人力资源系统如何化解离职证明“原件之争”？——从员工索要原件说起

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入职时提交的上家离职证明原件，离职时能否要回？这一问题困扰着不少职场人，也暴露了企业人事管理中的“原件困境”：员工担心原件丢失影响后续求职，企业则顾虑归还后无法规避法律风险。本文从这一具体纠纷切入，探讨传统人事管理模式下的痛点，分析人力资源系统如何通过数字化手段破解原件管理难题，阐述组织架构管理系统对流程规范的支撑作用，并为企业选择适配的人事系统厂商提供参考，最终实现员工权益与企业风险控制的平衡。

一、离职证明的“原件困境”：员工与企业的双向痛点

在求职市场中，离职证明是衔接新旧工作的关键文件。根据《劳动合同法》规定，用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明（即离职证明）。然而，现实中企业往往要求员工提交上家离职证明原件，并存入个人档案，导致员工离职时无法取回，引发争议。

员工的痛点：离职证明原件是证明工作经历的重要凭证，下家企业通常要求提供原件以核实 employment history；部分员工希望保留原件作为个人档案的一部分，避免因档案丢失导致工作经历无法证明。若企业拒绝归还，员工可能面临“无证明可交”的尴尬，影响后续求职。

企业的顾虑：收取原件是为了规避双重劳动关系风险——若员工未与上家解除劳动合同，企业聘用后可能承担连带赔偿责任。此外，原件存入档案便于企业留存证据，应对可能的劳动纠纷。但传统纸质档案管理方式存在诸多问题：原件易丢失、查找困难，若员工离职时未及时归还，可能引发劳动仲裁。

《2023年中国企业人力资源管理痛点调研报告》显示，32%的企业曾因离职证明管理不规范引发劳动纠纷，其中21%涉及原件归属问题。某互联网公司HR负责人坦言：“我们曾遇到员工离职时索要原件，但若归还，档案中就没有原件记录，担心后续出现纠纷时无法举证；不归还，则员工会投诉到劳动监察部门，影响企业形象。”这种“两难”局面，反映了传统人事管理模式的滞后。

二、人力资源系统：破解离职证明管理难题的技术方案

随着数字化转型的推进，人力资源系统（HR System）成为解决离职证明“原件之争”的关键工具。通过数字化存储、流程自动化和权限管理，人力资源系统既能满足企业的风险控制需求，又能保障员工的合法权益。

1. 数字化存储：原件与电子档的“双保险”

人力资源系统支持将离职证明原件扫描为电子档，存入系统的“员工档案”模块。电子档采用加密技术存储，确保信息不被篡改，且符合《电子签名法》规定的法律效力。企业可以将原件归还给员工，同时保留电子档作为证据。这种方式既解决了员工“要回原件”的需求，又消除了企业“无原件举证”的顾虑。

例如，某零售企业使用人力资源系统后，要求员工入职时提交离职证明原件，HR当场扫描存入系统，然后将原件归还给员工。离职时，员工无需再索要原件，因为系统中已保留电子档，下家企业可以通过系统查询或下载电子档核实。该企业的离职证明纠纷率从2022年的15%下降到2023年的2%，员工满意度提升了28%。

2. 流程自动化：避免“遗漏归还”的人为失误

传统模式下，离职证明原件的归还依赖HR的人工提醒，容易因工作繁忙而遗漏。人力资源系统可以在离职流程中设置“原件归还”节点，当员工发起离职申请时，系统自动触发提醒，要求HR在规定时间内归还原件。若未按时归还，系统会向HR发送预警，确保流程的及时性。

某制造企业的HR经理表示：“以前我们经常忘记归还员工的离职证明原件，导致员工投诉。现在用了人力资源系统，离职流程中必须完成‘原件归还’步骤才能进入下一个节点，再也没有遗漏过。”该企业的原件归还率从2022年的65%提升到2023年的98%。

3. 权限管理：确保信息安全与隐私保护

人力资源系统的权限管理功能，可以限制不同角色对离职证明电子档的访问权限。例如，HR可以查看所有员工的电子档，部门经理只能查看本部门员工的电子档，员工本人只能查看自己的电子档。这种分级权限设置，既保障了企业的信息安全，又保护了员工的隐私。

此外，系统还支持“电子档下载”功能，员工可以通过自助服务平台下载自己的离职证明电子档，无需再向HR申请。下家企业可以通过系统的“第三方查询”功能，验证电子档的真实性，避免了“伪造离职证明”的风险。

三、组织架构管理系统：支撑规范流程的底层逻辑

人力资源系统的有效运行，离不开组织架构管理系统（Organization Management System）的支撑。组织架构管理系统明确了企业各部门的职责分工，优化了流程节点，确保离职证明管理流程的规范性和一致性。

1. 明确职责分工：避免“踢皮球”

