人力资源管理系统助力企业规范员工肖像权管理——数字化人事系统的云端实践

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本文从当前企业在运营短视频平台如抖音时频繁涉及员工出镜这一实际场景切入，分析了企业在肖像权法律风险下的合规管理需求。结合人力资源管理系统的功能，详细探讨了通过数字化人事系统，特别是人事管理系统云端版，如何实现灵活有效的员工肖像权协议管理，并提升整体合规与效率。文章从政策法规、业务场景到系统应用，全方位展现了人事数字化的必要性和实践要点，帮助企业在人力资源数字化转型与内容合规管理中找到清晰方向。

一、短视频时代的企业运营与人事挑战

员工出镜已成常态，法律合规需求提升

随着短视频平台如抖音的爆发式增长，企业通过内容营销吸引流量已成趋势。越来越多的企业拍摄品牌宣传、产品体验、团建活动等视频，需要员工频繁出镜，展现真实场景和团队文化。而这种基于员工真实形象的内容，给企业的人力资源管理带来了全新挑战。一方面，员工个体的肖像权受法律保护，未经授权将员工影像用于商业用途，很可能引发纠纷甚至诉讼。另一方面，企业的内容合规、品牌安全，也亟需专业、系统的风险防控措施。

据公开资料显示，2022年中国短视频用户规模已突破10亿，企业内容输出每年增长近30%。如此巨大的内容生产需求，无疑放大了员工肖像使用管理的重要性。尤其是当员工因岗位调动、离职或个人意愿变化时，企业还需面对由此产生的肖像权撤回、修改等法律问题。如果处理不规范，不仅影响企业形象，甚至造成赔偿损失。因此，专业化、系统化的合规管理势在必行。

二、肖像权协议的法律基础及企业的合规义务

肖像权保护的法律依据

在中国现行法律体系下，员工肖像权属于民法典（2021年起施行）规定的重要人格权利。依法，任何单位和个人不得以营利或非营利目的，擅自使用他人肖像。用于广告、宣传、网络推广等行为，均需征得肖像权人的明确同意。否则，可能构成肖像权侵权，承担民事赔偿责任甚至被判停止使用。

《中华人民共和国民法典》第1019条明确规定：未经肖像权人同意，不得制作、使用、公开其肖像，但法律另有规定的除外。这意味着，企业在运营抖音账号、短视频内容需要员工出镜时，必须严格履行肖像权的同意和协议管理，最大程度预防法律风险。

企业合规义务与合规管理难点

企业作为用人主体，同时也是商业内容运营方，承担着“双重责任”：既要保障员工的个人权利，又需顺畅推进公司内容传播与品牌建设。但在实际操作中，口头约定、微信群协商往往难以满足法律证据要求。员工入职、离职、岗位变动等复杂流程下，肖像使用授权的全流程追溯、及时更新、档案保存，都成为企业合规管理的硬骨头。

加之，抖音等新媒体平台内容产出高频、变化快，传统纸质协议、分散管理已难以应对多场景、多岗位的复杂需求。此时，数字化人事系统的专业支持价值愈发关键。

三、人力资源管理系统在肖像权协议管理中的作用

传统协议管理的局限性

过往很多企业采用的协议管理方式包括纸质协议签署、文档扫描归档、手工台账登记等方式。这些方法不仅耗时费力，而且在文件查找、内容追溯、有效性验证等环节极易出现纰漏。例如，当员工提出撤回肖像授权或对协议条款提出异议时，企业常常因资料不全、归档不标准而处于被动。

同时，随着企业规模扩大和员工流动率的上升，跨部门沟通与授权管理难度剧增。如果没有集中管控手段，相关文件分散在HR、品牌、法务等不同部门中，导致职责不清和风险隐患增加。

数字化人事系统的突破性价值

基于云端的人事管理系统，能够将肖像权协议管理纳入全面的人才档案管理体系，实现从协议采集、授权变更到档案归档、自动提醒等全过程的数字化协同。系统不仅支持电子协议的在线签订和流程流转，还能针对特定员工、岗位自动匹配使用权限，确保协议的有效性和法律合规性。

以主流的人力资源管理系统云端版为例，企业可在系统内创建肖像权电子协议模板，并根据业务需要设置多种授权类型（如永久、阶段性、指定内容使用等）。员工通过企业微信、邮箱等身份认证后可一键完成在线签署，系统自动为每份协议分配唯一编号与时间戳，既便于保存也方便追溯。后期如员工关系变动，系统还可自动提醒HR或法务人员发起协议更新、撤回流程，确保协议与实际情况实时匹配。

