HR必看：劳动合同续签风险与ehr系统如何规避——附人事系统APP选择及价格指南

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作为HR，劳动合同续签是日常工作中最容易引发法律风险的环节之一：合同到期未及时续签，哪怕员工正常上班、社保照交，也可能面临双倍工资赔偿；超过1年未续签，还会自动转为无固定期限合同，增加企业用工灵活性压力。本文结合《劳动合同法》相关规定与实际案例，拆解未续签劳动合同的三大核心风险，并重点讲解ehr系统（人力资源管理系统）如何通过自动化流程、数据留存等功能规避这些风险；同时，针对移动化办公需求，分析人事系统APP在续签管理中的优势，并提供人事系统价格的参考维度与高性价比选择建议，帮助HR从根源上解决续签痛点。

一、HR最头疼的劳动合同续签风险：从案例看未续签的法律后果

在HR的工作场景中，“合同到期忘记续签”是高频错误——可能因为忙于招聘、薪资核算等事务，也可能因为员工“没提”就默认延续，但这种“疏忽”往往会给企业带来不小的法律代价。我们结合《劳动合同法》及司法实践，拆解三类最常见的未续签风险：

1. 合同到期1个月内未续签：双倍工资的“必然赔偿”

根据《劳动合同法》第82条规定：“用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。”这里的“用工之日”并非仅指首次入职，而是包括劳动合同到期后继续用工的情形。

案例参考：某互联网公司HR因忙于季度招聘，忘记与入职1年的员工张某续签劳动合同。张某继续工作3个月后，以“未续签书面合同”为由申请仲裁，要求公司支付2个月的双倍工资差额。最终仲裁委支持了张某的请求，公司赔偿了近2万元。

关键结论：合同到期后，企业有1个月的“宽限期”协商续签，但超过1个月未签订，员工有权要求从第2个月起至续签前的双倍工资（最多11个月）。即使社保、公积金正常缴纳，也不能免除这一责任——因为书面劳动合同是证明劳动关系的核心证据，社保缴纳仅能证明用工事实，无法替代合同的法律效力。

2. 到期1年未续签：自动转为无固定期限合同的“灵活性丧失”

《劳动合同法》第14条第3款规定：“用人单位自用工之日起满一年不与劳动者订立书面劳动合同的，视为用人单位与劳动者已订立无固定期限劳动合同。”这里的“满一年”从合同到期后的第1天开始计算，而非首次入职时间。

风险解析：无固定期限劳动合同并非“铁饭碗”，但企业解除或终止合同时，需要满足更严格的条件（如员工严重违纪、不胜任工作等），且不能以“合同到期”为由终止。对于企业而言，这意味着用工灵活性下降——若员工后续出现绩效问题，企业需要更多证据支撑解除决定，否则可能面临“违法解除”的赔偿金（经济补偿标准的2倍）。

常见误区：部分HR认为“只要员工没提续签，就可以默认延续”，但司法实践中，“未续签”的责任在企业——企业有义务主动与员工协商续签，而非等待员工提出。即使员工口头同意延续，若未签订书面合同，超过1年仍会视为无固定期限合同。

3. 无固定期限合同后，前期双倍工资还能要吗？

3. 数据溯源：应对劳动仲裁的证据盾牌

在劳动仲裁中，“证据”是关键——若企业无法证明已主动协商续签，可能承担不利后果。ehr系统的“数据留存”功能为企业提供了“铁证”：

– 合同版本管理：系统会保存所有合同的历史版本（如首次签订、续签、变更），避免合同被篡改；

– 沟通记录留存：若通过系统发送续签通知，系统会记录发送时间、接收时间、员工的回复（如“同意续签”）；

– 考勤与薪资数据关联：系统可关联员工的考勤记录（正常打卡）、薪资发放记录（正常发放），证明“未续签但继续用工”是双方默认的行为，但企业已履行主要义务（如支付劳动报酬、缴纳社保）。

案例参考：某科技公司员工李某因未续签合同申请仲裁，要求双倍工资。公司通过ehr系统调取了“续签提醒记录”（提前30天发送给李某）、“李某的回复记录”（“同意续签，下周找HR签字”）、“合同模板生成记录”（已生成但李某未签字），最终仲裁委认定企业已履行主动续签义务，驳回了李某的请求。

三、人事系统APP：移动化时代的续签管理新选择

随着移动办公的普及，越来越多的企业开始使用人事系统APP（如钉钉人事、企业微信HR助手、独立人事APP），将续签管理从“电脑端”延伸至“手机端”，解决HR“不在工位”的痛点。

