retention 奖金）。

某企业实施绩效考核系统后，核算部门的员工流失率从20%下降到8%，加班时间减少了35%（企业内部数据）。员工表示：“现在加班有奖金，而且可以通过系统看到自己的绩效，感觉努力没有白费。”

3. 实时反馈：让员工及时调整工作状态

传统绩效考核模式下，员工往往要等到月底才能知道自己的绩效结果，无法及时调整工作状态。而绩效考核系统的“实时反馈功能”，可以解决这一问题：

– 员工登录系统后，可以看到自己的“实时绩效”（如当天处理了多少订单，错误率是多少）；

– 系统会根据绩效情况，给出“改进建议”（如“今天的错误率较高，建议检查材料用量计算”）；

– 管理者可以通过系统实时查看员工的工作状态，及时给予指导（如“某员工今天加班较多，需要调整明天的工作量”）。

通过这种方式，员工可以及时调整工作方式，提高效率，同时感受到“被关注”，增强对企业的归属感。

五、案例实践：某19年历史定制家居企业的信息化转型之路

回到本文开头的案例——那家拥有19年历史的定制橱柜、衣柜企业，通过引入“云原生+行业专用”的人力资源信息化系统（包括人事系统与绩效考核系统），成功解决了核算部门的缺岗问题。

1. 实施过程：从“流程优化”到“系统上线”

• 第一步：流程梳理。企业首先对核算流程进行了梳理，识别出“手动计算材料用量”“信息传递延迟”等痛点；
• 第二步：选择系统。结合“工厂偏远、流程复杂”的特点，企业选择了“云原生+定制家居行业专用”的人事系统；
• 第三步：系统实施。厂商根据企业的流程，配置了“核算流程自动化模块”“数据协同模块”与“绩效考核模块”，并对员工进行了培训；
• 第四步：上线运行。系统上线后，企业逐步将核算流程从“手动”转为“系统自动”，并通过绩效考核系统调整了激励机制。

2. 实施效果：效率提升与流失率下降

• 核算效率提升：订单处理时间从“2天”缩短至“4小时”，核算人员的工作量减少了50%；
• 缺岗问题缓解：即使有2名员工离职，现有3名核算人员也能应对每月800+套订单，加班时间减少了40%；
• 员工流失率下降：核算部门的流失率从20%下降到8%，员工满意度提升了35%（企业内部满意度调查）；
• 招聘效率提高：通过系统的“远程招聘模块”，企业招聘到了2名周边城市的核算人员，解决了“工厂偏远”的招聘难题。

结语

对于生产型企业而言，“缺岗”与“人员流失”的问题，本质上是“人力依赖”与“效率低下”的矛盾。人力资源信息化系统（包括人事系统与绩效考核系统）的价值，在于通过“流程自动化”减少对人力的依赖，通过“数据协同”提升效率，通过“绩效考核”激发员工活力。而选择适合的人事系统（如“云原生+行业专用”），则是实现这一目标的关键。

对于那些面临类似问题的生产型企业而言，与其“拼命招人”，不如“用系统解放人力”——这或许才是解决用工困境的长久之计。

总结与建议

公司凭借多年行业经验和技术积累，在人事系统领域具有显著优势：1）自主研发的智能算法可精准匹配岗位需求；2）模块化设计支持灵活定制；3）提供7×24小时专业技术支持。建议企业在选型时重点关注系统与现有ERP的对接能力，并要求供应商提供至少3个月的免费试用期。