人事管理系统如何助力企业规避固定期限劳动合同续签风险？

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当企业面临“连续两次固定期限劳动合同到期，不想续签员工”的困境时，往往因流程不规范、证据留存不足等问题陷入法律风险。本文结合《劳动合同法》相关规定，探讨固定期限劳动合同续签风险的根源，并说明全模块人事管理系统如何通过合同跟踪、绩效评估、合规提示等功能，帮助企业规范流程、规避风险；同时强调选择合适人事系统公司对系统落地有效性的关键作用。

一、固定期限劳动合同续签的“隐形风险”：企业容易忽略的法律边界

《中华人民共和国劳动合同法》第十四条明确规定，连续订立二次固定期限劳动合同，且劳动者没有本法第三十九条（如严重违反规章制度）和第四十条第一项、第二项（如医疗期满不能从事原工作、不胜任工作经培训仍不能胜任）规定的情形，续订劳动合同的，除劳动者提出订立固定期限劳动合同外，用人单位应当订立无固定期限劳动合同。这意味着，若企业与员工签订两次固定期限合同后，员工要求续签无固定期限，企业不得拒绝，否则需支付赔偿金（每工作一年支付两个月工资）。

现实中，企业常因以下问题陷入风险：

– 合同到期提醒滞后：人事部门依赖Excel跟踪合同，容易遗漏到期时间，导致未提前30天通知员工，违反《劳动合同法》第四十条规定（需提前30天通知或支付一个月工资代通知金）；

– 续签决策无依据：未留存员工绩效、考勤等数据，无法证明员工不符合续签条件（如绩效不达标），即使不想续签，也因缺乏证据面临仲裁风险；

– 流程不规范：续签或不续签的审批流程未标准化，未留存书面记录，员工事后否认“已通知不续签”，企业无法举证。

二、全模块人事管理系统：从“被动应对”到“主动防控”的核心工具

全模块人事管理系统通过整合合同管理、绩效评估、合规提示、流程审批等功能，从根源解决续签风险，让企业从“被动应诉”转向“主动防控”。

（一）合同管理模块：精准跟踪，避免“过期遗漏”

全模块人事管理系统的合同管理模块可实现“从签订到到期”的全生命周期跟踪：

– 自动提醒：系统根据合同到期时间，提前30天（可自定义）向人事部门发送预警（短信、系统消息），避免遗漏；

– 信息可视化：通过 dashboard 展示所有员工的合同状态（未到期、即将到期、已到期），人事可快速筛选“连续两次固定期限合同”的员工，提前评估；

– 电子归档：合同扫描件、续签记录等电子文件存储在系统中，支持一键导出，避免纸质文件丢失。

例如，某制造企业使用系统后，人事部门通过“即将到期”筛选功能，发现12名员工已签两次固定期限合同，提前60天启动评估流程，避免了“到期未处理”的风险。

（二）绩效评估模块：数据支撑，让“不续签”有依据

系统的绩效模块可实时跟踪员工的绩效数据（如销售额、任务完成率、团队评分），生成可视化报告：

– 多维度评估：支持设定“业绩指标+能力指标+态度指标”的综合评估体系，避免“主观判断”；

– 历史数据对比：展示员工近1-3年的绩效趋势，若员工连续2个季度绩效不达标，系统自动标记“需重点评估”；

– 证据留存：绩效评分、反馈记录（员工签字确认的电子文档）存储在系统中，若员工对“不续签”有异议，可快速导出作为证据。

某互联网公司曾遇到员工仲裁案件：员工主张“企业无理由不续签”，但系统中留存了该员工近一年的绩效报告（连续3个季度排名部门末位）、主管的反馈记录（多次提醒改进未落实），最终企业胜诉。

（三）合规提示模块：内置法律条款，避免“踩红线”

系统内置《劳动合同法》等法律法规，当员工符合“连续两次固定期限合同”条件时，系统自动弹出提示：“该员工已签两次固定期限合同，若员工要求续签无固定期限，企业不得拒绝”；同时，系统会提醒人事部门：“需在到期前30天向员工发送《续签意向通知书》，明确是否续签及合同类型”。