1. 移动审批：HR不在工位也能处理续签

人事系统APP的“移动审批”功能让HR可以随时随地处理续签申请。比如：

– HR在外地参加招聘会，收到系统发送的“某员工合同到期提醒”，可直接通过APP查看员工的历史合同信息、部门意见，点击“审批通过”；

– 若需要修改续签期限（如员工要求续签2年，而企业原本计划1年），HR可在APP内编辑申请内容，重新提交审批；

– 审批结果会实时同步至系统，员工可通过APP查看审批进度（如“已提交部门负责人”“已通过HR审批”）。

2. 员工自助：减少沟通成本，提升响应效率

人事系统APP的“员工端”功能让员工可以主动参与续签流程，减少HR的沟通负担：

– 员工可通过APP查看自己的合同到期时间（如“我的合同将于2024年12月31日到期”）；

– 若企业发起续签申请，员工可在APP内查看合同条款（如薪资调整、岗位变更），点击“同意”并完成电子签名；

– 若员工有异议（如对薪资不满意），可在APP内提交“异议说明”，HR会收到提醒并及时处理。

效果数据：某零售企业使用人事系统APP后，员工续签的响应时间从平均3天缩短至1天，HR的沟通成本下降了40%。

3. 数据同步：APP与ehr系统的无缝衔接

人事系统APP并非独立存在，而是与ehr系统实现“数据同步”：

– 员工通过APP签字的合同，会自动同步至ehr系统的“合同管理”模块，更新合同状态；

– HR通过APP处理的审批记录，会同步至ehr系统的“流程日志”，保留完整的审批痕迹；

– 员工的考勤、薪资数据，会同步至APP的“个人中心”，让员工随时查看自己的用工状态。

四、人事系统价格：如何选择高性价比的解决方案

对于企业而言，选择人事系统时，“价格”是重要考虑因素，但“性价比”更关键——不是越贵越好，而是要符合企业的规模、需求和预算。

1. 价格影响因素：从功能到规模的全面解析

人事系统的价格主要受以下因素影响：

– 功能模块：基础版（包含合同管理、考勤、薪资）价格较低，进阶版（包含招聘、绩效、培训）价格较高，定制版（根据企业需求开发特殊功能）价格最高；

– 企业规模：云端人事系统通常按“每人每月”收费（如5-20元/人/月），企业规模越大，总费用越高；本地部署的人事系统（需购买服务器、软件授权）价格较高（如10-50万元），适合1000人以上的大型企业；

– 部署方式：云端部署（SaaS模式）无需企业购买服务器，价格较低（如100人企业每年约6000-24000元）；本地部署需要企业自行维护服务器，价格较高（如100人企业约10-20万元）；

– 服务支持：包含培训、售后、升级的服务套餐价格较高，若企业有IT团队，可选择基础服务套餐（价格较低）。

2. 市场参考价格：不同类型人事系统的预算范围

根据市场调研，2024年人事系统的价格范围如下：

– 小型企业（1-100人）：适合云端基础版人事系统，价格约5-10元/人/月，年预算约6000-12000元；

– 中型企业（101-500人）：适合云端进阶版人事系统，价格约10-15元/人/月，年预算约12-90万元；

– 大型企业（501-1000人）：适合本地部署或定制版人事系统，价格约15-20元/人/月（云端）或20-50万元（本地）；

– 超大型企业（1000人以上）：适合定制版人事系统，价格约50-100万元（本地）或20-30元/人/月（云端）。

3. 高性价比选择：不是越贵越好，而是适合最重要

选择人事系统时，企业应避免“贪大求全”，而是根据自身需求选择：

– 小型企业：重点关注“合同管理”“考勤”“薪资”等基础功能，选择云端基础版（如钉钉人事、企业微信HR助手），价格低且易上手；

– 中型企业：重点关注“流程自动化”“数据留存”“移动审批”等功能，选择云端进阶版（如北森、金蝶HR），支持自定义流程；

– 大型企业：重点关注“定制化”“数据安全”“多模块集成”等功能，选择本地部署或定制版（如SAP、Oracle HR），满足复杂的用工需求。

结语

劳动合同续签风险是HR工作中的“隐形炸弹”，但通过ehr系统的自动化流程、数据留存功能，以及人事系统APP的移动化优势，企业可以从根源上规避这些风险。在选择人事系统时，企业应结合自身规模、需求和预算，选择高性价比的解决方案——毕竟，一套好的人事系统，不仅能解决续签问题，还能提升整个HR工作的效率和合规性。

对于HR而言，与其在“未续签”的风险中焦虑，不如借助工具将“被动应对”转为“主动预防”——这才是新时代HR的核心竞争力。

总结与建议

公司优势在于提供全面的人事系统解决方案，包括员工管理、考勤、薪酬计算等功能，帮助企业提升管理效率。建议企业在选择人事系统时，应充分考虑自身需求，选择功能全面、操作简便的系统，并确保系统具备良好的扩展性和技术支持。