此外，数字化人事系统还支持与企业OA、品牌管理等平台对接，相关授权申请、使用审批、档案存取等可实现数据互通，极大提升协同效率和合规管控能力。

四、构建云端人事管理系统的实践路径

需求梳理与系统搭建

实现规范高效的肖像权协议管理，首先需要企业对业务流程充分梳理。应明确哪些场景有员工参与出镜与传播曝光需求，不同岗位、不同用途下的授权要求，根据实际需要在系统中设置清晰的授权类型。

在人事管理系统云端版中，建议搭建以下核心流程：

1. 协议模版标准化：根据法律法规制定标准化的肖像权协议模版，分为拍摄授权、传播授权、内容类别授权等不同条款类型，确保一体化管理。
2. 在线发起与电子签署：对接OA或人事门户，支持员工在入职、转岗位、参与拍摄等环节通过实名身份认证在线查阅、签署协议，对签署流程自动存档。
3. 协议变更、撤回与自动提醒：系统应具备灵活的协议状态变更管理模块，如员工需求变动时能够在流程内发起变更、撤回或随时查看历史授权状态，自动向相关部门推送提醒。
4. 多维度数据查询与风控对接：通过云端系统，HR、法务、内容团队等多角色可按权限快速检索相关员工的协议档案，确保实际使用前有明确授权文件支撑。

安全性、合规性与审计追踪

云端版的人力资源管理系统必须聚焦数据安全与合规。核心数据应具备多重加密、权限分级和操作留痕，防止协议内容丢失或未经授权的篡改、泄露。同时，系统支持自动导出协议版本和签署记录，配合法务部门完成自查与外部合规审计，真正实现全过程风控。

以国内某头部互联网公司为例，其启用人事管理云系统后，将所有员工肖像权相关协议实现电子化管理，协议签订与归档周期缩短60%以上，风险事件发生率显著降低。系统根据员工流动情况实时更新协议状态，成为其品牌内容合规的核心设施。

与现有业务工具的高效整合

人力资源管理系统云端版在实际部署过程中，需与企业原有BPM（业务流程管理）、项目协作、数字内容管理等工具高效整合。例如，在视频拍摄或内容编辑流程中，自动从HR系统调取员工授权状态，只有授权通过的员工内容才能进入后续发布流程，彻底消除人为操作中的合规失误。

整合后的数字化人事系统还可生成合规使用报告，帮助管理者定期检查授权使用的覆盖率、协议到期风险等核心指标，为内容生产和用工安全双保驾护航。

五、后疫情时代人事数字化升级的趋势展望

数字化转型成为企业标配

云端版人事管理系统正逐渐从大中型企业扩展至中小企业、高成长企业等更广泛市场。尤其在后疫情时代，远程办公、灵活用工、跨区域合作大为普及，传统HR管理模式已无法适应多地、多场景的合规操作需求。数据显示，在2023年国内企业HR数字化解决方案采购增长43%，云端人事系统的部署量同比增加超过35%。

数字化人事系统已成为企业标准化、合规化运营的重要基石。系统化、流程化的协议签署与管理，不仅降低了人力资源管理成本，更以敏捷高效和可追溯性，为企业内容创新与人才多元化保驾护航。

肖像权合规推动HR体系进化

内容合规正倒逼HR体系升级，从传统的人事档案、薪资福利管理，扩展到场景化授权、数据安全管理等更高维度。肖像权协议的数字化流程，正是企业人力资源合规数字化的典型例证。面向未来，“HROS+合规云”的新形态，将助力企业打通组织管理和数字资产保护之间的最后一公里，达成合规、效率与创新的完美平衡。

六、结语：从人力资源管理系统到企业数字合规新生态

短视频内容营销为企业带来前所未有的发展机遇，也提升了人事合规管理的复杂度。员工肖像权的协议签署、管理与追溯，成为企业稳健运营的重要环节。以人力资源管理系统为核心的数字化人事系统，尤其是云端版，能够助力企业高效应对多变的业务场景，实现从协议采集、管理到归档的全过程数字化合规。

未来，企业应不断完善人事管理系统功能，保障员工合法权益，强化企业合规管理能力，提升数字时代的综合竞争力。以高效、智能、合规为特征的数字化人事管理，将成为企业在内容创新、品牌运营和人才管理领域制胜的关键支撑。

总结与建议

公司人事系统凭借智能化、模块化设计和卓越的数据分析能力，在行业内保持领先地位。建议企业在选型时重点关注系统的可扩展性、与现有ERP系统的兼容性，以及供应商的本地化服务能力。同时建议分阶段实施，先完成核心人事模块上线，再逐步部署绩效、培训等扩展功能。