人力资源管理系统如何规避未签劳动合同的用工风险？——从11年未签合同被终止的案例说起

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本文结合“未签劳动合同11年、临近退休被终止工作”的真实案例，分析企业未签订劳动合同的法律风险与后果，探讨人力资源管理系统（含人事档案管理系统、人力资源SaaS工具）在规避此类风险中的核心作用。通过拆解系统的合同管理、智能预警、数据留存等功能，说明企业如何借助技术手段从“事后救火”转向“事前防控”，构建合规用工的坚实屏障。

一、未签劳动合同11年被终止：用工风险的“定时炸弹”

近日，一则“工作11年未签劳动合同，临近退休被企业要求终止工作，仅获N倍赔偿”的案例引发关注。案例中，员工王某在某企业工作11年，企业始终未与其签订书面劳动合同，也未缴纳社会保险。临近退休（距法定退休年龄2年）时，企业以“经营困难”为由要求终止劳动关系，仅同意支付11个月工资的经济补偿（N倍）。王某不服，向劳动争议仲裁委员会申请仲裁，要求企业支付未签劳动合同的双倍工资差额、违法解除劳动合同的赔偿金（2N倍）及补缴社会保险。

（1）未签劳动合同的法律后果：从“双倍工资”到“无固定期限劳动合同”

根据《中华人民共和国劳动合同法》（以下简称《劳动合同法》）第10条规定，建立劳动关系应当订立书面劳动合同；第82条规定，用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资；第14条规定，用人单位自用工之日起满一年不与劳动者订立书面劳动合同的，视为用人单位与劳动者已订立无固定期限劳动合同。

在本案例中，王某工作11年未签劳动合同，企业已构成“视为订立无固定期限劳动合同”的情形（《劳动合同法》第14条第3款）。此时企业若以“经营困难”为由终止劳动关系，属于“违法解除劳动合同”（《劳动合同法》第48条），应向王某支付“经济赔偿金”（即2N倍经济补偿，N为工作年限），而非企业主张的N倍补偿。此外，未缴纳社会保险的问题，企业还需补缴或赔偿王某的社保损失。

（2）未签劳动合同的常见原因：企业的“侥幸心理”与“管理漏洞”

为何会出现“11年未签劳动合同”的极端情况？结合实践，主要有三类原因：
– HR工作疏漏：中小企业缺乏专业HR团队，入职流程不规范，未将“签订劳动合同”纳入必经流程，导致员工入职后长期未签；
– 企业侥幸心理：部分企业认为“员工不闹就没事”，或担心签订劳动合同后需承担更多义务（如社保、经济补偿），故意拖延不签；
– 员工自身原因：少数员工因“不想缴纳社保”“担心合同约束”等原因，拒绝签订劳动合同，但企业未留存“员工不愿签”的证据（如书面声明），导致后续纠纷中无法免责。

无论何种原因，未签劳动合同都是企业用工风险的“定时炸弹”——随着工作年限增长，风险呈指数级上升（如双倍工资差额的计算期限、无固定期限劳动合同的强制订立），一旦发生纠纷，企业将面临巨额赔偿（本案例中，若王某月工资为8000元，2N倍赔偿金即为8000×11×2=17.6万元，远超企业主张的8.8万元）。

二、人力资源管理系统：从“事后救火”到“事前防控”的关键工具

面对未签劳动合同的风险，传统“人工管理”模式（如Excel记录、口头提醒）已无法满足需求——人工易遗漏、难追溯、无预警，无法应对“长期未签”的隐性风险。而人力资源管理系统（HRMS）作为数字化管理工具，通过“流程标准化、风险可视化、数据可追溯”的核心功能，能从根源上规避此类风险。

（1）合同全生命周期管理：将“签订劳动合同”纳入“入职必选流程”

人力资源管理系统的核心功能之一是“合同全生命周期管理”，即从“合同模板生成”“签订流程审批”“续签提醒”到“终止归档”的全流程自动化。例如：
– 新员工入职时：系统自动触发“劳动合同签订”流程，要求HR上传“劳动合同扫描件”或“电子签名版合同”，否则无法完成“入职确认”（如无法录入考勤、无法发放工资）；
– 合同内容标准化：系统内置符合当地法规的劳动合同模板（如包含“工作内容”“工资标准”“合同期限”等法定条款），避免企业使用“无效模板”（如未约定社保、排除员工权利的条款）；
– 续签与终止管理：系统自动记录合同到期时间，在“到期前30天”向HR发送“续签提醒”（通过短信、邮件或系统通知），若未及时续签，系统会升级提醒（如标注“高风险”标签），防止“合同过期未签”的情况。

