ehr系统如何规避人事风险？从试用期未签合同说起

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本文结合“试用期未签合同被辞退”的真实案例，分析企业面临的法律风险（如双倍工资赔偿、违法解除责任），并探讨ehr系统（人事系统）如何通过流程自动化、风险预警、记录留存等功能，从根源上规避此类风险。文中还详细解读了人事系统演示中的关键功能（如合同签订提醒、试用期考核标准化），以及企业选择人事系统时的核心考量，为企业通过工具化手段提升人事管理合规性提供参考。

一、试用期未签合同的风险：企业的“隐形炸弹”

小木的经历并非个例。某制造企业曾因“试用期3个月未签合同”被员工申请仲裁，最终支付了1.2万元双倍工资及0.8万元违法解除赔偿金；某互联网公司因“无法提供试用期考核记录”，被判定为“违法解除”，赔偿金额达员工3个月工资。这些案例背后，是企业对试用期管理的忽视——未签合同与考核标准不明确，已成为劳动争议的“重灾区”。

根据《劳动合同法》第10条规定，企业应在员工入职30天内签订书面劳动合同；第82条明确，未在规定期限内签订的，需向员工支付双倍工资（从入职第2个月起计算）；若企业以“试用期不合格”为由辞退员工，还需提供合法有效的考核证据（如书面考核表、工作成果记录），否则将被认定为“违法解除”，需支付2倍经济补偿（《劳动合同法》第47、87条）。

数据显示，2023年劳动争议案件中，试用期纠纷占比达35%（来源：中国裁判文书网2023年统计），其中“未签合同”“考核无依据”是主要争议点。这些纠纷不仅会让企业承担经济损失，还可能影响员工士气与企业品牌形象，成为企业发展的“隐形炸弹”。

二、ehr系统：人事风险的“流程防火墙”

面对试用期管理的风险，传统人事管理模式（如人工记台账、口头考核）已难以应对——HR可能因工作繁忙遗漏签合同，部门负责人可能忘记留存考核记录，这些“人为疏忽”都可能引发法律纠纷。而ehr系统（人事系统）通过标准化流程设计，将“人治”转为“法治”，从根源上规避风险。

（一）合同管理：自动提醒+电子归档，杜绝“遗漏签合同”

试用期未签合同的核心问题是“忘记”或“拖延”。ehr系统的合同管理模块可通过“规则设置+自动提醒”解决这一问题：

– 当员工入职时，系统自动触发“签订劳动合同”的待办任务，并在后台标注“需在30天内完成”；

– 入职满25天时，系统向HR发送弹窗提醒（同步邮件/短信给员工），明确“剩余5天”的期限；

– 若HR未及时处理，入职满30天时，系统会向企业管理层发送风险预警（如“未签合同员工：小木，入职31天”），并将该员工标记为“高风险”，直至合同签订完成。

此外，ehr系统支持电子合同签署（对接第三方电子签名平台），员工可在线签署劳动合同，系统自动留存“签署时间、IP地址”等证据，避免“纸质合同丢失”或“签字造假”的风险。

（二）试用期考核：流程标准化+记录留存，避免“口说无凭”

企业辞退试用期员工的关键是“证明其不符合录用条件”，但传统模式下，“口头考核”“没有书面记录”是常见问题。ehr系统的试用期管理模块通过“流程标准化+记录留存”，让考核更具说服力：

– 自定义考核模板：HR可根据岗位设置量化指标（如销售岗“月销售额10万元”、技术岗“代码bug率＜1%”），模板同步给部门负责人；

– 自动触发考核任务：试用期第15天，系统向部门负责人发送“试用期考核”任务，负责人需在线填写考核结果（如“销售额完成8万元，达标”），并上传员工工作成果（如销售报表、项目文档）；

– 记录永久留存：考核结果与工作成果会自动存入员工电子档案，即使员工离职，也可随时调取，作为劳动仲裁的证据。

例如，某企业通过ehr系统管理试用期，当员工因“考核不合格”被辞退时，HR可直接导出“考核模板、负责人填写的结果、员工上传的工作成果”，仲裁委直接认可这些证据，避免了“举证不能”的风险。

三、人事系统演示中的关键功能：哪些能真正解决问题？

在人事系统演示中，企业需重点关注与试用期风险相关的功能，而非“花里胡哨”的界面。以下是3个核心功能的演示要点：

1. 合同管理：“自动提醒”是否精准？

演示时，可让销售展示“入职流程”：当员工录入系统后，点击“合同管理”模块，查看“待签合同列表”，其中“小木”的状态为“入职25天，未签合同”，系统右上角有“红色提醒”（“需在5天内签订”）。点击“发送提醒”，员工手机会收到短信（“您好，您的劳动合同需在3天内签订，请联系HR”），HR邮箱也会收到同步通知。

