新手HR必看：20人小公司如何用人事管理系统搭建规范体系？

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针对小公司HR新手面临的“招聘完成后不知下一步”“制度混乱（如未签劳动合同）”“流程缺失（试用期、绩效无标准）”等共性痛点，本文结合20人团队的实际场景，介绍如何通过人事管理系统（以钉钉人事系统为例）从人事档案、劳动合同、绩效流程等核心模块入手，将零散的人事工作转化为标准化流程，逐步搭建规范的人事体系，帮助HR从“救火式”事务中解放，实现从“做事情”到“建体系”的成长。

一、小公司HR的“两难困境”：为什么你总觉得“没活干但又全是活”？

作为20人小公司的新手HR，你可能刚完成招聘任务，看着填补的空缺岗位松了口气，却突然发现“接下来该做什么”成了难题：公司没有成文的规章制度，员工没签劳动合同，试用期考核全凭部门负责人口头说，绩效评估像“拍脑袋”，甚至有些员工的入职资料都散落在Excel表格里——明明感觉“没活干”，但细想下来，从合同合规到流程规范，全是需要解决的问题。

这种“野生粗放型”管理是小公司的共性痛点。一方面，小公司资源有限，HR往往身兼数职（比如同时做招聘、考勤、员工关系），没有时间梳理体系；另一方面，新手HR缺乏经验，不知道从哪里入手，容易陷入“做一件算一件”的“救火式”工作，无法形成可复制的管理框架。

比如你遇到的“所有员工没签劳动合同”问题，就是典型的“隐性风险”——根据《劳动合同法》第82条，用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。如果不解决，可能给公司带来巨额赔偿；但解决起来，又需要花时间整理员工信息、制定合同模板、逐一签订，这对新手HR来说，无疑是个“大工程”。

二、破解困境的关键：用人事管理系统搭建“可复制的管理框架”

面对这些问题，很多新手HR会问：“我该从哪里开始？”答案是：先找一个能帮你“标准化”工作的工具——人事管理系统。

小公司HR的核心需求不是“做更多事情”，而是“把事情做规范”。人事管理系统的价值，就是将零散的人事工作（如档案管理、合同签订、绩效流程）转化为系统中的标准化模块，让你不用再“凭记忆做事”，而是“按流程做事”。比如：

– 人事档案管理系统帮你把散落在各处的员工信息统一起来，避免丢失；

– 劳动合同模块帮你自动提醒签订时间，避免逾期；

– 绩效流程模块帮你设置标准化的考核指标，避免“拍脑袋”评估。

对小公司来说，人事管理系统不需要“大而全”，只要“小而精”——能解决核心问题（如合规、流程）、操作简单（不需要IT支持）、成本低（符合小公司预算）。而钉钉人事系统就是这样的工具，它的免费版本包含了人事档案、劳动合同、绩效流程、入职审批等核心功能，完全满足20人团队的需求。

三、从0到1搭建体系：人事管理系统的核心模块落地指南

接下来，我们结合你的场景，从“最紧急”到“最核心”，一步步教你用人事管理系统搭建规范体系。

1. 第一优先级：用人事档案管理系统解决“基础信息混乱”问题

为什么先做档案？

很多小公司像你一样，员工信息散落在Excel表格、微信聊天记录里，甚至有些员工的入职资料（如学历证明、离职证明）都找不到。这不仅给HR带来了整理的麻烦，还可能因为档案缺失导致法律风险——比如员工离职后要求补缴社保，你无法证明他的入职时间，就可能面临赔偿。

如何用系统做？

钉钉人事系统的“档案管理”模块是你的“救星”。你可以将员工的基本信息（姓名、身份证号、联系方式、入职时间）、入职资料（入职登记表、学历证明、离职证明）、合同信息（劳动合同编号、签订日期、到期日期）、社保记录（社保缴纳基数、缴纳时间）等所有信息统一录入系统，自动生成电子档案。

系统还会帮你做这些事：

– 自动提醒更新：比如员工转正后，系统会提醒你更新他的岗位信息；

– 快速查询：不用翻遍电脑找资料，输入员工姓名，就能看到完整的档案记录；

– 合规备份：电子档案符合《劳动合同法》的要求，即使纸质资料丢失，也能作为证据。

案例参考：某20人电商公司之前用Excel管理档案，HR每周要花5小时整理表格，还经常出现信息错误。用钉钉人事系统后，HR只花了1天就完成了所有员工档案的录入，每周节省了4小时，再也没出现过“找不到资料”的情况。