在上述案例中，若企业使用了人力资源管理系统，“未签劳动合同”的问题会在员工入职后1个月内被系统发现（系统会提示“某员工入职30天未签合同”），HR可及时补签，避免“11年未签”的极端情况。

（2）智能风险预警：将“隐性风险”转化为“可视化提醒”

人力资源管理系统的“智能预警模块”是规避风险的“雷达”，能实时监控员工关系中的异常情况，包括：
– 未签劳动合同预警：系统自动筛选“入职超过1个月未签合同”的员工，生成“未签合同清单”，并标注“风险等级”（如“入职1-3个月”为低风险，“入职6个月以上”为高风险）；
– 无固定期限劳动合同预警：当员工工作满10年时，系统自动提醒HR“需签订无固定期限劳动合同”（《劳动合同法》第14条），避免企业因“忘记续签”而构成“视为订立无固定期限劳动合同”；
– 社保缴纳预警：系统同步“劳动合同签订情况”与“社保缴纳情况”，若员工已签合同但未缴纳社保，系统会提示“社保未缴纳”，防止“未缴社保”与“未签合同”的双重风险。

例如，某制造企业使用HR系统后，每月5日系统会自动发送“风险预警报表”，其中“未签合同员工”一栏清晰列出员工姓名、入职时间、风险等级，HR可根据报表优先处理高风险员工（如入职超过6个月未签的），将风险消灭在萌芽状态。

（3）数据追溯：纠纷中的“证据保险箱”

在劳动争议中，“证据”是关键——若企业无法证明“已要求员工签合同”或“员工不愿签”，将承担不利后果。人力资源管理系统的“数据留存功能”能为企业提供“不可篡改的证据链”：
– 操作记录可查：系统记录所有与劳动合同相关的操作（如HR发送的“签合同通知”、员工的“拒绝签合同声明”、补签合同的时间），这些记录均有“时间戳”和“操作人”信息，可作为仲裁或诉讼的证据；
– 电子合同有效性：若使用电子劳动合同（如通过系统签订的电子签名合同），根据《电子签名法》第14条，电子签名与手写签名具有同等法律效力，且系统会留存“电子合同签订过程”的证据（如员工的IP地址、签名时间）；
– 跨模块数据关联：系统将“劳动合同”与“考勤记录”“工资发放记录”“社保缴纳记录”关联，若员工主张“未签合同”，企业可通过系统调出“员工已领取工资”“已考勤”的记录，间接证明“劳动关系存在”，但更重要的是，这些记录能辅助证明“企业已履行用工义务”（如按时发放工资），减少赔偿金额。

三、人事档案管理系统：用工合规的“数据保险箱”

未签劳动合同的风险，往往与“人事档案不完整”相伴——若企业无法提供“员工入职材料”“工资记录”“考勤记录”等档案，即使后续补签合同，也无法完全规避纠纷。人事档案管理系统作为人力资源管理系统的子模块，是“用工合规”的基础，其核心价值在于“档案的完整性、安全性、可检索性”。

（1）档案完整性：覆盖“从入职到离职”的全流程

人事档案管理系统要求HR在员工入职时上传以下材料：

– 入职材料：身份证复印件、学历证书、离职证明、体检报告；
– 合同材料：劳动合同（书面或电子）、续签协议、终止协议；
– 薪酬福利材料：工资条、社保缴纳记录、公积金缴纳记录；
– 绩效与考勤材料：考勤记录、绩效评估表、奖惩记录。

这些材料构成“员工劳动关系的完整链条”，若企业未签劳动合同，“入职材料”“工资记录”“考勤记录”可作为“证明劳动关系存在”的证据（《劳动争议调解仲裁法》第6条），但更重要的是，若企业有完善的档案系统，能提前发现“未签合同”的问题（如档案中没有“劳动合同”材料，系统会提示“档案不完整”）。

（2）档案安全性：电子化存储避免“丢失或篡改”

传统纸质档案易丢失、易篡改（如员工擅自修改合同条款），而人事档案管理系统采用“电子化存储+云端备份”模式，确保档案安全：
– 电子化存储：所有材料均扫描为电子文档，存储在系统中，可随时查阅、下载；
– 云端备份：数据存储在云端服务器（如阿里云、腾讯云），避免因“硬盘损坏”“火灾”等原因导致档案丢失；
– 权限管理：系统设置不同角色的权限（如HR可查看所有档案，部门经理只能查看本部门员工档案），避免档案被未经授权的人员修改。