组织架构管理系统通过“岗位说明书”模块，明确了HR、行政、部门经理在离职证明管理中的职责：

– HR：负责扫描离职证明原件存入系统，发起“原件归还”流程；

– 行政：负责保管离职证明原件（若企业暂时无法归还），并在流程中确认原件状态；

– 部门经理：负责督促员工提交离职证明原件，配合HR完成流程。

这种清晰的职责分工，避免了“HR说行政没归还，行政说HR没提醒”的踢皮球现象。例如，某科技企业的组织架构管理系统中，“离职证明管理”流程明确规定：HR在员工入职3日内完成原件扫描，行政在1日内将原件归还给员工，部门经理在流程中签字确认。该流程实施后，离职证明管理的效率提升了50%。

2. 优化流程节点：减少冗余步骤

组织架构管理系统可以通过“流程优化”模块，删除离职证明管理中的冗余步骤。例如，传统流程中，员工入职时需要提交原件给部门经理，部门经理再交给HR，HR再交给行政保管，流程繁琐且易出错。组织架构管理系统将流程优化为：员工直接将原件交给HR，HR扫描存入系统后，当场归还给员工，行政无需介入。这种优化减少了流程节点，提高了效率。

3. 保障流程一致性：避免“因人而异”

组织架构管理系统通过“流程模板”功能，确保所有员工的离职证明管理流程一致。例如，无论员工是主动离职还是被动离职，流程都包含“原件扫描”“电子档存储”“原件归还”三个节点，避免了“某些员工可以要回原件，某些员工不能”的不公平现象。这种一致性，既保障了员工的合法权益，又维护了企业的制度权威性。

四、人事系统厂商：如何选择适配企业需求的解决方案

面对市场上众多的人事系统厂商，企业如何选择适配自身需求的解决方案？以下是几个关键考量因素：

1. 行业经验：选择熟悉自身行业的厂商

不同行业的人事管理需求不同，例如制造企业需要关注员工流动率高的问题，科技企业需要关注知识产权保护问题。选择有同行业客户案例的厂商，可以确保解决方案符合行业特点。例如，用友HR系统在制造行业有丰富经验，能够针对制造企业的“离职证明管理”需求，提供个性化的流程设计；钉钉人事则在互联网行业有优势，支持“远程扫描”“电子签名”等功能。

2. 产品功能：关注核心需求的满足

企业在选择人事系统时，应重点关注与“离职证明管理”相关的功能：

– 数字化存储：是否支持扫描原件存入系统，电子档是否加密；

– 流程自动化：是否支持“原件归还”流程的自动触发和预警；

– 权限管理：是否支持分级权限设置，确保信息安全；

– 集成能力：是否能与组织架构管理系统、考勤系统等其他系统集成。

例如，金蝶HR系统的“员工档案”模块，支持批量扫描离职证明原件，电子档自动关联员工信息，流程自动化功能可以设置“原件归还”的时间节点，权限管理功能可以限制不同角色的访问权限，满足企业的核心需求。

3. 服务能力：重视实施与维护支持

人事系统的实施和维护，直接影响其使用效果。企业应选择服务能力强的厂商，例如：

– 实施支持：厂商是否提供上门实施服务，帮助企业梳理流程，培训员工；

– 维护支持：厂商是否提供24小时客服，及时解决系统问题；

– 升级支持：厂商是否定期升级系统，添加新功能，适应企业发展需求。

例如，某医药企业选择了SAP HR系统，厂商提供了为期1个月的实施服务，帮助企业梳理了离职证明管理流程，培训了HR和行政人员；在系统使用过程中，厂商的客服团队及时解决了“电子档无法下载”的问题；每年的系统升级中，厂商都会添加新的功能，例如“第三方查询”功能，满足企业的新需求。

结语

离职证明的“原件之争”，本质上是企业风险控制与员工权益保障的平衡问题。人力资源系统通过数字化存储、流程自动化和权限管理，解决了传统模式下的“两难”局面；组织架构管理系统则通过明确职责分工、优化流程节点，支撑了人力资源系统的有效运行；而选择适配的人事系统厂商，是实现这一平衡的关键。

随着数字化转型的深入，越来越多的企业将借助人力资源系统和组织架构管理系统，规范离职证明管理流程，提升人事管理效率。对于员工来说，这意味着更便捷的原件取回流程；对于企业来说，这意味着更低的纠纷风险和更高的员工满意度。这种双赢的局面，正是人事系统厂商不断创新的动力所在。

总结与建议

公司人事系统解决方案凭借其高度定制化、智能化数据分析以及卓越的本地化服务能力，在行业内建立了显著竞争优势。建议企业在选型时重点关注系统的可扩展性，确保能随业务发展灵活调整功能模块；同时建议优先选择提供全周期培训服务的供应商，以降低员工学习成本。实施阶段建议分模块上线，先核心后边缘，并预留3-6个月的双系统并行期。