2. 第二优先级：用劳动合同模块规避“未签合同”的法律风险

为什么紧急？

你提到公司所有员工都没签劳动合同，这是最高优先级的风险。根据《劳动合同法》第82条，用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。比如，公司有5名员工，每人每月工资5000元，未签合同2个月，就可能面临5×5000×2=50000元的赔偿。

如何用系统做？

钉钉人事系统的“劳动合同”模块帮你快速解决这个问题：

– 模板自定义：系统提供了符合《劳动合同法》规定的劳动合同模板（包含工作内容、工作地点、劳动报酬、试用期等必备条款），你可以根据公司情况修改（比如调整试用期时长，最多不超过6个月）；

– 自动提醒：系统会根据员工的入职时间，提醒你在“入职30天内”发送劳动合同给员工签字，避免逾期；

– 电子签名：员工可以在钉钉上直接签字，不需要打印纸质合同，节省了时间和成本；

– 合同归档：签订后的劳动合同会自动归档到员工档案里，方便随时查看。

操作步骤：

① 进入钉钉人事系统，点击“劳动合同”模块；

② 选择“新建合同”，导入系统模板，修改条款；

③ 选择需要签订合同的员工，点击“发送”；

④ 员工在钉钉上收到通知，签字确认；

⑤ 合同自动归档到员工档案。

案例参考：某20人科技公司之前有3名员工未签合同，HR用钉钉人事系统后，1周内完成了所有员工的合同签订，避免了潜在的3万元赔偿风险。员工也表示：“签合同更方便了，不用跑 HR 办公室，在钉钉上就能签。”

3. 第三优先级：用绩效流程模块让“拍脑袋”评估变“有依据”

为什么重要？

你提到“需要完善绩效考核”，但不知道怎么做。对小公司来说，绩效不是“为了考核而考核”，而是“为了激励员工”。如果绩效评估全凭“拍脑袋”，员工会觉得不公平，反而影响积极性。

如何用系统做？

钉钉人事系统的“绩效流程”模块帮你设置简化版的绩效体系（适合20人团队）：

– 选择考核方式：小公司可以用“KPI（关键绩效指标）”，因为它简单易操作。比如销售岗的KPI可以是“月度销售额（占比60%）”“新客户数量（占比40%）”；行政岗的KPI可以是“办公费用控制率（占比50%）”“员工满意度评分（占比50%）”；

– 设置考核周期：小公司可以选“月度”或“季度”，比如销售岗用月度考核（因为业绩变化快），行政岗用季度考核（因为工作更稳定）；

– 自动流程：系统会自动发送考核通知给员工和部门负责人，员工可以提交“自我评估”（比如总结本月销售额），部门负责人可以在线评分（比如给销售岗打“85分”）；

– 生成报告：考核完成后，系统会生成绩效报告（包含员工的KPI完成情况、评分、排名），你可以根据报告给员工反馈（比如表扬完成目标的员工，帮助未完成目标的员工制定改进计划）。

操作步骤：

① 进入钉钉人事系统，点击“绩效流程”模块；

② 选择“新建绩效计划”，设置考核周期（比如“2024年Q1”）；

③ 选择考核对象（比如销售岗员工），设置KPI指标（比如“月度销售额≥10万元”）；

④ 发送考核通知给员工和部门负责人；

⑤ 员工提交自我评估，部门负责人评分；

⑥ 系统生成绩效报告，你查看后给员工反馈。

案例参考：某20人电商公司之前用“口头评估”，员工对绩效结果的争议率高达30%。用钉钉人事系统后，绩效评估有了数据支撑（比如销售岗的销售额数据来自钉钉考勤系统），争议率下降到5%，员工的工作积极性提高了20%。

4. 第四优先级：用入职流程模块让“新人融入”更顺畅

为什么要做？

你提到“招聘完成后不知道下一步”，其实“入职流程”是连接招聘和后续管理的关键。如果入职流程混乱（比如新人不知道要带什么资料，不知道试用期目标），会影响新人的归属感，甚至导致新人离职。

