人事系统如何规避劳动合同续签风险？从3次续签无固定期限案例说起

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本文结合一起“3次劳动合同续签未签无固定期限”的真实案例，揭示企业在劳动合同管理中面临的未及时续签、未依法签订无固定期限合同的双倍工资赔偿、经济补偿责任等法律风险，进而系统阐述人事系统如何通过自动化提醒、流程规范、合同版本管理等核心功能规避此类风险；同时探讨人力资源云系统在跨部门协同、数据同步中的辅助作用，以及绩效考评系统为续签决策提供的数据支撑，最终说明构建“人事系统+云系统+绩效系统”的全流程体系，是企业防范劳动合同管理风险的关键。

一、劳动合同续签风险：从一个真实案例看企业的“疏忽成本”

2018年1月，某制造企业员工张三的劳动合同到期。由于他已在2014年1月至2016年1月、2016年1月至2018年1月连续签订两次固定期限劳动合同，根据《劳动合同法》第14条规定，公司第三次续签时应与其签订无固定期限劳动合同。但因HR工作繁忙，未及时关注合同到期时间，直到2018年5月才发现遗漏，此时张三明确拒绝续签，并以“公司未依法签订无固定期限劳动合同”为由要求赔偿。

（一）案例中的法律风险分析

根据《劳动合同法》第14条第2款第（三）项，连续订立二次固定期限劳动合同且劳动者无本法第三十九条和第四十条第一项、第二项规定情形的，续订时除劳动者提出订立固定期限外，应当订立无固定期限劳动合同。本案中，公司未在2018年1月合同到期时主动提出签订无固定期限劳动合同，已违反法律规定。其次，根据《劳动合同法》第82条，用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。公司2018年2月至5月未与张三签订劳动合同，需支付4个月的双倍工资差额（即额外支付4个月工资）。关于经济补偿，根据《劳动合同法》第46条第（五）项，除用人单位维持或提高劳动合同约定条件续订而劳动者不同意的情形外，终止固定期限劳动合同的，用人单位应支付经济补偿。本案中公司未及时签订无固定期限合同，属于“未维持或提高约定条件”，张三因此拒绝续签，公司需支付经济补偿（计算方式为工作年限×月工资，张三2014年1月入职至2018年5月共4年4个月，经济补偿为4.5个月工资）。

综上，公司因一次“疏忽”，需承担4个月双倍工资差额+4.5个月经济补偿的法律责任。若张三月工资为1万元，总赔偿金额高达8.5万元，还可能面临劳动监察部门的处罚。

二、人事系统：规避续签风险的核心工具

上述案例暴露的核心问题是“人工管理的遗漏”——HR无法实时跟踪所有员工的合同到期时间，也未及时识别“第三次续签需签无固定期限”的法律要求。而人事系统的本质，正是通过“自动化+标准化”替代人工，从源头上消除此类风险。

（一）自动化提醒：杜绝“忘记续签”的根源

人事系统的“合同到期提醒功能”是规避遗漏的关键。系统可根据企业需求设置多节点提醒，如合同到期前60天提醒部门负责人评估员工工作表现、确认是否续签；到期前30天提醒HR启动续签审批流程；到期前15天若未完成续签，系统向HR发送“紧急预警”并抄送至人力资源总监。通过邮件、短信、系统弹窗等方式，同时向HR、部门负责人、员工本人发送提醒，彻底替代“人工记台账”的传统方式。某互联网公司使用人事系统后，合同续签遗漏率从2019年的12%降至2022年的0%，正是这一功能的直接成效。

（二）流程规范：确保“依法续签”的落地

人事系统的“续签流程管理”功能，通过标准化节点确保每一步操作符合法律规定。首先是续签审批节点，设置“部门负责人评估→HR审核→法务确认”的三级流程，部门负责人需在系统中提交《员工工作表现评估表》，HR审核合同时，若遇第三次续签，系统自动锁定“无固定期限”选项，禁止选择固定期限，法务则确认条款合法性；其次是合同版本管理，系统内置固定期限与无固定期限劳动合同模板，当员工符合第三次续签条件时，自动弹出无固定期限模板，强制HR使用，避免“误选固定期限”的人为错误；最后是电子签名与归档，续签完成后，合同通过电子签名生效并自动归档至员工档案，系统记录每一次续签的时间、版本、审批人等信息，形成“可追溯的证据链”，后续发生纠纷时可快速调取证据。

（三）数据统计：实时监控续签进度

人事系统的“续签进度报表”功能，可实时展示企业当前的续签情况，如“待提醒”“待审批”“已完成”的员工数量。HR通过dashboard即可掌握全局，避免“顾此失彼”。例如，某制造企业有1000名员工，HR通过系统报表发现“3月份有20名员工合同到期”，可提前规划时间逐一处理，无需担心遗漏。

三、人力资源云系统：强化跨部门协同与数据同步

人事系统解决了“HR内部的流程问题”，但劳动合同续签并非HR单独的工作——部门负责人对员工的工作表现最有发言权，财务部门需确认员工的薪资情况，这些跨部门信息的同步，需要人力资源云系统的支撑。

