劳动合同到期未续签风险规避：EHR系统、人事系统APP与考勤排班的协同解决方案

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劳动合同到期未及时续签是企业常见的人事管理漏洞，可能引发双倍工资赔偿、员工信任危机及管理成本激增等问题。本文结合《劳动合同法》相关规定与企业实际案例，探讨EHR系统、考勤排班系统及人事系统APP如何通过自动预警、数据联动、流程简化等功能，从源头规避到期未续签风险，提升合同管理效率，同时增强员工体验。

一、劳动合同到期未续签：企业不可承受的“隐性成本”

在快节奏的企业管理中，劳动合同到期未及时续签往往被视为“小问题”，但背后隐藏的风险却可能给企业带来巨大损失。根据《劳动合同法》第82条规定，用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。若员工合同到期后继续工作，企业未及时续签，就可能面临“事实劳动关系”的法律认定，需承担双倍工资赔偿责任。

除了法律风险，未及时续签还会引发员工关系危机。员工可能认为企业“忽视自身权益”，导致归属感下降，甚至主动离职。某人力资源咨询机构2023年调研显示，35%的中小企业存在到期未续签情况，其中20%的企业因此遭遇劳动纠纷，平均每起纠纷赔偿金额达5-8万元。此外，补签流程需重新核对信息、协商条款，会增加HR 30%-50%的工作负担，降低管理效率。

二、EHR系统：自动预警与全流程管控，终结“遗忘式”续签

EHR（电子人力资源管理）系统是合同续签管理的核心工具，其“自动预警+全流程管控”功能可从源头解决“漏签”问题。

1. 多层级自动预警，杜绝“信息差”

EHR系统可根据企业需求设置灵活的提醒规则，如提前45天、30天、15天向HR、部门经理及员工发送合同到期通知（支持邮件、短信、系统消息多渠道推送）。例如，某制造企业将核心员工（如技术骨干）的提醒时间设为提前60天，普通员工设为提前30天，确保HR有充足时间与部门沟通员工续签意向。系统还会实时更新“待续签合同台账”，HR可通过 dashboard 查看待处理数量、进度及逾期情况，避免因工作繁忙遗漏。

2. 全流程闭环管理，简化续签流程

当员工同意续签后，EHR系统可自动启动审批流程（如部门经理→分管领导→HR），审批通过后生成带电子签名的新合同（包含员工最新工龄、薪资调整等信息）。员工签字后，系统自动更新档案，并同步至考勤、薪资模块，确保数据一致性。某科技公司此前用Excel管理合同，每年因漏签引发10-15起纠纷，引入EHR后，续签及时率从70%提升至100%，纠纷率下降80%，HR工作效率提升50%。

三、考勤排班系统：数据联动与状态追踪，防止“连锁风险”

考勤排班系统与EHR的联动，可有效避免未续签引发的“连锁问题”（如加班工资纠纷、薪资计算错误）。

1. 实时追踪员工状态，避免“事实用工”风险

当员工合同到期未续签时，考勤系统会自动标记其状态为“合同待续签”，HR可通过系统查看该员工的考勤记录（如是否正常打卡、是否加班）。若员工继续工作，考勤系统会记录其工作时间，为后续薪资计算提供依据。某零售企业曾因漏签导致员工工作3个月未续签，最终赔偿10万元（含双倍工资及加班工资），后来通过考勤与EHR联动，系统自动提醒HR及时处理，避免了类似损失。

2. 薪资数据同步，确保计算准确性

续签后，EHR系统会自动将新薪资标准同步至考勤系统，考勤系统可根据新标准计算加班工资、绩效工资等。若未及时续签，考勤系统会保持原标准，但标记为“待更新”，提醒HR处理。某制造企业曾因未续签导致薪资计算错误（未涨薪但按原标准发放），引发员工不满，后来通过数据联动，薪资准确性提升至100%，员工满意度上升25%。

四、人事系统APP：员工端互动，从“被动等待”到“主动参与”

人事系统APP是员工与企业互动的重要渠道，其“便捷性+互动性”可提升员工对续签流程的参与感，减少信息差。

1. 员工端实时查询，消除“未知焦虑”

员工可通过APP查看自己的合同状态（如到期日期、续签进度），到期前会收到APP推送提醒（如“您的合同将于30天后到期，请及时与HR联系”）。某互联网企业的员工表示：“以前不知道合同什么时候到期，现在APP会提醒，心里更踏实了。”

2. 在线流程简化，提升效率

员工可通过APP提交续签意向（如“同意续签”“需协商条款”），HR收到后可快速启动审批流程。例如，某企业的员工分布在全国10个城市，之前续签需邮寄合同，耗时7天，现在通过APP在线签字，流程缩短至1天，员工满意度提升60%。此外，APP还支持合同历史查询，员工可随时查看过往合同内容，减少纠纷。

五、使用人事系统的关键：让工具“适配”企业需求

人事系统的效果取决于“使用方式”，企业需注意以下几点，才能发挥其最大价值：

1. 系统设置需“灵活”

不同岗位的合同期限（如核心员工3年、普通员工1年）、提醒时间（如销售岗提前60天、行政岗提前30天）应差异化设置，避免“一刀切”。某企业曾因所有员工都提前30天提醒，导致核心员工续签协商时间不足，后来调整为核心员工提前60天，解决了这一问题。

2. 数据需“准确”

合同信息（如到期日期、薪资、岗位）的录入准确性是系统有效运行的基础。HR需定期核对员工档案，避免因数据错误导致提醒失效。某企业曾因录入错误（将“2024年12月”写成“2025年12月”），导致员工合同到期未提醒，后来建立了“双人核对”机制，数据准确率提升至99%。

3. 员工需“培训”

很多企业引入APP后，员工不知道如何查看合同状态，导致提醒无效。某企业通过“线上教程+线下培训”，让员工掌握APP的使用方法，主动提交续签意向的比例从30%提升至70%，HR工作效率提升50%。

六、总结：人事系统不是“工具”，而是“风险防控体系”

劳动合同到期未续签的风险，本质是“管理漏洞”的体现。EHR系统、考勤排班系统及人事系统APP的协同，可将“被动补签”转为“主动防控”，从“人治”转向“系统治”。

企业需认识到，人事系统不是“成本”，而是“投资”——它能降低法律风险、提升管理效率、增强员工体验。通过灵活设置、准确数据、有效培训，企业可让人事系统成为“风险防控的第一道防线”，为企业的稳定发展保驾护航。

总结与建议

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