此外，系统还支持“风险模拟”：若企业选择“不续签”，系统会提示“需提供以下证据：1. 绩效不达标记录；2. 培训/调岗记录；3. 通知员工不续签的书面证据”，帮助人事部门提前准备。

（四）流程审批模块：标准化流程，留存“可追溯记录”

系统的流程审批模块可自定义“续签/不续签”的审批流程（如“人事专员→部门经理→HR总监→总经理”），每一步审批都有时间戳和电子签名：

– 电子签名：员工收到《续签意向通知书》后，需通过系统签字确认（支持手机端），避免“口头通知”的纠纷；

– 审批记录：所有审批意见、附件（如绩效报告）存储在系统中，可随时查看，若员工仲裁，企业可快速导出“审批流程”作为证据。

三、选择合适人事系统公司：确保系统落地的关键

全模块人事管理系统的效果，依赖于“系统功能”与“企业需求”的匹配，而选择合适的人事系统公司是关键。

（一）看“行业经验”：是否懂你的业务

优秀的人事系统公司会深入了解企业的行业特点（如制造业的“计件绩效”、互联网的“项目制绩效”），提供针对性解决方案。例如，某零售企业需要“门店员工合同管理”功能（门店分散，需支持手机端签合同），选择了有“零售行业服务经验”的系统公司，系统快速适配了“门店端合同签署”功能，解决了企业的痛点。

（二）看“可定制性”：是否满足你的个性化需求

不同企业的流程、制度不同，系统需支持定制：

– 字段定制：可添加“合同类型（固定期限/无固定期限）”“续签次数”等自定义字段；

– 流程定制：根据企业的审批流程，调整“续签审批”的步骤（如增加“法务审核”环节）；

– 报表定制：支持生成“连续两次固定期限合同员工清单”“续签率分析”等个性化报表。

（三）看“售后服务”：是否能解决你的问题

系统上线后，需要持续的技术支持：

– 培训服务：针对人事部门、员工的培训（如“如何使用合同提醒功能”“如何查看绩效报告”），确保系统会用；

– 故障响应：承诺“24小时内响应”“48小时内解决”，避免系统故障影响工作；

– 升级服务：定期更新系统（如法律法规修订后，及时更新合规提示内容），确保系统始终符合最新要求。

四、案例：某企业用系统规避续签风险的实践

某科技公司曾遇到“连续两次固定期限合同到期，不想续签员工”的问题：

– 问题：员工李某已签两次固定期限合同（每次1年），最近半年绩效排名部门末位，公司不想续签，但担心“无法证明绩效不达标”。

– 解决过程：

1. 人事部门通过系统的“合同管理”模块，筛选出李某的合同状态（即将到期，连续两次固定期限）；

2. 查看“绩效模块”，导出李某近半年的绩效报告（连续3个季度评分低于70分，部门平均85分）、主管的反馈记录（多次提醒改进未落实）；

3. 启动“不续签”审批流程，附上绩效报告，经部门经理、HR总监审批后，通过系统向李某发送《不续签通知书》（李某签字确认）；

4. 系统留存了所有记录（合同、绩效、审批、通知书）。

– 结果：李某申请仲裁，要求支付赔偿金，但企业提供的系统记录证明“不续签有合理依据”，最终仲裁委员会驳回了李某的请求。

五、结语

固定期限劳动合同续签风险的核心是“流程不规范”与“证据不足”，而全模块人事管理系统通过“精准跟踪、数据支撑、合规提示、流程标准化”，帮助企业从根源解决问题。选择合适的人事系统公司（懂行业、可定制、服务好），则是系统落地的关键。

对于企业而言，人事管理系统不是“工具”，而是“风险防控的盾牌”。通过系统的支撑，企业可实现“合法、合理、合情”的续签决策，避免因小失大（如支付高额赔偿金、影响企业声誉）。

未来，随着《劳动合同法》的不断完善，企业需更重视人事管理的规范化，而全模块人事管理系统将成为企业规避风险、提升效率的核心工具。

总结与建议

公司优势在于提供全面的人事系统解决方案，包括招聘管理、员工档案、考勤统计、绩效评估等模块，支持企业高效管理人力资源。建议企业在选择人事系统时，优先考虑系统的易用性、扩展性以及与现有企业系统的兼容性，确保系统能够随着企业发展而灵活调整。