例如，某零售企业的人事档案系统中，员工李某的“入职材料”“工资记录”“考勤记录”均完整存储，虽因HR疏漏未签劳动合同，但企业可通过这些档案证明“李某与企业存在劳动关系”，并在补签合同时，将“入职时间”“工资标准”等内容写入合同，避免后续纠纷。

（3）档案可检索性：纠纷中的“快速举证工具”

在劳动争议中，“举证时效”是关键——仲裁委员会要求企业在规定时间内提供证据，若企业无法快速找到档案，将承担“举证不能”的后果。人事档案管理系统的“检索功能”能解决这一问题：
– 关键词检索：输入员工姓名、身份证号或“未签合同”等关键词，系统可快速调出该员工的所有档案；
– 分类检索：按“入职时间”“合同状态”“风险等级”分类检索，如检索“2023年入职未签合同的员工”，系统可生成清单；
– 跨模块检索：关联“劳动合同”与“社保缴纳”“工资发放”等模块，检索“未签合同但已缴纳社保的员工”，避免“社保缴纳但未签合同”的矛盾。

四、人力资源SaaS：中小企业规避风险的“轻量化解决方案”

对于中小企业而言，传统人力资源管理系统（本地部署）成本高、维护难，而人力资源SaaS（软件即服务）作为“云端化、轻量化”的解决方案，能以较低成本实现“合规用工”。

（1）低成本：无需投入硬件与维护

人力资源SaaS采用“订阅制”模式（如按人数每月收费），中小企业无需购买服务器、雇佣IT人员维护，只需通过浏览器登录即可使用。例如，某50人规模的中小企业，使用SaaS系统的年费用约为3000-5000元，远低于本地部署系统的成本（约5-10万元）。

（2）易部署：快速上线，无需培训

SaaS系统采用“标准化模块+定制化配置”模式，中小企业可根据自身需求选择“合同管理”“档案管理”“预警模块”等功能，上线时间通常在1-2周内。此外，SaaS系统的界面简洁，HR只需简单培训即可使用（如通过系统教程学习“如何生成未签合同清单”）。

（3）自动更新：跟随法规变化调整功能

人力资源法规（如《劳动合同法》《社会保险法》）会定期修订，SaaS系统的服务商可自动更新系统功能（如劳动合同模板、预警规则），避免企业因“不了解法规变化”而违规。例如，2023年《劳动合同法》修订后，SaaS系统可自动更新“无固定期限劳动合同”的签订条件，提醒HR及时续签。

（4）云端存储：数据安全，随时访问

SaaS系统的数据存储在云端服务器，采用“加密技术”（如SSL加密）保护数据安全，中小企业无需担心“数据丢失”或“泄露”。此外，云端存储允许HR在任何地点访问系统（如在家中查看“未签合同清单”），提高工作效率。

五、结语：用系统思维替代“经验依赖”，构建合规用工屏障

“未签劳动合同11年被终止”的案例，本质上是企业“经验依赖”的必然结果——依赖“员工不闹”的侥幸心理，依赖“人工管理”的低效模式，最终导致“巨额赔偿”的后果。而人力资源管理系统（含人事档案管理系统、人力资源SaaS）的价值，在于用“系统思维”替代“经验依赖”，通过“流程标准化、风险可视化、数据可追溯”的功能，将“用工风险”从“事后救火”转向“事前防控”。

对于企业而言，部署人力资源管理系统不是“额外开支”，而是“风险投资”——它能帮助企业规避“未签合同”“未缴社保”等用工风险，减少巨额赔偿；对于HR而言，系统是“工作助手”，能减少“重复劳动”（如手动统计未签合同员工），将精力放在“员工发展”“企业文化”等核心工作上；对于员工而言，系统能保障“合法权益”（如按时签订合同、缴纳社保），构建“和谐劳动关系”。

在“合规用工”成为企业核心竞争力的今天，人力资源管理系统已不是“可选工具”，而是“必选工具”。企业需转变观念，从“被动应对纠纷”转向“主动防控风险”，用系统思维构建“合规用工屏障”，才能在激烈的市场竞争中稳定发展。

总结与建议

公司优势在于提供全面的人事系统解决方案，包括员工管理、考勤、薪酬计算等功能模块，支持企业高效管理人力资源。建议企业在选择人事系统时，应充分考虑系统的可扩展性、易用性以及与现有企业系统的兼容性，以确保系统能够满足企业未来发展的需求。