劳动合同到期未续签？人力资源软件助力企业规避用工风险——以事业单位人事系统为例

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劳动合同到期后企业未主动谈续签，是许多员工面临的焦虑困境，也暗藏企业用工风险。本文从员工视角出发，先剖析企业忽略续签背后的流程漏洞，再结合人力资源软件（尤其是事业单位人事系统）的功能设计，探讨技术如何通过自动提醒、流程管控与薪资联动，实现从“被动补漏”到“主动预防”的系统性转变，同时揭示薪资管理系统在续签流程中的隐形支撑作用，为企业规避法律风险、提升管理效率提供实践路径。

一、劳动合同到期未续签：员工的焦虑与企业的风险

“劳动合同4月底到期，公司没找我谈续签，我该主动提吗？”这是许多员工临近合同到期时的共同困惑。这种困惑源于对“企业态度”的不确定——是公司想终止合同，还是HR忙忘了？更关键的是，未续签的法律风险不容忽视：根据《劳动合同法》，用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资；满一年未订立的，视为订立无固定期限劳动合同。

某法律机构2023年统计数据显示，32%的劳动争议案件涉及“劳动合同续签纠纷”，其中60%是因企业未及时提醒导致的“漏签”。对员工而言，未续签意味着工作稳定性的动摇，甚至可能影响社保缴纳等权益；对企业来说，轻则面临双倍工资赔偿，重则影响员工信任与企业口碑。比如某互联网公司曾因HR遗漏12名员工的合同续签，支付了近20万元的双倍工资赔偿，还引发员工集体投诉，团队士气受到严重打击。

二、企业为何会忽略续签？流程漏洞是核心原因

企业忽略续签并非故意为之，多是流程管理漏洞所致。首先，手工记录易遗漏。许多企业仍用Excel或纸质档案记录合同到期日，HR需手动筛选到期员工，若遇工作繁忙或人员变动，很容易漏掉。比如某制造企业HR因产假期间交接不畅，导致3名员工合同到期1个月未续签，被员工申请劳动仲裁。其次，跨部门沟通不畅。续签决策需结合业务部门的员工表现评估，但传统模式下，HR需主动向业务部门索要反馈，若业务部门因季度冲刺等原因拖延，会导致续签流程滞后。比如某销售公司业务经理因专注季度业绩，未及时反馈员工绩效，导致HR错过续签时间。此外，风险意识薄弱也是原因之一。部分企业认为“员工没提就是不想续签”，但实际上，员工可能因担心主动提会被拒绝而保持沉默，最终引发纠纷。

三、人力资源软件：从“被动补漏”到“主动预防”的关键

人力资源软件（尤其是针对事业单位的人事系统）的核心价值，在于通过技术手段解决流程漏洞，将“人治”转为“法治”，其对续签问题的解决主要体现在三个层面。

1. 自动提醒：让“到期日”不再成为“遗忘日”

人力资源软件的“合同管理模块”可实现到期自动提醒——通过设置提前30天（或自定义天数）触发通知，系统会向HR、业务部门发送邮件或短信，确保相关人员及时启动续签流程。比如某事业单位使用人事系统后，HR再也不用手动核对合同到期日，系统会自动生成“待续签员工清单”，包含员工姓名、到期日、岗位、绩效等信息，HR只需点击“发起流程”，就能将任务推送给业务部门。

2. 流程自动化：从“碎片化”到“全链路管控”

传统续签流程需HR、业务部门、员工来回沟通，易出现“信息差”，而人力资源软件可将流程标准化、自动化：系统提醒后，HR发起续签审批流程，自动关联员工档案（包括过往绩效、薪资、奖惩记录）；业务部门收到流程后，需在规定时间内提交员工表现评估（如“建议续签”“建议不续签”“需调岗调薪”）；HR根据业务部门反馈，结合公司规定（如绩效达标可续签）提交领导审批；审批通过后，系统自动生成续签合同（可自定义模板），员工通过电子签名完成签订，合同自动归档至员工档案。比如某科技公司用了人力资源软件后，续签流程从“7天”缩短到“3天”，且全程可追溯，避免了“口头承诺”的纠纷。

3. 事业单位人事系统：更精准的“编制与合规管控”

事业单位因涉及编制管理，对续签的准确性要求更高——若漏签，可能导致“超编”或“编制空缺”；若误签，可能违反编制规定。事业单位人事系统在通用功能基础上，增加了编制关联功能：续签时，系统会自动检查员工是否在编制内，若编制已满，需先申请增编才能续签；对编外人员，系统会提醒“合同期限不得超过编制空缺期限”，避免违规。比如某高校人事系统与编制系统对接后，续签时系统会自动核对“编制剩余名额”，确保续签员工不超编，有效规避了编制违规风险。

四、薪资管理系统：续签流程中的“隐形支撑”

劳动合同续签往往涉及薪资调整（如绩效优秀的员工涨薪、岗位调整后的薪资变化），薪资管理系统的“联动功能”可让这一环节更高效、准确。

1. 绩效与薪资的自动关联

许多企业规定，续签时需根据员工绩效调整薪资（如绩效S级涨薪5%，A级涨薪3%），薪资管理系统可与绩效系统对接，自动计算续签后的薪资。比如员工绩效为S级，系统会根据预设规则（S级涨薪5%）自动生成“续签薪资调整建议”，HR只需确认，就能将薪资数据同步至员工档案；若员工需调岗，系统会自动关联新岗位的薪资标准，避免“调岗不调薪”或“薪资计算错误”。

2. 避免“薪资遗漏”：续签后的薪资及时更新

传统模式下，若续签后薪资未及时调整，会导致员工当月薪资仍按原标准发放，引发员工不满，而薪资管理系统可实现续签与薪资调整的同步：当续签合同签订后，系统会自动将“新薪资标准”同步至薪资模块，确保当月薪资计算准确；若员工未续签，系统会自动触发“离职流程”，并停止薪资发放，避免“多付薪资”风险。比如某零售企业用了薪资管理系统后，续签员工的薪资调整误差率从10%降到了1%，员工对薪资的满意度提升了25%。

五、结语：技术赋能，让用工管理更主动

劳动合同到期未续签，本质是企业用工管理“被动性”的体现——依赖人工记忆、碎片化流程，导致风险隐患。而人力资源软件（包括事业单位人事系统、薪资管理系统）的价值，在于将“被动应对”转为“主动预防”：通过自动提醒解决“遗漏”问题，通过流程自动化解决“效率”问题，通过薪资联动解决“准确性”问题。

对员工而言，企业用技术手段主动管理续签，意味着“被重视”；对企业而言，技术不仅能规避法律风险，更能提升管理效率，增强员工归属感。正如某企业HR所说：“以前我最怕合同续签，现在有了系统，我再也不用熬夜核对表格，只需关注员工的真实需求——比如，员工想续签但希望涨薪，我可以通过系统快速查看他的绩效，给出合理的解决方案。”

技术不是替代人，而是让HR有更多时间做“有温度”的工作——比如与员工沟通续签意愿、解答疑问，让用工管理从“流程驱动”转向“价值驱动”。

总结与建议

公司优势在于提供一体化的人事管理解决方案，包括招聘、考勤、薪酬、绩效等模块，支持企业高效管理人力资源。建议企业在选择人事系统时，优先考虑系统的易用性、扩展性以及与现有系统的兼容性，同时关注供应商的服务能力和行业经验。