（一）跨部门协同：让“续签决策”更及时

人力资源云系统通过“权限管理”，让部门负责人、财务人员等相关人员参与到续签流程中。部门负责人可在系统中查看员工合同到期时间，提前提交包含绩效、态度、团队贡献等指标的《员工工作表现评估表》，避免“HR催了才交”的拖延；财务人员可更新员工薪资信息（如年度调薪结果），HR续签时直接查看，确保合同薪资条款与实际一致；员工本人也可通过系统查看合同到期时间，提交《续签意向书》（如同意续签、要求调整薪资或不同意续签），HR及时掌握员工意向，避免“突然拒绝”的被动。某零售企业使用人力资源云系统后，续签流程的处理时间从原来的7天缩短至3天，正是跨部门协同效率提升的体现。

（二）数据同步：让“续签决策”更准确

人力资源云系统的“数据集成”功能，可将员工的考勤、绩效、薪资、培训等数据同步至一个平台。HR在续签时无需“到处找数据”，只需点击“员工档案”，即可查看近一年的迟到早退次数、旷工记录、绩效考核等级（优秀/良好/合格/不合格）、培训参与情况、奖惩记录等信息。这些数据是HR判断“是否续签”的重要依据：若员工近一年绩效考核均为“优秀”且无迟到早退，HR可放心续签；若员工近一年绩效考核两次“不合格”且有3次旷工，HR可提前与部门负责人沟通，考虑是否终止劳动合同（需符合《劳动合同法》第39条的规定）。

四、绩效考评系统：为续签决策提供数据支撑

劳动合同续签的核心是“判断员工是否符合企业的需求”，而绩效考评系统的本质，是通过量化指标客观反映员工的工作表现，为续签决策提供“可量化的依据”。

（一）绩效数据：让“续签决策”更客观

绩效考评系统的“多维度考核”功能，从“业绩、能力、态度”三个方面量化员工表现：业绩指标（如销售额、产量、客户满意度）直接反映工作成果，能力指标（如沟通、团队协作、学习能力）体现潜力，态度指标（如责任心、主动性、出勤率）反映职业素养。某科技公司的绩效考评系统中，“研发工程师”的业绩指标包括“专利数量”“项目进度完成率”，能力指标包括“技术攻关能力”，态度指标包括“加班时长”，这些指标的得分直接决定了员工的“续签优先级”——得分前20%的员工，HR主动提前30天续签；得分后10%的员工，HR与部门负责人沟通，考虑是否终止劳动合同。

（二）绩效数据：为“纠纷处理”提供证据

若员工因续签问题与企业发生纠纷，绩效数据是企业的“保护盾”。例如，在本文开头的案例中，若公司能提供员工2017年的绩效考评结果（如“不合格”），则可证明“员工的工作表现不符合企业的需求”，即使未及时续签，也可减少经济补偿的金额（根据《劳动合同法》第47条，经济补偿的月工资是“劳动者在劳动合同解除或者终止前十二个月的平均工资”，若员工绩效不合格，月工资可能较低）。此外，绩效数据还可证明“企业已履行考核义务”，若员工以“未进行绩效考评”为由主张“续签决策不合理”，企业可通过系统中的“绩效考评记录”（包括考核时间、考核人、考核指标、员工签字确认的结果）反驳，避免承担“违法终止”的责任。

五、总结：构建全流程风险防控体系

劳动合同续签风险的本质，是“人工管理的局限性”与“法律规定的严格性”之间的矛盾。要解决这一矛盾，企业需要构建“人事系统+人力资源云系统+绩效考评系统”的全流程体系：人事系统解决“流程规范”问题，通过自动化提醒与标准化流程避免忘记续签或误签合同；人力资源云系统解决“跨部门协同”问题，通过数据同步与权限管理让决策更及时准确；绩效考评系统解决“决策依据”问题，通过量化绩效数据让决策更客观有说服力。

某制造企业通过这一体系，2022年的劳动合同纠纷率较2019年下降了70%，其中“续签问题”的纠纷率从2019年的40%降至2022年的5%，直接节省了约50万元的赔偿成本。这一案例充分说明，全流程体系是企业防范劳动合同续签风险的关键。

结语

劳动合同管理是企业人力资源管理的“底线工作”，一旦出现问题，不仅会给企业带来经济损失，还会影响企业的声誉。而人事系统、人力资源云系统、绩效考评系统的协同作用，正是企业防范此类风险的“利器”——它们通过“自动化、标准化、数据化”，将“人工可能犯的错误”降到最低，让企业在合法合规的前提下，实现人力资源的高效管理。

对于企业而言，投资一套完善的人力资源系统，不是“额外开支”，而是“风险防控的必要成本”——它能帮企业避免“一次疏忽导致的巨额赔偿”，更能帮企业建立“规范化、精细化”的人力资源管理体系，为企业的长期发展保驾护航。

总结与建议

公司优势在于提供全面的人事系统解决方案，包括员工管理、考勤、薪酬计算等功能，帮助企业高效管理人力资源。建议企业在选择人事系统时，考虑系统的易用性、扩展性以及与现有系统的兼容性，以确保顺利实施和长期使用。