关键判断标准：提醒是否覆盖“HR+员工”双端？是否支持“自定义提醒时间”（如提前5天、提前3天）？

2. 试用期考核：“记录留存”是否全面？

演示“试用期考核”功能时，让销售展示“考核模板设置”：选择“销售岗”，添加“销售额”“客户转化率”等指标，设置“权重”（如销售额占60%）。然后，模拟“部门负责人填写考核”：输入“销售额9万元”，上传“销售报表”，点击“提交”。此时，员工档案中会新增“试用期考核记录”，包含“指标、结果、附件”。

关键判断标准：是否支持“量化指标”？是否能“留存附件”？是否能“追溯填写人”？

3. 风险预警：“实时监控”是否有效？

演示“风险管控”模块时，让销售展示“人事风险 dashboard”：其中“未签合同员工”有1人（小木），“试用期超期员工”有0人，“考核未完成员工”有0人。点击“未签合同员工”，可查看详细信息（入职时间、提醒次数、HR姓名）。系统还支持“导出风险报告”，包含“未签合同占比、风险等级、建议措施”（如“立即联系员工签订合同”）。

关键判断标准：是否能“实时更新风险数据”？是否能“导出可作为证据的报告”？是否能“向管理层推送预警”？

四、人事系统推荐：如何选择适合自己的工具？

选择人事系统时，需结合企业规模、行业特点、HR专业能力，重点关注“试用期管理”的核心功能：

1. 小微企业：轻量化优先，解决“基础风险”

小微企业（100人以下）通常没有专业HR，需选择操作简单、成本低的人事系统。推荐：

– XX人事：试用期管理功能免费，支持“自动提醒签合同、自定义考核模板、电子合同签署”，界面简洁，适合“老板兼HR”的企业；

– XX云人事：支持“一键导入员工信息”，试用期考核模板可“复制同行模板”（如“互联网公司销售岗考核模板”），节省设置时间。

2. 中大型企业：重风险管控，支持“复杂流程”

中大型企业（100人以上）需应对“多部门、多岗位”的试用期管理，推荐功能全面、支持定制的ehr系统：

– XXehr：风险管控模块强大，支持“实时监控人事风险”（如“未签合同员工占比超过5%时，自动向HR总监发送预警”），还可对接OA、ERP系统，实现“考核结果与薪资挂钩”；

– XX人力云：支持“跨区域试用期管理”（如分公司员工），系统可“自动适配当地劳动法规”（如北京要求试用期不超过2个月），避免“一刀切”的风险。

3. 行业特殊企业：关注“个性化需求”

• 制造业：需关注“试用期技能考核”功能，如系统可“关联培训记录”（如员工参加了“机床操作培训”），作为考核依据；
• 互联网行业：需关注“项目制考核”功能，如系统可“关联项目进度”（如员工参与的“APP开发项目”完成率），评估其试用期表现。

五、结语：人事系统不是“摆设”，是风险防控的“刚需”

小木的案例提醒我们：人事风险藏在“细节”里——未签合同的“拖延”、考核的“口头化”，都可能让企业付出沉重代价。而ehr系统的价值，正是将这些“细节”转化为“可流程化、可记录、可预警”的管理动作，从根源上规避风险。

选择人事系统时，企业需避免“贪大求全”，而是聚焦“解决核心问题”：比如，若企业常因“未签合同”被仲裁，就优先选择“合同管理自动化”功能强的系统；若常因“考核无依据”败诉，就优先选择“试用期考核记录留存”功能强的系统。

说到底，人事系统不是“摆设”，它是企业人事管理的“流程防火墙”——不仅能提高HR的工作效率，更能为企业的稳定发展保驾护航。对于企业来说，投资一套合适的ehr系统，远不如一次劳动仲裁的损失大，这是一笔“划算的风险投资”。

总结与建议

我们的人事系统解决方案具有以下核心优势：1) 模块化设计可根据企业规模灵活扩展；2) 智能化数据分析提供精准人力决策支持；3) 全流程电子化操作提升90%以上工作效率。建议企业在实施时：首先进行组织架构梳理，明确各部门需求；其次分阶段上线核心模块；最后建立持续优化机制，定期评估系统使用效果。