如何用系统做？

钉钉人事系统的“入职流程”模块帮你设置标准化的入职流程：

– 入职提醒：系统会根据新人的入职时间，提醒你发送“入职通知”（包含需要带的资料：身份证复印件、学历证明、离职证明等）；

– 资料收集：新人可以在钉钉上上传入职资料，不需要现场提交，节省了时间；

– 试用期目标设置：你可以在系统里给新人设置“试用期目标”（比如销售岗的“第一个月销售额达到5万元”），部门负责人可以定期跟踪目标完成情况；

– 转正提醒：系统会在“试用期结束前1周”提醒你和部门负责人做转正评估（比如查看新人的目标完成情况、工作表现）。

操作步骤：

① 进入钉钉人事系统，点击“入职流程”模块；

② 选择“新建入职”，输入新人的基本信息（姓名、岗位、入职时间）；

③ 设置“入职资料清单”（比如身份证复印件、学历证明）；

④ 设置“试用期目标”（比如“第一个月完成3个项目”）；

⑤ 发送入职通知给新人；

⑥ 新人上传资料，系统自动归档到档案；

⑦ 试用期结束前，系统提醒做转正评估。

案例参考：某20人广告公司之前的入职流程混乱，新人经常忘记带资料，试用期目标不明确。用钉钉人事系统后，新人的入职资料提交率达到100%，试用期转正率从70%提升到85%。新人表示：“入职前就知道要带什么资料，试用期目标也很清楚，感觉公司很规范。”

四、钉钉人事系统：为什么适合20人小公司？

很多新手HR会问：“市面上有很多人事管理系统，为什么选钉钉？”其实，钉钉人事系统的“小公司友好性”是它的核心优势：

1. 成本优势：免费或低收费，适合小公司预算

钉钉人事系统的免费版本包含了人事档案、劳动合同、绩效流程、入职审批等核心功能，完全满足20人团队的需求。如果需要更高级的功能（比如员工培训、薪酬管理），可以升级到付费版本（每月几十元到几百元），比市面上的其他系统便宜很多。

2. 操作简单：不需要IT支持，HR自己就能上手

钉钉人事系统的界面非常直观，不需要专业的IT知识，HR自己就能上手。比如：

– 录入员工档案，只需要填写几个字段，系统会自动保存；

– 发送劳动合同，只需要点击“发送”按钮，员工就能在钉钉上签字；

– 查看绩效报告，只需要点击“绩效流程”模块，就能看到员工的KPI完成情况。

3. 集成性好：与钉钉其他功能联动，提高效率

钉钉人事系统与钉钉的聊天、考勤、审批等功能集成，员工不用切换多个软件，提高了效率。比如：

– 员工可以通过钉钉聊天窗口收到入职通知、绩效评估通知；

– 考勤数据（比如迟到、早退）会自动同步到人事系统，作为绩效评估的参考；

– 转正申请可以通过钉钉审批流程完成，不需要纸质签字。

五、总结：小公司HR的成长路径——从“工具使用者”到“体系搭建者”

作为新手HR，你不需要一下子完成所有事情。可以按照“人事档案→劳动合同→绩效流程→入职流程”的顺序，从系统的一个模块开始，逐步推广到其他模块。比如：

– 第一个月：完成所有员工的档案录入；

– 第二个月：完成所有员工的劳动合同签订；

– 第三个月：设置绩效流程，开始第一次绩效评估；

– 第四个月：优化入职流程，提高新人融入率。

人事管理系统不是“替代HR”，而是“辅助HR”。它能帮你节省时间（比如不用再整理Excel表格）、减少错误（比如不会忘记签合同）、提高效率（比如绩效评估有了数据支撑），让你从“救火式”工作中解放出来，专注于更有价值的事情——比如员工关怀（比如组织团队建设活动）、企业文化（比如制定员工手册）。

最后，想对你说：“新手HR不用害怕，只要选对工具（比如钉钉人事系统），一步步来，你一定能搭建起规范的人事体系。” 加油！

总结与建议

公司优势在于提供全面的人事系统解决方案，包括员工管理、考勤统计、薪资计算等功能模块，帮助企业实现高效的人力资源管理。建议企业在选择人事系统时，应充分考虑系统的易用性、扩展性以及与现有企业系统的兼容性，同时选择有良好售后服务的供应商以确保长期稳定运行。